Je! Ni Hatua zipi 5 za Usimamizi wa Mradi?

Kupata mradi ardhini inahitaji mfumo wa michakato na watu wenye talanta ili kumaliza kazi. Kwa maneno ya msingi, sio kazi rahisi!

Kutegemea mkutano wa video kushirikiana na timu nyingi na watu binafsi inahitaji upangaji na utekelezaji mzuri wa usimamizi wa miradi katika ofisi, idara na minyororo yote ya amri. Mshikamano, mawasiliano na ujumuishaji ni mambo muhimu. Yeyote unayeshughulika naye, iwe mdau, mteja au mfanyakazi, kuna sehemu nyingi zinazohamia kuzingatia kutoka kwa kuzaa hadi kujifungua.

Mradi wowote na kila unahitaji ujuzi kamili juu ya mzunguko wa maisha ya mradi. Kujua jinsi kila kazi ya awamu inapeana maarifa muhimu juu ya jinsi ya kuifikia. Lakini mkutano wa video hufanyaje ili kuwezesha mchakato wako? Wacha tuangalie kupitia mfumo wa hatua 5 za usimamizi wa mradi.

Ni jukumu la meneja wa mradi kujua, kupanga na kujenga "kuinua" kwa mradi kwa kuwa na uelewa kamili wa hatua tano za usimamizi wa mradi. Hii inafanya kazi kutoa mwongozo wazi na mafupi juu ya jinsi wazo litatoka kwa kufikirika hadi saruji. Imeendelezwa na Taasisi ya Usimamizi wa Mradi (PMI), awamu 5 za mradi wowote kutimizwa ni kama ifuatavyo:

1. Uanzishaji
Awamu ya kwanza ya mzunguko wa maisha, uanzishaji unahitaji mkutano wa kuanza ambao unazunguka kwa mteja na wawekezaji. Hapa ndipo malengo, malengo, mashaka, wasiwasi na mawazo na maoni yoyote ya awali yanajadiliwa. Wakati watoa maamuzi hawapo katika eneo moja tu, unaweza kutegemea kuanzisha mkutano mkondoni kwa mazungumzo ya video au simu ya mkutano kujadili hoja zifuatazo za kuzungumza:

• Wawekezaji na wadau ni akina nani?
• Je! Maono ya biashara na dhamira ni nini?
• Rekodi ya nyakati inakadiriwa nini?
• Je! Ni hatari gani zinazohusika?
• Je! Ni bajeti gani na rasilimali zinapatikana?

2. Kupanga
Mara tu malengo yamewekwa na kukubaliwa, wazo wazi la matokeo ya mwisho linaweza kueleweka vizuri. Kufanya kazi nyuma kuibua na kuunda mipango kadhaa ya kila mtu kufuata kuongoza timu kutoka kwa awamu ya kuanza hadi kukamilika.

Fanya mikutano mkondoni kwa:

• Kukusanya timu
• Kusambaza maelezo muhimu
• Anzisha malengo na malengo ya mradi

Awamu ya kupanga ni muhimu kwa kuchimba vifaa vifuatavyo 5:

• Kubuni muundo wa mradi
• Kuunda hati za mtiririko wa kazi
• Kukadiria bajeti katika idara zote
• Kukusanya, kutenga na kuteua rasilimali
• Tathmini ya hatari

3. Utekelezaji
Viongozi wa timu na mameneja wa miradi huwekwa kwenye mwendo wa kujenga zinazoweza kutolewa, kuwa katikati ya wateja, kukamilisha majukumu, kutekeleza michakato na zaidi. Mawasiliano ya moja kwa moja katika sehemu zote za mradi ni muhimu na muhimu kwa mafanikio ya kuleta wazo hilo kwa uhai.

Muhimu kwa awamu ya utekelezaji:

