باقاعدہ میٹنگز یا کانفرنس کالز کا انعقاد تعلقات استوار کرنے اور مشترکہ مقاصد کے حصول کے لیے اہم ہے۔ اس نے کہا ، کوئی بھی ان میٹنگوں میں کھینچنا پسند نہیں کرتا جو آگے بڑھتی ہیں لیکن بہت کم حاصل کرتی ہیں۔ نہ صرف اس طرح کی میٹنگز کا انعقاد وقت ضائع کر سکتا ہے اور نہ ہی پیداواری صلاحیت میں رکاوٹ ڈال سکتا ہے ، اس قسم کی بہت سی کالیں مدعو کرنے والوں کو آپ کی طے شدہ میٹنگوں کو سنجیدگی سے نہ لینے کا سبب بن سکتی ہیں۔ آج کے بلاگ میں ، ہم کانفرنس کال میٹنگ کے انعقاد کے بارے میں کچھ تجاویز پر غور کریں گے جو کہ زیادہ نتیجہ خیز اور کم وقت لگتا ہے۔
چاہے آپ میٹنگز کو مختصر کرنے کی کوشش کر رہے ہوں یا محض اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ کی کانفرنس کے دوران آپ کے ایجنڈے کے تمام آئٹمز پر توجہ دی جائے ، مفت کانفرنس کال سافٹ ویئر کے ساتھ تھوڑی سی تیاری آپ کو میٹنگز کو موضوع پر اور وقت پر رکھنے میں مدد دے سکتی ہے۔
میٹنگ منعقد کرنے کے بجائے، کیوں نہ صرف ایک بڑے ای میل یا گروپ چیٹ کا پیغام بھیجیں؟
یقینی طور پر، ای میلز، IMs، اور ٹیکسٹ پیغامات آسان ہیں — ان کے لیے کسی شیڈولنگ کی ضرورت نہیں ہے اور لوگ اپنی سہولت کے مطابق ان کا جواب دے سکتے ہیں۔ تاہم، کچھ حالات مزید لائیو بات چیت کا مطالبہ کرتے ہیں۔
(کوئی پن کا ارادہ نہیں) فون اور ویڈیو کانفرنس کالز نہ صرف دور دراز کے شرکاء کے درمیان ذاتی روابط استوار کرنے میں مدد کرتا ہے، بلکہ حقیقی وقت میں بات چیت کی سہولت فراہم کرنے کے معاملے میں بھی زیادہ موثر ہو سکتا ہے۔ ذاتی طور پر ملنے کی اگلی بہترین چیز، ایک اچھی طرح سے منظم فون یا ویڈیو میٹنگ بہت کم وقت میں بہت کچھ کہنے کی اجازت دیتی ہے۔
آخر، کون ای میلز کے صفحہ لمبے دھاگے کو پڑھنا چاہتا ہے؟
ایک کامیاب کانفرنس کال کی قیادت کرنے کی کلید تیاری کے ساتھ شروع ہوتی ہے - ایک کانفرنس کال کو صحیح طریقے سے شروع کرنے کا طریقہ جاننا اس کے شروع ہونے کے بعد اسے کنٹرول اور انتظام کرنا بہت آسان بنا دے گا۔ اگرچہ ایک کانفرنس کال یا ویڈیو کانفرنس ترتیب دینا بہت آسان ہے، لیکن یہ ہمیشہ اچھا ہوتا ہے کہ آپ وقت سے پہلے اپنے آپ کو بنیادی باتوں سے واقف کر لیں، جیسے کہ اپنی کانفرنس کے لیے واضح مقصد کی وضاحت کرنا، یہ جاننا کہ کانفرنس کال نمبر کیسے حاصل کرنا ہے، اور کیسے ڈائل کرنا ہے۔ کانفرنس کال.
ایک کامیاب کانفرنس کال کی تیاری کے لیے سب سے اہم اقدامات میں سے ایک ایجنڈے کا خاکہ بنانا ہے۔ اگرچہ ایک واضح ایجنڈا کے لیے ضروری نہیں کہ آپ کی کال کے دوران ہر منٹ کی بحث کا حکم دیا جائے، لیکن یہ کافی تفصیل سے ہونا چاہیے کہ آپ جس چیز کو حل کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں اس کے لیے رہنما اصول کے طور پر کام کریں۔ اگر آپ ایک گھنٹے کے لیے کانفرنس کال کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں، مثال کے طور پر، آپ چار مختلف موضوعات پر بات کرنے کے لیے 15 منٹ مختص کر سکتے ہیں۔ بلاشبہ، ایجنڈے کے ہر آئٹم کے لیے مختص کرنے کا وقت مختلف ہوگا اس بات پر کہ بات چیت کے لیے آئٹمز کی تعداد اور شرکاء کی تعداد جس کی آپ توقع کر رہے ہیں۔ دستیاب مفت کانفرنس سافٹ ویئر کا استعمال وقت پر نظر رکھنے کا ایک بہترین طریقہ ہے کیونکہ اس طرح کی بہت سی سروسز میں گھڑیوں یا ٹائمرز کے ساتھ آن لائن انٹرفیس ہوتے ہیں جو آپ کی کال کے شروع میں چلنا شروع ہوتے ہیں۔
وہاں موجود مختلف مفت کانفرنس حلوں کی بدولت، ایک سرشار کانفرنس لائن حاصل کرنا کبھی بھی آسان نہیں تھا۔ ایک مفت اکاؤنٹ بنانے کے بعد، زیادہ تر سروسز آپ کو ایک کانفرنس ڈائل ان نمبر اور ایک منفرد رسائی کوڈ تفویض کریں گی جسے کسی بھی وقت آپ کی کانفرنس لائن میں کال کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ بہت سے لوگ بھی پیش کرتے ہیں۔ پریمیم ٹول فری اور بین الاقوامی ڈائل ان نمبر بھی۔
یہاں پیچیدہ حصہ آتا ہے ... صرف مذاق کر رہا ہے! کانفرنس میں کال کرنے کے لیے، شرکاء صرف فراہم کردہ ڈائل ان نمبر پر کال کریں گے اور جب اشارہ کیا جائے تو کانفرنس لائن کو تفویض کردہ رسائی کوڈ درج کریں۔ چونکہ ہر کانفرنس لائن کا ایکسیس کوڈ منفرد ہوتا ہے، اس لیے شرکاء جو رسائی کوڈ داخل کرتے ہیں وہ اس بات کا تعین کرے گا کہ آپ کی کال میں کون آتا ہے (یا نہیں آتا)!
