Як провести більш продуктивну зустріч проекту

Незважаючи на те, що зустрічі важливі для полегшення співпраці під час зустрічі в рамках проекту, вони можуть стати великою втратою часу. Фактично, більшість людей вважають, що близько половини засідань, на які вони приходять, є «втраченим часом» і це не тільки засмучує їх, але і ускладнює їм зосередження на вирішенні поточного завдання.
Як наслідок, надзвичайно важливо знайти способи зробити ваші зустрічі за проектами більш продуктивними. Це допоможе змінити уявлення вашої команди про зустрічі, що перетворить ці зустрічі в корисний простір для людей, які звертаються за допомогою до проблем, пропонують пропозиції іншим та отримують оновлення про загальний стан проекту.
Це легше сказати, ніж зробити, тому, щоб допомогти вам максимально використати вашу наступну зустріч за проектом, обов’язково використовуйте таку тактику зустрічі.

Створіть порядок денний та розповсюдьте його

Перше, що вам потрібно зробити, щоб провести більш продуктивну зустріч проекту - визначити, що саме буде обговорюватися, коли всі будуть в одній кімнаті. Складання порядку денного допоможе вам відповісти на питання "для чого ця зустріч?" що допомагає з'ясувати, чи дійсно зустріч необхідна.
Крім того, важливо надіслати цей порядок денний усім учасникам наради принаймні за один день до цього. Це допоможе їм зрозуміти, про що йдеться на зустрічі, і якщо ви збираєтесь обговорювати щось нове, це допоможе людям почати думати про речі, перш ніж вони підуть на зустріч.
З цього приводу, якщо ви хотіли б, щоб люди ще щось зробили перед приходом на зустріч, переконайтесь, що це так, як у вашому порядку денному. Наприклад, якщо ви хочете, щоб вони щось прочитали, або якщо ви хочете, щоб вони зібрали деякі дані, то розумно сказати їм зробити це заздалегідь, щоб ви могли перейти безпосередньо до початку наради проекту.

Встановіть і дотримуйтесь часових меж

Частина того, що робить зустріч непродуктивною - це перевищення часу, відведеного на неї. Зустрічі існують для певних цілей, і якщо ви починаєте відхилятися від поставленого завдання, то легко вичерпати час і вам доведеться або продовжити зустріч, або завершити її, не досягнувши своєї мети.
Хороший спосіб запобігти цьому - встановити граничний термін для кожного пункту порядку денного та дотримуватися його. Якщо з'явиться щось, що змусить вас перевищити відведений час, то подумайте про це. Ви завжди можете запланувати нову зустріч з іншою групою людей, щоб переглянути її пізніше. Розподіл такої роботи також допоможе зробити вашу проектну команду більш успішною.
Нарешті, ви також можете використовувати таймери, які допоможуть вам дотримуватися часових обмежень та тримати зустріч за розкладом. Це не тільки допоможе вам бути більш продуктивними, але і продемонструє вашій команді, що ви поважаєте їх час і зробите все можливе, щоб не витрачати його даремно.

Залучіть до кімнати потрібних людей

Частиною ключа до продуктивного засідання проекту є переконання, що присутні потрібні люди і тільки потрібні люди. Немає нічого гіршого, ніж провести годину на зборах, на які вам не потрібно було прийти, і якщо це станеться, то це значною мірою тому, що організатор зустрічі не витратив достатньо часу на запитання, кому насправді потрібно бути там.
Щоб допомогти вам у цьому, розгляньте різні види зустрічей, які у вас можуть бути, наприклад:

• Наради з прийняття рішень: Метою цієї зустрічі є співпраця та пошук найкращого шляху вперед, а це означає, що там мають бути лише ті, хто розуміє проект у повній мірі. Усі інші будуть просто зайвими, і це зробить зустріч безглуздою.
• Робочі зустрічі: Вони відбуваються, коли людям потрібно співпрацювати над певним завданням, і тільки ті, хто відповідає за виконання цього завдання, повинні бути присутні на нараді.
• Зворотні зустрічі: Це дає менеджерам можливість почути від своєї команди, що працює, а що ні. Це добре, щоб вони були впродовж усього життєвого циклу проекту, щоб люди могли вільно висловлюватись, коли щось йде не так. І залежно від розміру вашої команди, це єдиний тип зустрічі, на якому, можливо, доведеться бути присутнім кожному.

Використовуйте правильні інструменти

Інструменти, які ви використовуєте, також відіграють велику роль у визначенні продуктивності ваших зустрічей. Наприклад, спільний доступ до екрана, відеоконференції та дошка - все це полегшує вам співпрацю з людьми в кімнаті, роблячи вашу зустріч більш ефективною. І всі ці та інші інструменти пропонує компанія FreeConference.com.
Важливість наявності відповідних інструментів стає ще більшою на сучасних робочих місцях. Тому багато компаній мають кілька місць або дозволяють людям це робити працювати віддалено, тобто люди розкидані по різних містах чи країнах. Використання правильної технології може створити враження, ніби всі перебувають в одній кімнаті, що полегшить вам проведення продуктивної наради за проектом.

Перетворіть свою наступну зустріч проекту

Обов’язково включіть свою команду до процесу планування наради та зберіть її відгуки, щоб ви могли покращити процес наради. Застосування тактики, що обговорюється тут, допоможе вам перетворити ваші зустрічі з дратівливих витрат часу на можливості співпраці та впровадження інновацій.

Про автора: Кевін Коннер - підприємець, який володіє кількома компаніями, включаючи Широкосмуговий пошук, сервіс, призначений для того, щоб допомогти людям і підприємствам знайти найкращий широкосмуговий Інтернет. Ведення та розвиток свого бізнесу передбачає широке планування та управління проектами, і Кевін любить ділитися своїм досвідом з іншими, щоб допомогти їм досягти успіху.

[Ninja_form ID = 7]