• Mikutano ya Mara kwa Mara
  Kukaa juu ya timu zilizo na mikutano iliyopangwa mkondoni husaidia kuweka mradi kwa ufupi na kwa njia inayofuata. Mawasiliano ya wazi kwa wakati na kioo kupitia mkutano wa video au simu ya mkutano huhakikisha matangazo machache machache, kufanya kazi kwa pamoja na harakati za kuharakisha vitu kwenye bomba.
• Uwazi
  Epuka vizuizi vinavyoweza kuzuilika wakati wa kukwamisha vizuizi vinavyoweza kuzuilika kama upangaji wa muda, kukodisha, kualika washiriki kwenye mikutano, na kuanzisha ni nani anayehusika na kazi gani kwa kujumuisha zana zingine za dijiti kama Slack, Outlook na Kalenda ya Google kwenye jukwaa lako la mkutano wa video.
• Usimamizi wa Migogoro
  Shida lazima zitatokea. Punguza kutokea kwa kuwaalika wale walio kwenye timu za "mstari wa mbele" kuzungumza na wasiwasi wa sauti, vizuizi au kitu chochote ambacho kinaweza kusababisha udhaifu katika mnyororo.
• Ripoti za Maendeleo
  Sasisho za kawaida zinazoshirikiwa wakati wa mkutano wa kusimama, kikao cha mazungumzo au mazungumzo ya video hufanya kazi kukaa mbele ya eneo na kutambua maswala kabla ya kutokea.

4. Ufuatiliaji na Udhibiti
Ikiwa huwezi kuipima, huwezi kuisimamia. Awamu hii inahitaji kukaguliwa ili kuhakikisha kuwa kila kitu kinalingana na kile kilichokubaliwa hapo awali. Je! Ni viashiria vipi vya utendaji? Ni nini kinachohitaji kutekelezwa ili kufikia tarehe za mwisho na vigezo vya kifedha?

Shikilia mikutano mkondoni na wachezaji muhimu kwa vituo vya ukaguzi vya kawaida, hakiki na ripoti za utendaji. Unaweza kufanya kijijini mawasilisho kupitia mkutano wa video ambao ni pamoja na mtiririko wa kazi, nyaraka na faili muhimu, na chochote kinachohitaji kushirikiwa na kusambazwa.

5. Kufungwa
Kufunga mradi ni muhimu kama vile kuanza. Pia inajulikana kama awamu ya "ufuatiliaji", ni karibu wakati huu wakati mradi uliokamilika uko tayari kwenda moja kwa moja kwa umma. Lengo kuu hapa ni juu ya kutolewa kwa bidhaa na utoaji.

Ni muhimu kwa msimamizi wa mradi kutathmini urefu wa maisha ya mradi huo kuanzia mwanzo hadi mwisho na:

1. Kuchunguza Utendaji wa Mradi
   Je! Kila timu ilipiga malengo na alama? Je! Mradi ulifanikiwa kwa bajeti na wakati? Je! Mradi ulitatua shida? Kushughulikia maswali haya na msaada zaidi kutathmini kama mradi ulifanikiwa au la.
2. Kuangalia Utendaji wa Timu
   Utendaji wa washiriki wa timu unaweza kupigwa chini mmoja mmoja kutathmini mafanikio ndani ya kikundi. Ukaguzi wa ubora, KPIs, na mikutano mkondoni hufanya kazi kutoa ufahamu wazi juu ya utendaji.
3. Kutathmini na Kuandika Kumbukumbu ya Kufungwa kwa Mradi
   Uwasilishaji kamili unajumuisha nyaraka zinazounga mkono ukuaji wa mradi kutoka kwa kuzaa hadi utoaji huhakikisha kukamilika kwa wateja na wadau.
4. Kuomba Mapitio
   Tathmini ya mwisho ya mradi hutoa kuangalia kwa karibu nguvu na udhaifu, kutoka mwanzo hadi mwisho. Pata ufahamu na ujifunze masomo kwa wakati ujao.
5. Kupitia Bajeti
   Kuweza kubainisha upotezaji wa bajeti pamoja na rasilimali ambazo hazijaguswa hutoa uelewa mzuri wa mafanikio (au kutofaulu), na husaidia kudhibiti upotezaji.

Baadhi ya mazungumzo ya mkutano mkondoni ni pamoja na:

• Je! Miradi ilikuwa nini?
• Je! Kuna fursa gani za ukuaji? Uboreshaji
• Je! Ni nini nguvu na udhaifu ulionyeshwa kupitia mchakato huo?

Ruhusu FreeConference.com itoe kampuni yako kwa uwazi na ufanisi jukwaa la mikutano ya video ya usimamizi wa mradi muhimu ili kuunda mshikamano na serikali kuu kwa nyanja zote za usimamizi wa mradi. Kwa matoleo mengi ya vipengele, miunganisho rahisi na uwezo wa ubora wa juu wa video na sauti, unaweza kutarajia mradi wako kuwasilishwa kwa kina na kushirikiana.