5 способів, як ви все ще втрачаєте час на своїх зустрічах (і як це змінити!)

Знайомтесь, Джон:

Сьогодні День!

«Біп-біп-біп», — будильник смартфона порушує довгу тишу сну, розбуджуючи Джона до чергового робочого дня. Коли його думки починають сходитися, його вражає: це не просто «ще один робочий день», це найбільша зустріч у його молодій кар’єрі.

Джон завжди був працьовитим; він часто перший в офісі і останній, хто йде, завжди вчасно закінчуючи свою роботу, а іноді навіть допомагає колегам укластися в терміни.

Проте, незважаючи на його трудову етику, Джона завжди... не помічали. Він був останнім у своєму класі, кого підвищили, і завжди намагався отримати будь-яку увагу з боку начальства.

Але все це закінчується сьогодні. Це шанс, якого Джон так чекав.

«Добре, Джоне, глибоко вдихни», — бурмоче Джон собі під ніс, тихенько поїдаючи пластівці. Крапля молока стікає по його підборіддю, але він надто стурбований, щоб помітити це — усе, про що він може думати, — це велика зустріч.

«На кону багато чого, і ця зустріч має пройти ідеально. Я повинен перерахувати кроки до успіху для важливої ​​зустрічі».

#1 Підготовка моїх відвідувачів заздалегідь

Люди проводять зустріч: тому я повинен обов’язково запросити всіх необхідних і ще раз перевірити список учасників. Таким чином, рішення можуть прийматися на засіданні.

Я також надіслав електронного листа з усіма презентаційними матеріалами та ресурсами, які знадобляться моїй зустрічі. Оскільки буде багато про що говорити, я переконався, що всі попередні роботи завершені.

#2 Мати гарний порядок денний

Наявність і поширення попередньо складеного порядку денного є найважливішим фактором успішної зустрічі, оскільки це дозволяє вам визначити цілі, попередити інших і взяти під контроль мою конференцію.

Мій порядок денний також включає особистий контрольний список, який допоможе мені змінити темп конференції.

Учасники мають обмежений проміжок уваги, тому управління часом має вирішальне значення!

№3 Створення інклюзивного середовища для зустрічей

Коли зустріч почнеться, я скажу всім своїм учасникам вимкнути будь-які непотрібні технології. Оскільки потрібно прийняти багато важливих рішень, останнє, що мені потрібно, це відволікання, і смартфони можуть стати найбільшим порталом для них.

Мені також потрібно подбати про те, щоб усі мали можливість висловитися і відчували себе комфортно, бути чесними з нашою ситуацією.

Завжди залишайтеся в темі.

№ 4 Використання "стоянки"

Говорячи про те, щоб залишатися в темі, стоянка може стати порятунком для невдалої зустрічі, оскільки вона гарантує повторне розгляд «гідних» тем і дасть мені дозвіл повернути розмову до порядку денного.

Якщо учасник зустрічі порушить питання, яке не має відношення до порядку денного, я запишу їхню ідею в розділі «Парковка» порядку денного і скажу їм, що ми можемо переглянути її пізніше.

№ 5 Наслідки

Якщо пощастить, зустріч пройде гладко, і всі її цілі будуть досягнуті, але завжди є ймовірність, що щось піде не за планом.

Мені потрібно буде добре закінчити, пересформовавши всі плани дій, які були узгоджені під час зустрічі, включно з тим, кому було призначено кожне завдання та який їх термін.

Я також обов’язково поділюся всією інформацією та рішеннями з усіма, хто не бере участь, щоб вони не залишилися поза межами.

Джон тихо посміхається, поплескуючи себе по спині...

«Гарна розмова. Я зробив усе, що міг, для найбільшої події в моїй кар’єрі. Сподіваюся, наполеглива праця окупиться».

Промокши куточки рота серветкою неподалік, він встає з журнального столика і йде з кухні.

Джон одягає свій щасливий костюм і краватку, глибоко вдихає і виходить за двері.

Це сонячний.

Не маєте облікового запису? Зареєструватися зараз!

[Ninja_form ID = 7]