Yüz yüze toplantı, geleneksel olarak bir araya gelmenin en etkili ve güvenilir yolu olmuştur, ancak iş gücünün dünya çapında büyümesi ve yayılmasıyla birlikte, konferans görüşmeleri her zamankinden daha önemli hale geldi. Büyük bir grup veya küçük ve orta ölçekli bir işletmeyseniz, benzersiz ihtiyaçlarınız açık ve özlü iletişim gerektirir.
Konferans aramasını, nerede olurlarsa olsunlar herkesin sohbete katılabildiği sanal bir konferans masası olarak düşünün. Konferans görüşmeleri, grup işbirliğini kolaylaştırır ve yüz yüze görüşmeye mükemmel bir alternatiftir, işe gidip gelme süresinden, seyahat maliyetlerinden ve konaklamadan tasarruf etmenizi sağlar.
Ancak, fiziksel olarak orada olmadan da aynı derecede yakışıklı, üretken ve yaratıcı olan iyi bir konferans görüşmeniz nasıl olur? Bu gönderide, ister ilk konferans aramanız olsun, ister buradan itibaren her önemli aramayı iyileştirmenin yollarını arıyor olun, sorunsuz telefon toplantıları yapmak için en önemli ipuçlarını ele alacağız!
Yüz yüze yapılan herhangi bir toplantı gibi, dakiklik bir beklentidir. Zamanında veya planlanan başlangıçtan biraz önce ortaya çıkmak birçok yönden düşüncelidir.
İlk olarak, toplantı odasına girmeniz ve ayarlara alışmanız için size biraz zaman tanır. Sessiz düğmesinin nerede olduğunu görmek için etrafa bakın ve aramanız sırasında kullanılabilecek ek özellikleri deneyin. En çok kullanacağınız özelliklerin nerede bulunduğunu görün; "Başlat", "Programla" vb.
Uzman ipucu: Bir toplantıya girdiğinizde bekleme müziğine dikkat edin? Bu, doğru yerde olduğunuzu gösterir ve internete gelen misafirlere kısa süre içinde aramanın başlayacağını belirten düşünceli bir özelliktir.
İkinci olarak, konferans görüşmesi tüm hızıyla devam ederken herhangi bir teknik zorluk olmadığından emin olmak için mikrofonunuzu ve hoparlörlerinizi kontrol etmek için bu birkaç dakikayı kullanın. Bu, sorun giderme için harcanan aksaklıkları ve garip anları azaltacaktır.
Üçüncüsü, biraz “konferans görüşmesi” görgü kuralları uygulayın. Bir torba cipsin kırışan sesinden veya arka plan gürültüsünden gelen geri bildirimden daha sarsıcı bir şey yoktur. Kulaklığınızı, dizüstü bilgisayarınızı tam şarjlı olarak ve ihtiyaç duyabileceğiniz diğer her şeyi yanınızda bulundurun - gürültülü atıştırmalıklar hariç! Kendinizi ve çevrenizi “konferans görüşmesine hazır” olacak şekilde organize etmek için birkaç dakikanızı ayırmanız, sizi iyi bir ilk izlenim bırakmaya veya verimli bir toplantıya devam etmeye hazırlayacaktır.
Bu konferans görüşmesi sırasında sunum yapıyor musunuz? Barındırma? Ortak barındırma? Bu senkronizasyonun amacı nedir?
Rolünüzü belirledikten sonra, diğer katılımcılar için kolayca sindirilebilir olması için önceden plan yapabilir ve konferans görüşmesini bölebilirsiniz. Herkesin neden bir araya geldiğinin nedenini bilerek, gecikmeden veya karmaşıklık olmadan doğru kişiler için dinamik bir toplantı sağlayabilirsiniz.
Konferans görüşmesi sırasında hangi dosyaların paylaşılması gerektiğini düşünün. Onları masaüstünüzde, aramaya sürükleyip bırakmaya veya Ekran Paylaşımı özelliği Katılımcılara ekranınızda tam olarak ne gördüğünüzü göstermek için.
Mesajınızı iletirken düşüncelerinizi net bir şekilde iletin ve bulgularınızı veya sunumunuzu bir başlangıç, orta ve son ile sunun. Bazen dikkat süreleri kısadır, bu nedenle toplantının size düşen kısmını önceden uygulayarak fikrinizi açıklayabilir ve kolaylıkla işin peşini bırakabilirsiniz.
Rolünüz ne olursa olsun, yalnızca bir gözlemci olarak bile olsa, görüşmenin amacını anlamak için önceden planlama yapmak ve paket servisi oluşturmak, her seferinde sorunsuz bir toplantı yapmanızı sağlayacaktır.
