Proje Yönetiminin 5 Aşaması Nelerdir?

Bir projeyi hayata geçirmek için bir süreç sistemi ve işi yapmak için yetenekli bireyler gerekir. Temel olarak, bu basit bir başarı değil!

Güvenen video konferans birden fazla ekip ve kişiyle işbirliği yapmak, çeşitli ofisler, departmanlar ve komuta zincirleri arasında organizasyon ve verimli proje yönetimi uygulamasını gerektirir. Uyum, iletişim ve merkezileşme kilit faktörlerdir. Paydaş, müşteri veya çalışan olsun, kiminle uğraşırsanız uğraşın, konseptten teslimata kadar dikkate alınması gereken birçok hareketli parça vardır.

Her proje, proje yaşam döngüsü hakkında kapsamlı bilgi gerektirir. Her aşamanın nasıl çalıştığını bilmek, ona nasıl yaklaşılacağı konusunda değerli bilgiler sağlar. Ancak video konferans sürecinizi güçlendirmek için nasıl çalışır? Proje yönetiminin 5 aşaması çerçevesinden bir göz atalım.

Beş proje yönetimi adımını tam olarak anlayarak projenin “kalkışını” bilmek, planlamak ve inşa etmek proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Bu, fikrin soyuttan somuta nasıl geçeceğine dair açık ve özlü bir plan sağlamaya çalışır. Gelişmiş Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) tarafından gerçekleştirilecek herhangi bir proje için 5 aşama aşağıdaki gibidir:

1. başlatma
Yaşam döngüsü aşamasının ilki olan başlangıç, müşteri ve yatırımcılar arasında döngü oluşturan bir başlangıç ​​toplantısını gerektirir. Hedefler, hedefler, şüpheler, endişeler ve ilk düşünce ve fikirlerin tartışıldığı yer burasıdır. Karar vericiler tek bir noktada bulunmadığında, aşağıdaki tartışma konularını tartışmak üzere görüntülü sohbet veya konferans araması için çevrimiçi bir toplantı ayarlamaya güvenebilirsiniz:

• Yatırımcılar ve paydaşlar kimlerdir?
• İş vizyonu ve misyonu nedir?
• Tahmini zaman çizelgesi nedir?
• İlgili risklerden bazıları nelerdir?
• Hangi bütçe ve kaynaklar mevcut?

2. Planlama
Hedefler belirlendikten ve üzerinde anlaşmaya varıldıktan sonra, nihai sonuca ilişkin daha net bir fikir daha iyi anlaşılabilir. Herkesin izlemesi gereken bir dizi planı görselleştirmek ve formüle etmek için geriye doğru çalışmak, ekibe başlangıç ​​aşamasından tamamlanmaya kadar rehberlik eder.

Şunlar için çevrimiçi toplantılar yapın:

• Ekipleri bir araya getirin
• Temel ayrıntıları iletin
• Proje amaçlarını ve hedeflerini belirleyin

Planlama aşaması, aşağıdaki 5 bileşenin detayına inmek için kritik öneme sahiptir:

• Bir proje yapısı tasarlama
• İş akışı belgeleri oluşturma
• Departmanlar arasında bütçe tahmini
• Kaynakların toplanması, tahsisi ve tahsisi
• Risk değerlendirmesi

3. Yürütme
Ekip liderleri ve proje yöneticileri, çıktılar oluşturmak, müşteriler arasında aracı olmak, görevleri tamamlamak, süreçleri uygulamak ve daha fazlası için harekete geçirilir. Projenin tüm bölümlerinde doğrudan iletişim, fikri hayata geçirme başarısı için gerekli ve hayatidir.

