Daha Verimli Bir Proje Toplantısı Nasıl Yapılır?

Toplantılar, bir proje toplantısı sırasında işbirliğini kolaylaştırmak için önemli olsa da, büyük bir zaman kaybı olabilir. Aslında, çoğu insan katıldıkları toplantıların yaklaşık yarısını “boşa zaman” olarak değerlendirir. ve bu sadece onları hayal kırıklığına uğratmakla kalmaz, aynı zamanda eldeki göreve odaklanmalarını da zorlaştırır.
Sonuç olarak, proje toplantılarınızı daha üretken hale getirmenin yollarını bulmanız çok önemlidir. Bunu yapmak, ekibinizin toplantılara bakış açısını değiştirmeye yardımcı olacak ve bu da bu toplantıları, insanların sorunlara yardım aramaları, başkalarına önerilerde bulunmaları ve projenin genel durumu hakkında güncellemeler almaları için yararlı bir alana dönüştürecektir.
Bunu söylemek yapmaktan daha kolaydır, bu nedenle bir sonraki proje toplantınızdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olmak için aşağıdaki toplantı taktiklerini uyguladığınızdan emin olun.

Bir Gündem Yaratın ve Dolaştırın

Daha verimli bir proje toplantısı için yapmanız gereken ilk şey, herkes aynı odadayken tam olarak ne konuşulacağını belirlemektir. Bir gündem oluşturmak, “bu toplantı ne için?” sorusuna cevap vermenize yardımcı olacaktır. Bu, toplantının gerçekten gerekli olup olmadığını netleştirmeye yardımcı olur.
Ayrıca, bu gündemi tüm toplantı katılımcılarına en az bir tam gün önceden göndermeniz önemlidir. Bu, toplantının ne hakkında olduğu hakkında bir fikir edinmelerine yardımcı olacak ve yeni bir şey tartışacaksanız, insanların toplantıya girmeden önce bir şeyler düşünmeye başlamasına yardımcı olacaktır.
Bu noktada insanların toplantıya gelmeden önce yapmasını istediğiniz başka bir şey varsa bunu gündeminizde belirttiğinizden emin olun. Örneğin, bir şey okumalarını istiyorsanız veya biraz veri toplamalarını istiyorsanız, proje toplantısı başladığında hemen konuya girebilmeniz için bunu önceden yapmalarını söylemek akıllıca olacaktır.

Zaman Sınırlarını Belirleyin ve Onurlandırın

Bir toplantıyı verimsiz hissettiren şeyin bir kısmı, kendisine ayrılan süreyi aşıyor. Toplantılar belirli amaçlar için vardır ve elinizdeki görevden uzaklaşmaya başlarsanız, zamanınızın bitmesi kolaydır ve toplantıyı uzatmanız veya hedefinize ulaşmadan bitirmeniz gerekir.
Bunun olmasını önlemenin iyi bir yolu, gündemdeki her madde için bir zaman sınırı belirlemek ve buna bağlı kalmaktır. Size ayrılan süreyi aşmanıza neden olacak bir şey ortaya çıkarsa, o noktayı masaya koymayı düşünün; daha sonra gözden geçirmek için her zaman başka bir grup insanla başka bir toplantı planlayabilirsiniz. İşi bu şekilde bölmek, proje ekibinizin daha başarılı olmasına da yardımcı olacaktır.
Son olarak, zaman sınırlarına uymanıza ve toplantınızı programa uygun tutmanıza yardımcı olması için zamanlayıcıları da kullanabilirsiniz. Bunu yapmak sadece daha üretken olmanıza yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda ekibinize zamanlarına saygı duyduğunuzu gösterecek ve boşa harcamamak için mümkün olan her şeyi yapacaktır.

Odaya Doğru İnsanları Alın

Verimli bir proje toplantısının anahtarının bir kısmı, doğru kişilerin ve yalnızca doğru kişilerin mevcut olduğundan emin olmaktır. Katılmanız gerekmeyen bir toplantıda bir saat geçirmekten daha kötü bir şey yoktur ve bu gerçekleşirse, bunun nedeni büyük ölçüde toplantıyı düzenleyen kişinin gerçekten orada kimin olması gerektiğini sormak için yeterince zaman harcamamasıdır.
Bunu yapmanıza yardımcı olması için aşağıdaki gibi farklı toplantı türlerini göz önünde bulundurun:

• Karar toplantıları: Bu toplantının amacı, işbirliği yapmak ve ileriye yönelik en iyi yolu bulmaktır ve bu, yalnızca projeyi bütünüyle anlayanların orada olması gerektiği anlamına gelir. Diğer herkes fazladan olacak ve bu toplantının anlamsız görünmesine neden olacak.
• İş toplantıları: Bunlar, kişilerin belirli bir görev üzerinde işbirliği yapması gerektiğinde gerçekleşir ve yalnızca bu görevi tamamlamaktan sorumlu olanların toplantıda olması gerekir.
• Geri bildirim toplantıları: Bunlar, yöneticilere ekiplerinden neyin işe yarayıp neyin yaramadığı hakkında bilgi alma fırsatı verir. İnsanların bir şeyler yolunda gitmediğinde konuşmaktan çekinmemeleri için projenin yaşam döngüsü boyunca bunlara sahip olmak iyidir. Ve ekibinizin büyüklüğüne bağlı olarak, herkesin hazır bulunması gerekebilecek tek toplantı türüdür.

Doğru Araçları Kullanın

Kullandığınız araçlar da toplantılarınızın ne kadar verimli olduğunu belirlemede büyük rol oynayacaktır. Örneğin, ekran paylaşımı, video konferans ve beyaz tahta, odadaki kişilerle işbirliği yapmanızı kolaylaştırarak toplantınızı daha verimli hale getirir. Ve tüm bu araçlar ve daha fazlası tarafından sunulmaktadır. Freeconference.com.
Doğru araçlara sahip olmanın önemi günümüz iş yerlerinde daha da fazladır. Pek çok şirketin birden fazla konumu var veya insanların Uzaktan çalışmak, insanların farklı şehirlere veya ülkelere dağıldığı anlamına gelir. Doğru teknolojiyi kullanmak, herkesin aynı odadaymış gibi görünmesini sağlayarak verimli bir proje toplantısı yapmanızı kolaylaştırır.

Sonraki Proje Toplantınızı Dönüştürün

Ekibinizi toplantı planlama sürecine dahil ettiğinizden emin olun ve toplantı sürecinizi iyileştirebilmeniz için onlardan geri bildirim toplayın. Burada tartışılan taktikleri kullanmak, toplantılarınızı can sıkıcı zaman kaybından, işbirliği ve yenilik yapma fırsatlarına dönüştürmenize yardımcı olacaktır.

Hakkında Yazar: Kevin Conner, aşağıdakiler de dahil olmak üzere birçok işletmeye sahip bir girişimcidir. Geniş Bant Arama, insanların ve işletmelerin en iyi değere sahip geniş bant interneti bulmalarına yardımcı olmaya adanmış bir hizmet. İşletmelerini yürütmek ve büyütmek, kapsamlı proje planlaması ve yönetimini içerir ve Kevin, başarılı olmalarına yardımcı olmak için deneyimlerini başkalarıyla paylaşmayı sever.

[ninja_form id = 7]