Paano Magkakaroon ng Isang Mas Produkto na Pagpupulong ng Proyekto

Habang ang mga pagpupulong ay mahalaga para sa pagpapadali ng pakikipagtulungan sa panahon ng isang pagpupulong ng proyekto, maaari silang maging isang malaking tagapag-aksaya ng oras. Sa katunayan, karamihan sa mga tao ay isinasaalang-alang ang kalahati ng mga pagpupulong na kanilang dinaluhan ay "nasayang ang oras," at hindi lamang ito nakakabigo sa kanila, ngunit ginagawang mas mahirap para sa kanila na manatiling nakatuon sa gawaing ito.
Bilang isang resulta, kritikal na makahanap ka ng mga paraan upang gawing mas produktibo ang iyong mga pagpupulong sa proyekto. Ang paggawa nito ay makakatulong baguhin ang paraan ng pagtingin ng iyong koponan sa mga pagpupulong, na kung saan ay gagawing isang kapaki-pakinabang na puwang para sa mga tao upang humingi ng tulong sa mga problema, mag-alok ng mga mungkahi sa iba, at makakuha ng mga pag-update tungkol sa pangkalahatang katayuan ng proyekto.
Ito ay mas madaling sabihin kaysa tapos na, kaya upang matulungan kang masulit ang iyong susunod na pagpupulong ng proyekto, tiyaking gamitin ang mga sumusunod na taktika sa pagpupulong.

Lumikha ng isang Agenda at Ikalat Ito

Ang unang bagay na kailangan mong gawin upang magkaroon ng isang mas produktibong pagpupulong ng proyekto ay upang matukoy kung ano ang eksaktong tatalakayin kung ang lahat ay nasa iisang silid. Ang pagsasama-sama ng isang agenda ay makakatulong sa iyo na sagutin ang tanong na "para saan ang pagpupulong na ito?" na tumutulong na linawin kung kinakailangan o hindi ang pagpupulong.
Bukod dito, mahalagang ipadala mo ang agenda na ito sa lahat ng mga kalahok ng pulong ng hindi bababa sa isang buong araw nang mas maaga. Tutulungan sila na makakuha ng isang ideya tungkol sa kung ano ang tungkol sa pagpupulong, at sa kaganapan na tatalakayin mo ang isang bagong bagay, makakatulong ito sa mga tao na magsimulang mag-isip tungkol sa mga bagay bago sila pagpupulong.
Sa puntong ito, kung may iba pang nais mong gawin ng mga tao bago pumunta sa pagpupulong, siguraduhing sinabi mo iyan sa iyong agenda. Halimbawa

Itakda at Igalang ang Mga Limitasyon sa Oras

Bahagi ng kung ano ang pakiramdam ng isang pulong ay hindi mabunga ay lumalagpas sa itinakdang oras para dito. Ang mga pagpupulong ay umiiral para sa mga tiyak na layunin, at kung sinimulan mo ang pag-anod mula sa gawaing nasa kamay, madali madali na maubusan ng oras at alinman sa kailangan na pahabain ang pagpupulong, o wakasan ito nang hindi natutupad ang iyong layunin.
Ang isang mahusay na paraan upang maiwasan itong mangyari ay upang magtakda ng isang limitasyon sa oras para sa bawat item sa agenda at manatili dito. Kung may darating na magiging dahilan upang magawa mo ang inilaan na oras, pagkatapos ay isaalang-alang ang pag-tab sa puntong iyon; maaari mong laging maiiskedyul ang isa pang pagpupulong kasama ang ibang pangkat ng mga tao upang magawa ito sa paglaon. Ang paghiwalay sa gawaing tulad nito ay makakatulong din na gawing mas matagumpay ang iyong koponan ng proyekto.
Sa wakas, maaari mo ring gamitin ang mga timer upang matulungan kang igalang ang mga limitasyon sa oras at panatilihin ang iskedyul ng iyong pagpupulong. Ang paggawa nito ay hindi lamang makakatulong sa iyo na maging mas produktibo, ngunit ipapakita din sa iyong koponan na iginagalang mo ang kanilang oras at gagawin ang lahat na posible upang maiwasan ang sayangin ito.