Yürütme aşaması için gerekli:

• Sık Toplantılar
  Planlanmış çevrimiçi toplantılarla ekiplerin zirvesinde kalmak, projenin kısa ve yolunda gitmesine yardımcı olur. Video konferans veya konferans arama yoluyla zamanında ve kristal netliğinde iletişim, daha az kör nokta, daha iyi ekip çalışması ve boru hattındaki öğelerin daha hızlı hareket etmesini sağlar.
• Şeffaflık
  Slack, Outlook ve Google Takvim gibi diğer dijital araçları video konferans platformunuza entegre ederek zamanlama, işe alma, katılımcıları toplantılara davet etme ve kimin hangi görevden sorumlu olduğunu belirleme gibi kolayca önlenebilir engeller söz konusu olduğunda olası engellemelerden kaçının.
• Çatışma yönetimi
  Sorunların yaşanması kaçınılmazdır. “Ön cephedeki” ekiplerdekileri konuşmaya ve endişeleri, darboğazları veya zincirde potansiyel olarak bir zayıflık oluşturabilecek herhangi bir şeyi dile getirmeye davet ederek olayları azaltın.
• İlerleme raporları
  sırasında paylaşılan düzenli güncellemeler stand up toplantısı, toplanma oturumu veya görüntülü sohbet, eğrinin önünde kalmak ve sorunları gerçekleşmeden önce belirlemek için çalışır.

4. İzleme ve Kontrol
Ölçemezseniz yönetemezsiniz. Bu aşama, her şeyin daha önce üzerinde anlaşmaya varılanlarla uyumlu olduğundan emin olmak için kontrol etmeyi gerektirir. Temel performans göstergeleri nelerdir? Son teslim tarihlerini ve finansal parametreleri karşılamak için nelerin uygulanması gerekiyor?

Rutin kontrol noktaları, incelemeler ve performans raporları için kilit oyuncularla çevrimiçi toplantılar yapın. uzaktan yürütebilirsin sunumlar iş akışlarını içeren video konferans yoluyla, önemli belgeler ve dosyalarve paylaşılması ve yayılması gereken her şey.

5. Kapanış
Projeyi bitirmek, başlamak kadar önemlidir. “Takip” aşaması olarak da anılır, tamamlanan projenin halka sunulmaya hazır olduğu bu zaman civarındadır. Buradaki ana odak, ürünün piyasaya sürülmesi ve teslimatıdır.

Bir proje yöneticisinin projenin ömrünü baştan sona şu şekilde değerlendirmesi çok önemlidir:

1. Proje Performansının İncelenmesi
   Her takım hedeflerine ve işaretçilerine ulaştı mı? Proje bütçe ve zaman çizelgeleri içinde tamamlandı mı? Proje bir sorunu çözdü mü? Bu soruları ve daha fazlasını ele almak, projenin başarılı olup olmadığını değerlendirmeye yardımcı olur.
2. Takım Performansına Bakmak
   Ekip üyelerinin performansı, grup içindeki başarıyı değerlendirmek için bireysel olarak daha ayrıntılı olarak incelenebilir. Kalite kontrolleri, KPI'lar ve çevrimiçi toplantılar, performansa ilişkin daha net bilgiler sağlamak için çalışır.
3. Proje Kapanışlarının Değerlendirilmesi ve Belgelenmesi
   Projenin fikir aşamasından teslimata kadar gelişimini gösteren destekleyici belgeleri derleyen kapsamlı bir sunum, müşteriler ve paydaşlar için uygun şekilde tamamlanmasını sağlar.
4. İnceleme Talep Etme
   Projenin nihai değerlendirmesi, başından sonuna kadar güçlü ve zayıf yönlere daha yakından bakmayı sağlar. Bir dahaki sefere içgörüler bulun ve dersler öğrenin.
5. Bütçeyi Aşmak
   Bütçe kaybını ve el değmemiş kaynakları tam olarak belirleyebilmek, başarının (veya başarısızlığın) daha iyi anlaşılmasını sağlar ve israfın yönetilmesine yardımcı olur.

Bazı çevrimiçi toplantı konuşma noktaları şunları içerir:

• Proje çıkarımları nelerdi?
• Büyüme için fırsatlar nelerdir? Gelişme
• Süreç boyunca sergilenen güçlü ve zayıf yönlerden bazıları nelerdi?

FreeConference.com'un şirketinize açık ve etkili bilgiler sunmasına izin verin proje yönetimi video konferans platformu Proje yönetiminin tüm yönleri için uyum ve merkezileşmenin sağlanması gerekmektedir. Çok çeşitli özellikler, kolay entegrasyonlar ve yüksek kaliteli video ve ses yetenekleri sayesinde projenizin kapsamlı bir şekilde iletilmesini ve üzerinde işbirliği yapılmasını bekleyebilirsiniz.