Bazen konferans görüşmeleri, özellikle üst düzey içeriği tartışıyorsanız, görüşlerinizi ifade ediyorsanız, yaratıcı hedefler için beyin fırtınası yapıyorsanız veya çığır açan fikirler sunuyorsanız uzun konuşmalara yol açabilir.
Herkesin programa uymasını sağlamak için toplantıdan önce gevşek bir güzergah oluşturmayı düşünün. Katılımcılara bir ya da iki gün önceden gönderin, böylece neler olacağını gözden geçirebilsinler. Bu şekilde, ne bekleyecekleri konusunda daha iyi bir fikre sahip olacaklar ve toplantıdan önce sorular hazırlayabilir veya geri bildirime hazır olabilirler.
Uzman ipucu: Katılımcılardan ortaya çıkan soruları yazmalarını isteyin ve sonunda yanıtlamak için bir zaman dilimi ayırın. Zaman biterse, herkesten sorularını günün ilerleyen saatlerinde yanıtlanacak ve gönderilecek bir e-postaya eklemelerini isteyin. Veya soruları ve yorumları gerçek zamanlı olarak paylaşmak için konferans platformunuzdaki sohbet özelliğini kullanın.
Ayrıca, fazla mesaiyi en aza indirmeye yardımcı olmak için belki de konferansınızın bir video konferans bileşeni içermesi gerekip gerekmediğini düşünmeye değer. Bu, sanal bir görüşme sırasında olduğu gibi görsel ipuçlarının karar vermede yardımcı olduğu durumlarda işe yarayabilir.
Bir sonraki toplantıda, şimdi kaydetmek ve daha sonra izlemek için rekoru deneyin ve bu özelliğin ne kadar değerli olduğunu göreceksiniz.
Planlanmış bir konferans görüşmesine katılamayanlar için toplantıda olan her şeyi yakalayın. Öne çıkan noktaları gözden geçirmek, netlik kazanmak, küçük bilgelik parçaları seçmek veya A noktasından B noktasına nasıl geldiğinizi görmek için mükemmel bir yoldur.
Bir konferans araması kaydettiğinizde, tüm dikkatinizi önünüzde olup bitene verebilirsiniz. Mevcut olabileceğiniz ve tamamen dinleyebileceğiniz zaman, not almayı geçmişte bırakın. Senkronizasyon tamamlandıktan sonra, onu izleyebilir ve sizi ve işinizi etkileyen önemli kısımları seçip seçebilirsiniz.
Kayıt yapmanın bir diğer faydası; Bir kararın nasıl verildiğinin tam resmini elde edersiniz. Toplantıyı baştan sona kaydederek, tüm gelişim sürecinin geçmişine sahip olursunuz. Yol kenarına hiçbir fikir veya yorum bırakılmaz. Sizi bulunduğunuz yere getiren kararın her adımı, incelemek ve tartışmak için parmaklarınızın ucunda.
Son olarak, toplantı kayıtları, katılımcılar arasında hesap verebilirlik oluşturmak için harekete geçer. Projeler ve değişiklikler belirli bir kaynağa tahsis edildiğinde, kayıt ayrıntıları ve netliği sağlar ve işin yapılması için sözlü bir “harita ve eylem planı” olarak kabul edilebilir.
Bir sonraki senkronizasyonda, ister tamamen telefon görüşmesi olsun, ister video ile zenginleştirilmiş olsun, çevrimiçi bir toplantıdan şahsen elde ettiğiniz kadar fazlasını elde ettiğinizi bilmenin rahatlığını hissedin.
Büyüyen iş gücünüzün iletişim hatlarını her yerde ve her zaman açık tutamaması için hiçbir neden yok. ile yakın ekibinizden yeni işe alınanlara ve dünyanın her köşesindeki potansiyel müşterilere kadar herkesle iletişim halinde kalın. ücretsiz konferans arama araçları bağlı kalmanızı sağlar.
Bırakın FreeConference.com, büyüyen işletmenize iyi işler üretmek, rekabet gücünü korumak ve iletişimin kullanımını kolay tutmak için ihtiyaç duyduğu şeyi sağlasın. Ücretsiz konferans arama hizmetleri ve ücretsiz video konferans görüşmeleri, birinci sınıf ses ve mükemmel video kalitesi sağlayan teknolojiyi kullanarak burada veya yurt dışında iş gücünüzden haberdar olabilirsiniz. Sanal konferans arama masanız artık çok daha büyük!
FreeConference.com hesabınızı oluşturun ve video ve video gibi işinizin veya kuruluşunuz için ihtiyacınız olan her şeye erişin. Ekran paylaşımı, Çağrı Planlama, Otomatik E-posta Davetiyeleri, HatırlatıcılarVe daha fazlası.