اس بات کو یقینی بنانا کہ آپ کی کانفرنس کال آسانی سے چلتی ہے اتنا ہی آسان ہے جتنا کہ ٹک بکس۔ دی فری کانفرنس میٹنگ چیک لسٹ کامیاب فون کانفرنسوں اور ویب میٹنگز کی منصوبہ بندی اور انعقاد کے لیے آپ کا رہنما ہے۔
چاہے آپ ذاتی طور پر، فون پر، یا ویڈیو کانفرنس کے ذریعے میٹنگ کی میزبانی کر رہے ہوں، بہت سی ایسی ہی انتظامی ضروریات کو پورا کرنا پھر بھی درخواست دیں— جیسے ایک طے شدہ ایجنڈا ترتیب دینا، تمام مناسب لوگوں کو مدعو کرنا، اور ممیز گفتگو کو کم سے کم رکھنا۔ ایک فائدہ فون اور ویب کانفرنسوں میں ذاتی طور پر ملاقاتیں ہوتی ہیں، تاہم، کانفرنس کے ناظم کو کنٹرول کی سطح فراہم کی جاتی ہے۔ مؤثر طریقے سے کانفرنس کال کرنے کا طریقہ جاننے کا مطلب یہ ہے کہ ان کنٹرولز کو کیسے استعمال کیا جائے۔
کانفرنس کا ناظم کنٹرول میٹنگ لیڈر کو اس بات کا تعین کرنے کا اختیار دیتا ہے کہ کانفرنس کال کے دوران کس کو سنا جا سکتا ہے اور نہیں سنا جا سکتا ہے۔ تبدیل ہونے والی کانفرنس کی ترتیبات کے علاوہ، زیادہ تر مفت کانفرنس کال سافٹ ویئر سروسز ماڈریٹرز کو ٹیلی فون کی پیڈ کمانڈز اور آن لائن ڈیش بورڈ کنٹرولز کے ذریعے اپنی کانفرنسوں کو کنٹرول کرنے کی اجازت دیتی ہیں۔ آن لائن ڈیش بورڈ کی خصوصیات، جیسے متحرک اسپیکر، ماڈریٹرز کو اس بات پر نظر رکھنے کی اجازت دیں کہ کال کے دوران کون بات کر رہا ہے اور شرکت کر رہا ہے۔ ماڈریٹرز کو (ممکنہ طور پر) خلل ڈالنے والے شرکاء کو خاموش کرنے کے قابل بنا کر، میٹنگوں کو ٹریک پر رکھنا اور ٹینجینٹل گفتگو کو روکنا آسان ہے۔
اگرچہ کسی کانفرنس کی میزبانی کرنا خوفناک لگتا ہے، لیکن صحیح ٹولز اور تھوڑی سی جانکاری کے پیش نظر کامیاب کال کرنا بہت آسان ہے۔ اگر آپ کے کوئی سوالات یا خدشات ہیں، تو آپ ہمیشہ ملاحظہ کر سکتے ہیں۔ فری کانفرنس سپورٹ پیج ایک کانفرنسنگ ماہر کے ساتھ رابطے میں حاصل کرنے کے لئے!
مفت کانفرنس کالنگ ٹیکنالوجی کے علمبردار، FreeConference.com اور اس کے ماہرین کی ٹیم کامیاب کانفرنس کال کے فن میں مہارت حاصل کرنے میں آپ کی مدد کے لیے حاضر ہے۔ ماؤس کے صرف چند کلکس سے، آپ اپنی کانفرنس کالز اور آن لائن میٹنگز کی میزبانی کرنے کے راستے پر جا سکتے ہیں۔ آج ہی سائن اپ کریں!
اپنا FreeConference.com اکاؤنٹ بنائیں اور ہر وہ چیز تک رسائی حاصل کریں جس کی آپ کو ضرورت ہے اپنے کاروبار یا تنظیم کو چلانے کے لیے ، جیسے ویڈیو اور اسکرین کا اشتراک, کال شیڈیولنگ, خودکار ای میل دعوت نامے ، یاد دہانیاں۔، اور مزید.
