Ang susi sa pagpapatakbo ng isang mabisang pormal na pagpupulong ay isang mahusay na naisip na agenda. Kapag naghahanda ka nang maaga sa pamamagitan ng pagsulat ng isang agenda nang maaga na may detalyadong impormasyon tungkol sa pagpupulong, hindi ka lamang makatipid ng oras para sa lahat na kasangkot, ngunit ang kinalabasan ay mas malamang na maging isang tagumpay.
Narito ang 5 mga item na dapat mong laging isama kapag lumilikha ng isang mabisang agenda sa pagpupulong:
5. Tukuyin ang layunin ng pagpupulong. (O mga layunin)
Maaaring ito ang pinakamahalagang bahagi ng agenda. Tinutukoy nito ang layunin ng pagpupulong at ang kinalabasan o desisyon na nais mong maabot sa pagtatapos. Pinapayagan nito ang lahat na kasangkot na magkaroon ng isang malinaw na pag-unawa sa kung ano ang sinusubukan mong makamit at kung bakit pinahahalagahan ang kanilang pakikilahok.
Kapag kasama ang agenda na nagsisimula sa layunin, mas nakatuon ka sa huling resulta. habang lumilikha ng natitirang agenda ng pagpupulong, pinapabuti ang kahusayan ng iyong pagpupulong bago pa ito magsimula.
Tingnan ang listahan ng pulong!
4. Balangkasin ang isang listahan ng mga paksa sa agenda ng pagpupulong para sa talakayan
Kapag ang layunin ng pagpupulong ay naitatag na, maghanda para sa pagpupulong na may isang listahan ng mga mahahalagang paksa para sa talakayan.
Ang bawat paksa ng talakayan ay dapat makatulong sa pagkamit ng layunin ng pagpupulong. Ang listahan ay maaaring maging maikli ngunit dapat na sapat na detalyado upang ang mga miyembro ng koponan ay maaaring maghanda para sa pagpupulong ng koponan upang makagawa ng isang mabisang kontribusyon.
Ang isang karaniwang pamamaraan ay iposisyon ang bawat paksa bilang isang katanungan. Sinimulan nito ang proseso ng pag-iisip para sa iyong mga kalahok at nagbibigay ng isang pag-check-in sa pagiging relatibo nito sa layunin ng pulong.
Ang bawat paksa ay dapat magkaroon ng isang may-ari at isang tinukoy na dami ng oras upang masakop ang paksa. Ang pagmamay-ari ng paksa ay nagbibigay ng pananagutan. Pinapanatili ng isang time frame ang pagpupulong sa iskedyul. I-download ang aming libreng agenda sa pagpupulong dito: Pag-download ng Agenda ng Libreng Pagpupulong sa Koneksyon
3. Kilalanin ang listahan ng mga kinakailangang dadalo
Ang hamon ay nagpapakita ng sarili, hindi kapag nagpapasya kung sino ang aanyayahan, ngunit kung sino ang hindi mag-iimbita. Ang mga tao lamang na talagang kailangang mapunta sa pagpupulong ang dapat na mapasama sa listahang ito.
Kung naitaguyod mo ang iyong mga layunin sa pagpupulong at itinalaga ang mga paksa ng pagpupulong, dapat kang magkaroon ng isang mahusay na pundasyon upang makipagtulungan upang makumpleto ang iyong listahan ng mga dadalo. Sa pag-iisip na iyon, tanungin ang iyong sarili ng tatlong mga katanungan kapag isinasaalang-alang ang bawat kalahok sa pagpupulong. Kung sumagot ka ng oo sa alinman sa mga katanungan, idagdag siya sa listahan ng mga item sa agenda:
- Kailangan bang naroroon siya upang makamit ang layunin ng pagpupulong?
- Mayroon ba siyang mahalagang kaalaman o kadalubhasaan na maaaring makaapekto sa kinalabasan?
- Direkta bang naapektuhan ang s / ng huling resulta ng layunin?
Kung hindi ka sigurado, isaalang-alang na gawing opsyonal ang kanyang pagdalo. Maaari mong palaging magpadala ng isang buod ng post-pulong, pagrekord, o salin sa halip. Mga minuto ng pagpupulong mula sa isang tagakuha ng tala, hindi laging kinakailangan.
Ang isa sa pinakamalaking reklamo tungkol sa mga pagpupulong sa negosyo ay ang pag-aaksayahan nila ng oras. Ang pamamahala ng mga pagpupulong ay magiging mas madali kapag ang pag-sync ay mananatili sa paligid ng 30 minuto. Maging magalang sa oras ng iyong mga kasamahan nang hindi nag-aaksaya ng oras o nawawalan ng mga resulta.
2. Mag-iwan ng isang seksyon para sa mga item ng pagkilos at mga talakayan na hindi paksa sa pagtatapos ng iyong agenda sa pagpupulong
Ang follow-up ay kasinghalaga ng mismong pulong. Sa ilalim ng template ng agenda ng pulong, ito ay kapaki-pakinabang na magsama ng isang seksyon kung saan ang mga dadalo ay maaaring magtala, magdokumento ng mga item ng aksyon, mga desisyon, at mga takeaway. Ang pagkakaroon ng seksyong ito ay nag-aayos ng mga konklusyon na ginawa sa pulong at nagbibigay-daan sa mga dadalo na mailarawan ang proseso na dapat maganap pagkatapos.
Ang mga hindi inaasahang paksa ay maaaring lumitaw sa panahon ng pagpupulong na pinapatnubayan ang pagtuon mula sa huling layunin. Upang manatili sa track at sa oras, "iparada" ang diskusyon sa labas ng paksa sa "Parking Lot", karaniwang sa pagtatapos ng agenda, upang muling bisitahin ang labas ng nakaraang pagpupulong. Ang isa pang karaniwang term para sa ito ay "Isagawa natin ito offline."
1. Huling, ngunit hindi pa huli, i-double check ang mga detalye ng pagpupulong, tulad ng oras, lugar, at logistics ng kumperensya
Partikular na mahalaga ito kung ang mga dadalo ay lumahok sa iyong pagpupulong mula sa malayuan. Siguraduhin na ang lahat ng mga detalye ng kumperensya ay malinaw na nakabalangkas at tama, kabilang ang mga numero ng pag-dial, access code, at anumang mga link sa iyong silid ng pagpupulong sa online.
O kaya, lumikha ng isang pagpupulong kasama ang FreeConference.com at ang mga detalye ng kumperensya ay naipunan sa lahat ng mga paanyaya at paalala, kasama ang iyong agenda sa pagpupulong.
Subukang ipadala ang agenda ng hindi bababa sa 48 na oras nang maaga.
Ang paunang paunawa ay nagbibigay sa mga dadalo ng oras upang maghanda para sa pagpupulong ng lupon at upang matiyak na wala silang mga salungatan sa kanilang iskedyul.
Subukang ipadala ang agenda ng hindi bababa sa 48 na oras nang maaga.
Ang paunang paunawa ay nagbibigay sa mga dadalo ng oras upang maghanda para sa pagpupulong at upang matiyak na wala silang mga salungatan sa kanilang iskedyul.