Kunin ang Tamang Mga Tao sa Silid

Bahagi ng susi sa isang produktibong pagpupulong ng proyekto ay tinitiyak ang mga tamang tao, at ang mga tamang tao lamang, ang naroroon. Walang mas masahol pa kaysa sa paggastos ng isang oras sa loob ng isang pagpupulong na hindi mo kailangang dumalo, at kung nangyari ito, higit sa lahat dahil ang tagapag-ayos ng pulong ay hindi gumugol ng sapat na oras upang tanungin kung sino talaga ang kailangang nandoon.
Upang matulungan kang magawa ito, isaalang-alang ang iba't ibang mga uri ng pagpupulong na mayroon ka, tulad ng:

• Mga pagpupulong ng desisyon: Ang layunin ng pagpupulong na ito ay upang makipagtulungan at hanapin ang pinakamahusay na landas pasulong, at nangangahulugan ito na ang mga nakakaunawa lamang sa proyekto ang dapat nandiyan. Ang iba pa ay magiging labis lamang, at gagawing walang kabuluhan ang pagpupulong.
• Mga pagpupulong sa trabaho: Magaganap ito kapag ang mga tao ay kailangang makipagtulungan sa isang tukoy na gawain, at ang mga may pananagutan lamang sa pagkumpleto ng gawaing ito ang kailangang mapunta sa pulong.
• Mga pagpupulong ng feedback: Binibigyan nito ang mga tagapamahala ng pagkakataong makinig mula sa kanilang koponan tungkol sa kung ano ang gumagana at kung ano ang hindi. Mahusay na magkaroon ng mga ito sa buong siklo ng buhay ng proyekto upang ang mga tao ay huwag mag-atubiling magsalita kapag ang isang bagay ay hindi maayos. At depende sa laki ng iyong koponan, ito lamang ang uri ng pagpupulong kung saan maaaring kailangan ng lahat na naroroon.

Gumamit ng Tamang Mga Tool

Ang mga tool na ginagamit mo ay maglalaro rin ng malaking bahagi sa pagtukoy kung gaano kapaki-pakinabang ang iyong mga pagpupulong. Halimbawa, ang pagbabahagi ng screen, video conferencing, at whiteboarding lahat ay ginagawang madali para sa iyo na makipagtulungan sa mga tao sa silid, na ginagawang mas mahusay ang iyong pagpupulong. At lahat ng mga tool na ito at higit pa ay inaalok ng FreeConference.com.
Ang kahalagahan ng pagkakaroon ng tamang mga tool ay mas malaki pa sa mga lugar ng trabaho ngayon. Napakaraming mga kumpanya ang may maraming lokasyon, o pinapayagan ang mga tao na gumana nang malayuan, nangangahulugang ang mga tao ay nagkalat sa iba't ibang mga lungsod o bansa. Ang paggamit ng tamang teknolohiya ay maaaring magmukhang lahat ay nasa iisang silid, na ginagawang mas madali para sa iyo na magdaos ng isang produktibong pagpupulong ng proyekto.

Ibahin ang Iyong Susunod na Pagpupulong ng Proyekto

Tiyaking isama ang iyong koponan sa proseso ng pagpaplano ng pagpupulong, at magtipon ng puna mula sa kanila upang mapabuti mo ang proseso ng iyong pagpupulong. Ang paggamit ng mga taktika na tinalakay dito ay makakatulong sa iyong ibahin ang iyong mga pagpupulong mula sa nakakainis na mga tagapag-aksaya ng oras sa mga pagkakataong makipagtulungan at makabago.

Tungkol sa May-akda: Si Kevin Conner ay isang negosyante na nagmamay-ari ng maraming mga negosyo kabilang ang Paghahanap sa Broadband, isang serbisyo na nakatuon sa pagtulong sa mga tao at negosyo na mahanap ang pinakamahusay na halaga ng broadband internet. Ang pagpapatakbo at pagpapalaki ng kanyang mga negosyo ay nagsasangkot ng malawak na pagpaplano at pamamahala ng proyekto at gusto ni Kevin na ibahagi ang kanyang mga karanasan sa iba upang matulungan silang magtagumpay.

[ninja_form id = 7]