Etkili bir resmi toplantı yürütmenin anahtarı iyi düşünülmüş bir gündemdir. Toplantı hakkında ayrıntılı bilgi içeren bir gündem yazarak önceden hazırladığınızda, yalnızca katılan herkes için zaman kazanmakla kalmaz, aynı zamanda sonucun başarılı olması daha olasıdır.
Etkili bir toplantı gündemi oluştururken her zaman dahil etmeniz gereken 5 madde:
Gündemin en önemli kısmı bu olabilir. Toplantının amacını ve sonunda varmayı umduğunuz sonucu veya kararı belirtir. Katılan herkesin neyi başarmaya çalıştığınızı ve katılımlarına neden değer verildiğini net bir şekilde anlamasını sağlar.
Gündem, hedefle başlamayı içerdiğinde, sonuca daha fazla odaklanırsınız. toplantı gündeminin geri kalanını oluştururken, daha başlamadan toplantınızın verimliliğini artırın.
Toplantının amacı belirlendikten sonra, tartışılacak önemli konuların bir listesiyle toplantıya hazırlanın.
Her tartışma konusu, toplantı hedefine ulaşmada yardımcı olmalıdır. Liste kısa olabilir, ancak ekip üyelerinin etkili bir katkı sağlamak için ekip toplantısına hazırlanabilmeleri için yeterince ayrıntılı olmalıdır.
Yaygın bir yöntem, her konuyu bir soru olarak konumlandırmaktır. Bu, katılımcılarınız için düşünce sürecini başlatır ve toplantı hedefine göreliliği hakkında bir kontrol sağlar.
Her konunun bir sahibi ve konuyu ele almak için belirli bir süresi olmalıdır. Konu sahipliği hesap verebilirlik sağlar. Bir zaman çerçevesi, toplantıyı programa göre tutar. Ücretsiz toplantı gündemimizi buradan indirin: ÜcretsizKonferans Toplantı Gündemi İndir
Zorluk, kimi davet edeceğinize karar verirken değil, kimi davet etmeyeceğinize karar verirken kendini gösterir. Sadece gerçekten toplantıda olması gereken kişiler bu listede olmalıdır.
Toplantı hedeflerinizi belirlediyseniz ve toplantı konuları atadıysanız, katılımcı listenizi son haline getirmek için çalışmak için iyi bir temeliniz olmalıdır. Bunu akılda tutarak, her toplantı katılımcısını düşünürken kendinize üç soru sorun. Sorulardan herhangi birine evet cevabı verirseniz, onu gündem maddeleri listesine ekleyin:
Emin değilseniz, katılımını isteğe bağlı yapmayı düşünün. Bunun yerine her zaman bir toplantı sonrası özeti, kaydı veya dökümü gönderebilirsiniz. Bir not alıcıdan toplantı tutanakları, her zaman gerekli değildir.
İş toplantılarıyla ilgili en büyük şikayetlerden biri, zaman kaybı olmasıdır. Senkronizasyonlar yaklaşık 30 dakika kaldığında toplantıları yönetmek daha kolay hale gelir. Zaman kaybetmeden veya sonuçları kaybetmeden iş arkadaşlarınızın zamanına saygılı olun.
Takip, toplantının kendisi kadar önemlidir. Alt kısmında toplantı gündemi şablonukatılımcıların not alabilecekleri, eylem öğelerini, kararları ve çıkarımları belgeleyebilecekleri bir bölümün eklenmesinde fayda vardır. Bu bölüme sahip olmak, toplantıda varılan sonuçları düzenler ve katılımcıların daha sonra gerçekleşmesi gereken süreci görselleştirmesine olanak tanır.
Toplantı sırasında, nihai hedeften uzaklaşan beklenmedik konular ortaya çıkabilir. Yolunda ve zamanında kalmak için, genellikle gündemin sonundaki “Otopark”ta konu dışı tartışmayı bir önceki toplantının dışında tekrar ziyaret etmek için “park edin”. Bunun için başka bir yaygın terim “Bunu çevrimdışına alalım”.
Bu, özellikle katılımcılar toplantınıza uzaktan katılacaksa önemlidir. Arama numaraları, erişim kodu ve çevrimiçi toplantı odanıza yönelik tüm bağlantılar dahil olmak üzere tüm konferans ayrıntılarının açıkça belirtildiğinden ve doğru olduğundan emin olun.
Veya FreeConference.com ile bir toplantı oluşturun ve konferans ayrıntıları, toplantı gündeminizin yanı sıra tüm davetlerde ve hatırlatıcılarda doldurulur.
Önceden bildirim, katılımcılara yönetim kurulu toplantısına hazırlanmaları ve programlarında herhangi bir çakışma olmaması için zaman sağlar.
Önceden bildirim, katılımcılara toplantıya hazırlanmaları ve programlarında herhangi bir çakışma olmaması için zaman sağlar.
FreeConference.com hesabınızı oluşturun ve video ve video gibi işinizin veya kuruluşunuz için ihtiyacınız olan her şeye erişin. Ekran paylaşımı, Çağrı Planlama, Otomatik E-posta Davetiyeleri, HatırlatıcılarVe daha fazlası.
