5 Mga Paraan Na Nakasasayang Ka Ba ng Oras Sa Iyong Mga Pagpupulong (at kung paano baguhin iyon!)

Kilalanin si John:

Ngayon ang araw!

"Beep beep beep," binasag ng alarma ng smartphone ang mahabang katahimikan ng pagkakatulog, na ginising si John para sa isa pang araw ng trabaho. Habang nagsisimulang mag-converge ang kanyang mga iniisip, ito ay tumama sa kanya: hindi lang ito "isa pang araw ng trabaho," ito ang pinakamalaking pagpupulong ng kanyang batang karera.

Si John ay palaging isang masipag na manggagawa; madalas na siya ang nauuna sa opisina at ang huling umaalis, palaging tinatapos ang kanyang trabaho sa isang napapanahong paraan, at kung minsan ay tumutulong pa sa mga katrabaho na gumawa ng kanilang mga deadline.

Ngunit sa kabila ng kanyang etika sa trabaho, si John ay palaging... hindi pinapansin. Siya ang huli sa kanyang klase na na-promote, at palaging nahihirapang makatanggap ng anumang atensyon mula sa kanyang mga nakatataas.

Ngunit lahat ng iyon ay matatapos ngayon. Ito na ang pagkakataong hinihintay ni John.

"Okay John, huminga ka ng malalim," bulong ni John sa sarili, tahimik na kumakain ng kanyang cereal. Isang patak ng gatas ang dumaloy sa gilid ng kanyang baba, ngunit siya ay masyadong abala upang hindi mapansin -- ang tanging naiisip niya ay ang malaking pagpupulong.

“Maraming nakataya, at kailangang maging perpekto ang pagpupulong na ito. Dapat kong talakayin ang mga hakbang sa tagumpay para sa isang makabuluhang pagpupulong”.

#1 Paghahanda ng Aking Mga Dadalo

Ang mga tao ang gumagawa ng pulong: Kaya dapat kong tiyakin na imbitahan ang lahat ng kailangan, at i-double check ang listahan ng dadalo. Sa ganitong paraan, ang mga desisyon ay maaaring gawin sa pulong.

Nagpadala rin ako ng email kasama ang lahat ng mga materyal sa pagtatanghal at mapagkukunan na kakailanganin ng aking pagpupulong. Dahil marami ang pag-uusapan, siniguro kong tapos na ang lahat ng paunang gawain.

#2 Pagkakaroon ng Magandang Agenda

Ang pagkakaroon at pamamahagi ng isang paunang binuo na agenda ay ang pinakamahalagang salik sa isang matagumpay na pagpupulong, dahil pinapayagan ka nitong tukuyin ang mga layunin, alertuhan ang iba, at kontrolin ang aking kumperensya.

Kasama rin sa aking agenda ang isang personal na checklist upang matulungan akong i-moderate ang bilis ng kumperensya.

Ang mga dadalo ay may limitadong tagal ng atensyon, kaya mahalaga ang pamamahala sa oras!

#3 Paglikha ng Isang Inklusibong Meeting Environment

Kapag nagsimula ang pagpupulong, sasabihin ko sa lahat ng aking miyembro na patayin ang anumang hindi kinakailangang teknolohiya. Dahil maraming mahahalagang desisyon ang kailangang gawin, ang huling bagay na kailangan ko ay mga distractions, at ang mga smartphone ay maaaring maging pinakamalaking portal para sa mga iyon.

Kakailanganin ko ring tiyakin na ang lahat ay may pagkakataong magsalita, at kumportable na maging tapat sa aming sitwasyon.

Laging manatili sa paksa.

#4 Paggamit ng "The Parking Lot"

Sa pagsasalita tungkol sa pananatili sa paksa, ang Parking Lot ay maaaring maging isang makatipid na biyaya para sa isang pulong na naligaw, dahil tinitiyak nito ang muling pagbisita sa mga "karapat-dapat" na paksa habang binibigyan ako ng lisensya upang ibalik ang pag-uusap patungo sa agenda.

Kung ang isang kalahok sa pagpupulong ay maghahatid ng isang isyu na hindi nauugnay sa agenda, isusulat ko ang kanilang ideya sa seksyon ng Parking Lot ng agenda, at sasabihin sa kanila na maaari nating balikan ito sa ibang pagkakataon.

#5 Pagsubaybay

Sa anumang swerte, magiging maayos ang pagpupulong, at matutupad ang lahat ng layunin nito -- ngunit palaging may pagkakataon na may hindi mangyayari ayon sa plano.

Kakailanganin kong tapusin nang malakas sa pamamagitan ng muling pagsasalaysay ng lahat ng mga plano ng aksyon na napagkasunduan sa panahon ng pulong, kasama na kung sino ang itinalaga sa bawat gawain at kung ano ang kanilang huling araw.

Sisiguraduhin kong ibabahagi ang lahat ng impormasyon at desisyon sa sinumang hindi dumalo, para hindi sila maiwan sa loop.

Tumawa ng mahina si John, tinatapik ang sarili sa likod...

"Mabuting usapan. Ginawa ko ang lahat ng aking makakaya para sa pinakamalaking kaganapan ng aking karera. Sana magbunga ang hirap."

Pagkatapos punasan ng malapit na napkin ang mga sulok ng kanyang bibig, tumayo siya mula sa coffee table at lumabas ng kusina.

Isinuot ni John ang kanyang masuwerteng suit at kurbata, huminga ng malalim, at lumabas ng pinto.

Maaraw ito.

Wala kang account? Mag-sign Up Ngayon!

[ninja_form id = 7]