Ключем до проведення ефективної офіційної зустрічі є добре продуманий порядок денний. Якщо ви підготуєтеся заздалегідь, завчасно склавши порядок денний з детальною інформацією про зустріч, ви не тільки заощадите час для всіх учасників, але й швидше за все, результат буде успішним.
Ось 5 пунктів, які ви завжди повинні включати, створюючи ефективний порядок денний зустрічі:
5. Визначте мету зустрічі. (Або цілі)
Це може бути найважливішою частиною порядку денного. Він визначає мету зустрічі та результат або рішення, якого ви сподіваєтеся досягти в кінці. Це дає змогу кожному, хто бере участь, мати чітке розуміння того, чого ви намагаєтеся досягти і чому цінується їхня участь.
Коли порядок денний включає початок з мети, ви більше зосереджені на кінцевому результаті. створюючи решту порядку денного наради, покращуючи ефективність зустрічі ще до її початку.
Перегляньте список зустрічей!
4. Окресліть перелік тем порядку денного засідання для обговорення
Після визначення мети зустрічі підготуйтеся до зустрічі зі списком важливих тем для обговорення.
Кожна тема обговорення має сприяти досягненню мети зустрічі. Список може бути коротким, але він має бути достатньо детальним, щоб члени команди могли підготуватися до зборів команди, щоб зробити ефективний внесок.
Поширений метод — позиціонувати кожну тему як запитання. Це запускає процес мислення для ваших учасників і забезпечує перевірку його відношення до мети зустрічі.
Кожна тема повинна мати власника та певну кількість часу для висвітлення теми. Власність теми забезпечує відповідальність. Часові рамки тримають зустріч у розкладі. Завантажте наш безкоштовний порядок денний зустрічі тут: Порядок денний зустрічі FreeConference Завантажити
3. Визначте список необхідних відвідувачів
Проблема постає не тоді, коли вирішуєте, кого запросити, а кого не запрошувати. У цьому списку мають бути лише ті, кому дійсно потрібно бути на зустрічі.
Якщо ви встановили цілі зустрічі та призначили теми наради, у вас повинна бути хороша основа для роботи, щоб завершити свій список учасників. Маючи це на увазі, поставте собі три запитання, розглядаючи кожного учасника зустрічі. Якщо ви відповісте ствердно на будь-яке з питань, додайте його або її до списку питань порядку денного:
- Чи потрібно йому бути присутнім, щоб досягти мети зустрічі?
- Чи має він/вона цінні знання чи досвід, які можуть вплинути на результат?
- Чи впливає на нього/вону кінцевий результат мети?
Якщо ви не впевнені, подумайте про те, щоб його чи її відвідування було необов’язковим. Замість цього ви завжди можете надіслати резюме, запис або розшифровку після зустрічі. Не завжди потрібні протоколи зустрічі від конспектора.
Одна з найбільших претензій до ділових зустрічей – це марна трата часу. Керувати зустрічами стає легше, коли синхронізація триває приблизно 30 хвилин. Поважайте час своїх колег, не втрачаючи часу і не втрачаючи результатів.
2. Залиште розділ, присвячений питанням дій та дискусіям, що не відповідають темі, в кінці порядку денного зустрічі
Подальші дії так само важливі, як і сама зустріч. У нижній частині шаблон порядку денного засідання, корисно включити розділ, де учасники зможуть робити нотатки, документувати дії, рішення та висновки. Наявність цього розділу впорядковує висновки, зроблені на нараді, і дозволяє учасникам візуалізувати процес, який має відбутися після неї.
Під час зустрічі можуть виникнути несподівані теми, які відволікають увагу від кінцевої мети. Щоб залишатися в курсі та вчасно, «припаркуйте» дискусію, що не стосується теми, на «стоянці», як правило, в кінці порядку денного, щоб повернутися до неї після попередньої зустрічі. Іншим поширеним терміном для цього є «Давайте перенесемо це в автономний режим».
1. Останнє, але не менш важливе, ще раз перевірте деталі зустрічі, такі як час, місце та матеріально-технічне забезпечення конференції
Це особливо важливо, якщо учасники будуть брати участь у вашій зустрічі віддалено. Переконайтеся, що всі деталі конференції чітко окреслені та правильні, включаючи номери для дозвону, код доступу та будь-які посилання на вашу онлайн-зал нарад.
Або створіть зустріч на FreeConference.com, і деталі конференції будуть заповнені в усіх запрошеннях і нагадуваннях, а також у порядку денному зустрічі.
Постарайтеся розіслати порядок денний принаймні за 48 годин наперед.
Попереднє повідомлення дає учасникам час підготуватися до засідання ради та переконатися, що в їхньому графіку немає конфліктів.
Постарайтеся розіслати порядок денний принаймні за 48 годин наперед.
Попереднє повідомлення дає учасникам час підготуватися до зустрічі та переконатися, що в їхньому розкладі немає конфліктів.
