Azimio la Miaka Mpya # 2: Kupunguza Mafuta na Teleconferencing

Kila mtu anaweza kupoteza pauni chache baada ya Msimu wa Sikukuu ya Likizo– hata wafanyabiashara wana wasiwasi kuhusu "takwimu" zao Mwishoni mwa Mwaka! Hakuna kitu kibaya zaidi kuliko "mstari wa chini," unaosababishwa na wengi sana gharama zisizo za lazima kuongeza gharama zetu. Mwaka Mpya ni wakati mzuri kwa kikundi chochote kuamua kufanya kazi nadhifu na kupata mapato zaidi katika mwaka ujao, kwa kupunguza mafuta kidogo ya shirika.

Mojawapo ya njia bora za kupata matokeo bora ya kila mwaka ni kuongeza ufanisi wa teknolojia yetu ya mawasiliano.

Baada ya yote, mafanikio ya kikundi chetu yanatokana na timu yetu, na timu yetu inahitaji kuwasiliana na kufanya kazi pamoja ili kufanya vyema. Kwa bahati nzuri, teknolojia ya mawasiliano inaendelea kubadilika.

Hata kama tayari unatumia simu za mkutano ili kuongeza kiwango chako cha faida au ufanisi, utashangazwa na simu mpya ya mkutano. Vipengele Santa's Elves wamekuwa wakipika mwaka huu, na ni pesa ngapi unaweza kuokoa nao.

Usuli: Simu ya Mkutano 101

Kwa wale ambao bado hawajagundua jinsi mawasiliano ya simu yanavyofaa, hapa kuna njia mbili za kawaida za kupunguza kalori tupu kwenye Taarifa yako ya Gharama:

• Kwa mikutano ya umbali mrefu, Mikutano ya Video hutoa faida zote za mawasiliano ya ana kwa ana bila nauli ya ndege na hoteli. Unaweza kuziweka kwa dakika, na ni bure.
• Hata kama unaunganisha timu katika mji mmoja, au katika jengo moja, simu za mkutano kuondoa muda unaopoteza kufika kwenye mikutano. Mikutano ya teleconference huanza kwa wakati uliowekwa wakati kila mtu anapokea simu yake, na inapoisha, kila mtu anarejea kazini.

Simu za mkutano daima zimekuwa na ubora wa sauti wazi, pia, kwa sababu hutumia simu, si VOIP au Skype. Makampuni mengi hutoa heshima Nambari ya Bures kuwazuia washiriki wasichanganye simu zenye mwangwi wa Skype na sauti za roboti.

Hadi sasa nzuri sana.

Mageuzi ya Simu za Mikutano

Lakini hata kama wewe ni mtaalamu wa zamani katika teleconferencing, unaweza kushangazwa na njia zote mpya za kupunguza mafuta ya uendeshaji ambayo huvumbuliwa kila mwaka. Sisi sote hukwama katika utaratibu wetu wakati mwingine, na hakuna anayepata wakati wa kuendelea na kila uboreshaji mdogo katika mawasiliano ya kisasa. Kufanya Azimio la Mwaka Mpya la shirika la kuchunguza vipengele zaidi vya simu za mkutano husaidia kuweka shirika lako kuwa lenye tija na faida.

Moja ya mifumo ambayo inaendelea kuboreshwa katika simu za mkutano ni Mkutano wa Wavuti. Sehemu ya sauti bado hufanyika kwenye simu, lakini simu imeunganishwa kupitia mtandaoni Chumba cha Mkutano wa Kibinafsi kutumia Kushiriki kwa skrini ili kila mtu aweze kuchunguza nyaraka na mawasilisho sawa.

Kipengele kingine cha ubunifu cha kujaribu ni Kurekodi Simu ya Mkutano, ambayo hukutumia kiotomatiki faili ya MP3 ya simu yako yote kupitia barua pepe ndani ya saa mbili. Rekodi za simu ni bora kwa uchapishaji wa mitandao ya kijamii, dakika za mkutano na kuunda podikasti za kudumu za mawasilisho. Wasilisho lako la mkutano linaweza kupachikwa kama "TED Talk" ifikapo mwisho wa siku, kwa mibofyo michache ya kipanya. Simu zilizorekodiwa zinaweza kuwa Imeandikwa katika faili za Word kwa matumizi katika majarida, kama rekodi ya kisheria, au kwa wawasilishaji kutumia kutathmini kazi zao.

Makanisa yanatumia Mikutano mingi ya Kurekodi Wito kwa mahubiri, ili watu wao waweze kuwasiliana popote wanaposafiri.

Udhibiti wa Moderator endelea kuwa bora pia. Sasa unaweza kuchagua kama unataka tu mtangazaji aongee, washiriki waliochaguliwa au kila mtu mara moja. Vidhibiti vinaweza kusaidia kupunguza kelele ya chinichini, na kusaidia wasimamizi kuendelea kupiga simu kwa urahisi.

Vidhibiti vya Msimamizi havilipishwi, na utavipata kwenye Chumba chako cha Mikutano cha Kibinafsi mtandaoni.

Uboreshaji wa vipengele vinavyojulikana

Kwa wale waliozoea kufanya kazi na simu za mkutano, vipengele vyote vya usanidi vya kawaida ambavyo hurahisisha simu za mkutano vimehifadhiwa. Kupanga ratiba bado huhifadhi barua pepe za waliohudhuria ili kurahisisha kutuma Mialiko na Mawaidha na kuanzisha Wito wa Mara kwa Mara.

Bado unaweza kuongeza au kupunguza waliohudhuria kwenye menyu kunjuzi, lakini sasa unaweza kuongeza vikumbusho vya SMS kiotomatiki, kwa sababu watu wengi hujibu vyema zaidi kwa maandishi ya haraka.

"CU @ 10 AM re: Marketing."

Kuongeza au kuboresha mbinu za simu za mkutano wako kupitia Azimio la Mwaka Mpya ni rahisi kuliko kujisajili kwenye klabu ya mazoezi ya mwili, na ni rahisi zaidi kuliko kujitokeza haswa. Teleconferencing ni bure, sio lazima hata kuondoka kwenye dawati lako, na utapata matokeo ya papo hapo.

Simu za mkutano ni "Hakuna jasho," na kutumia vipengele zaidi vya simu za mkutano ndiyo njia rahisi zaidi ya kuongeza tija, kupunguza mafuta ya shirika, na kukuza msingi wa misuli zaidi.