జీవితంలో అనివార్యమైన 3 విషయాలు ఉన్నాయి: మరణం, పన్నులు మరియు సమావేశాలు ...
సరే ... అక్కడ కొంచెం అతిశయోక్తి ఉండవచ్చు కానీ మీరు ఎప్పుడైనా పని చేసినట్లయితే, మీరు మీటింగ్‌లో ఉండే అవకాశాలు ఉన్నాయి. ఉత్పాదక సమావేశాల శాతం 33 నుండి 70%మధ్య ఎక్కడైనా ఉండవచ్చు, అయితే మేం అందరం అంగీకరించవచ్చు ఉత్పాదక సమావేశాలు ఉత్పాదకత లేని వాటి కంటే. ఉత్పాదక సమావేశాలలో ఒక పెద్ద అంశం సమావేశ పాత్రలు, ఇది ప్రభావవంతమైన సెషన్‌ను నిర్ధారించడానికి సభ్యులను కలుసుకునే విధులను కేంద్రీకరిస్తుంది -- ఒక క్రీడా బృందంలో లేదా వంటగదిలో వేర్వేరు కుక్‌ల వంటి స్థానాలు. ప్రతి సమావేశానికి కేటాయించాల్సిన 4 ప్రధాన సమావేశ పాత్రలు ఇక్కడ ఉన్నాయి.
పాత్ర #1: నాయకుడు
"నేను మీటింగ్‌లో భాగం కావడం మాత్రమే కాదు, మీటింగ్‌కు నేను నాయకత్వం వహిస్తాను!"
సమావేశంలో అత్యంత ముఖ్యమైన స్థానం 3 విభిన్న బాధ్యతలను కలిగి ఉంది: సమావేశానికి ముందు, వారు అన్ని ప్రమాదాలు, రిజర్వేషన్లు మరియు ఊహించని అత్యవసర పరిస్థితులను నిర్వహించడం, ఎజెండా, వేదిక, పరికరాలు మరియు హాజరైనవారిని ప్లాన్ చేసి సమన్వయం చేస్తారు.
కాన్ఫరెన్స్ సమయంలో, వారు ముందుగానే పంపిణీ చేసిన మరియు అంగీకరించిన ఎజెండాను అనుసరించే విధంగా చర్చలను డైరెక్ట్ చేయాలి. సమావేశ పాత్రలను ఏర్పాటు చేయడం మరియు హాజరైన వారందరికీ సమానంగా మాట్లాడే అవకాశాలను నిర్ధారించడం, హాజరైన వారందరూ అన్ని వర్క్‌షాప్‌లకు సహకరించేలా సౌకర్యవంతమైన వాతావరణాన్ని సృష్టించడం, అలాగే అన్ని బుద్ధిమాంద్యం మరియు చర్చలు నిర్వహించడం నాయకుడి బాధ్యత. పవర్ పాయింట్స్ వంటి ఏవైనా పరికరాలకు నాయకుడు కూడా బాధ్యత వహిస్తాడు, స్క్రీన్-షేరింగ్, లేదా ఇతర విజువల్స్.
సమావేశం తర్వాత, నిర్ధారణలు మరియు తదుపరి దశలు ఏమిటో నాయకుడు సమర్థవంతంగా తెలియజేయాలి మరియు గందరగోళం మరియు అసమర్థతను నివారించడానికి జట్టు సభ్యులందరికీ బాధ్యతలు అప్పగించాలి.
ఈ సమావేశ పాత్ర కీలక అంశాలను నమోదు చేస్తుంది సమావేశం సమయంలో తయారు చేయబడినవి. అవి ఉంటే అవి ముఖ్యంగా ప్రభావవంతంగా ఉంటాయి ఎజెండాను రూపొందించండి నాయకుడితో పాటు, వారికి ఎజెండా గురించి మాత్రమే తెలియదు, అవసరమైనప్పుడు వారు కూడా జోడించవచ్చు. కాన్ఫరెన్స్‌కు ముందు రికార్డర్ ఎజెండాను పంపిణీ చేస్తుంది మరియు ఆ తర్వాత నోట్స్ మరియు నిర్ధారణలను పంపిణీ చేస్తుంది.
పాత్ర #3: టైమ్ కీపర్
ఈ సమావేశ పాత్ర ప్రతి ఎజెండా అంశంపై గడిపిన సమయంతో నాయకుడికి సహాయపడుతుంది. టైమ్ కీపర్ ఎజెండాపై స్పష్టమైన అవగాహన కలిగి ఉండాలి సమావేశం కోసం సంభాషణకు మార్గనిర్దేశం చేయండి కేటాయించిన సమయ స్లాట్‌లను సూక్ష్మ పద్ధతిలో అనుసరించడానికి. ప్రస్తుత ఎజెండా అంశంలో 5-10 నిమిషాలు మిగిలి ఉన్నప్పుడు వారు మీటింగ్ పార్టిసిపెంట్‌లందరికీ గుర్తు చేస్తారు, తద్వారా అటెండెంట్‌లకు టైమ్ మేనేజ్‌మెంట్‌పై మెరుగైన గేజ్ ఉంటుంది.
పాత్ర #4: పాల్గొనేవారు
వారు మాఫియాను ఆడినప్పుడు ఎవరూ పౌరులుగా ఉండటానికి ఇష్టపడరు, కానీ సమావేశ విజయంలో పాల్గొనే పాత్ర పెద్ద పాత్ర పోషిస్తుంది. పాల్గొనేవారి ప్రధాన విధి చర్చలకు దోహదం చేయడం, అది ఎజెండా అంశాలు, మెదడు తుఫాను లేదా ప్రణాళిక. పాల్గొనేవారు అనేక విధాలుగా నాయకుడి పొడిగింపులు; వారు ఎజెండా అంశాలకు వీలైనంత ఎక్కువ సహకారం అందించాలి, ఇతరులు తమ ఆలోచనలను పంచుకోవడానికి సౌకర్యవంతమైన వాతావరణాన్ని సృష్టించాలి మరియు కేటాయించిన సమయాన్ని ట్రాక్ చేయాలి, తద్వారా సమావేశం వెంటనే ముగుస్తుంది. సమావేశం తర్వాత హాజరైనవారి పాత్రలను నిర్వచించడానికి నాయకుడు చిన్నగా ముందుకు వస్తే, గందరగోళాన్ని నివారించడానికి స్పష్టం చేయమని అడగండి.
రెగ్యులర్ సమావేశాల ప్రభావాన్ని మెరుగుపరచడానికి, విభిన్న బృంద సభ్యుల మధ్య భ్రమణ పాత్రలను నేను సిఫార్సు చేస్తున్నాను. ప్రతి హాజరైన ప్రతి పాత్రకు సాధారణ అవగాహన మరియు అనుభవం ఉన్న తర్వాత అది కొత్త సమావేశ ఆలోచనలు, దృక్పథాలు మరియు భాగస్వామ్యాన్ని ప్రేరేపిస్తుంది!
