Jinsi ya Kuwa na Mkutano wa Mradi wenye tija zaidi

Wakati mikutano ni muhimu kwa kuwezesha ushirikiano wakati wa mkutano wa mradi, inaweza kuwa ya kupoteza muda kubwa. Kwa kweli, watu wengi hufikiria karibu nusu ya mikutano wanayohudhuria kama "wakati uliopotea," na hii sio tu inawavunja moyo, lakini pia inafanya kuwa ngumu kwao kubaki wakizingatia kazi iliyopo.
Kama matokeo, ni muhimu kupata njia za kufanya mikutano ya mradi wako iwe na tija zaidi. Kufanya hivyo kutasaidia kubadilisha jinsi timu yako inaona mikutano, ambayo itageuza mikutano hii kuwa nafasi muhimu kwa watu kutafuta msaada kwa shida, kutoa maoni kwa wengine, na kupata sasisho juu ya hali ya jumla ya mradi.
Hii ni rahisi kusema kuliko kufanya, kwa hivyo kukusaidia kutumia vizuri mkutano wako ujao wa mradi, hakikisha kutumia mbinu zifuatazo za mkutano.

Unda Ajenda na Uizungushe

Jambo la kwanza unahitaji kufanya kuwa na mkutano wa mradi wenye tija zaidi ni kuamua ni nini haswa kitakachojadiliwa wakati kila mtu yuko kwenye chumba kimoja. Kuweka pamoja ajenda itakusaidia kujibu swali "mkutano huu ni wa nini?" ambayo inasaidia kufafanua ikiwa mkutano ni muhimu au la.
Kwa kuongezea, ni muhimu utume ajenda hii kwa washiriki wa mkutano angalau siku moja kamili mapema. Hii itawasaidia kupata maoni kuhusu mkutano huo ni nini, na katika tukio ambalo utajadili kitu kipya, itasaidia watu kuanza kufikiria vitu kabla ya kwenda kwenye mkutano.
Kwa hatua hii, ikiwa kuna kitu kingine chochote ambacho ungependa watu wafanye kabla ya kuja kwenye mkutano, hakikisha unasema hivyo kwa ajenda yako. Kwa mfano, ikiwa unataka wasome kitu, au ikiwa unataka wakusanye data, basi ni busara kuwaambia wafanye hivi kabla ili uweze kuruka wakati mkutano wa mradi utaanza.

Weka na Heshimu Mipaka ya Wakati

Sehemu ya kile kinachofanya mkutano kuhisi hauna tija ni kuzidi wakati uliowekwa. Mikutano ipo kwa madhumuni maalum, na ikiwa unaanza kuteleza kutoka kwa kazi iliyopo, basi ni rahisi kumaliza muda na labda unahitaji kuongeza mkutano, au kumaliza bila kutimiza lengo lako.
Njia nzuri ya kuzuia hii kutokea ni kuweka kikomo cha muda kwa kila kitu kwenye ajenda na kushikamana nayo. Ikiwa kitu kitatokea ambacho kitakusababisha kupita kwa wakati uliopangwa, basi fikiria kuweka mada hiyo; unaweza kupanga ratiba ya mkutano mwingine na kikundi kingine cha watu kwenda juu yake baadaye. Kuvunja kazi kama hii pia kutasaidia kuifanya timu yako ya mradi kufanikiwa zaidi.
Mwishowe, unaweza pia kutumia vipima muda kukusaidia kuheshimu mipaka ya wakati na kuweka mkutano wako kwenye ratiba. Kufanya hivi hakutakusaidia tu kuwa na tija zaidi, lakini pia itaonyesha kwa timu yako kwamba unaheshimu wakati wao na utafanya kila linalowezekana kuepusha kuipoteza.

Pata Watu Sahihi Chumbani

Sehemu ya ufunguo wa mkutano wa mradi wenye tija ni kuhakikisha kuwa watu sahihi, na watu sahihi tu, wapo. Hakuna kitu kibaya zaidi kuliko kutumia saa moja ndani ya mkutano ambao haukuhitaji kuhudhuria, na ikiwa hii itatokea, ni kwa sababu mratibu wa mkutano hakutumia wakati wa kutosha kuuliza ni nani kweli anahitajika kuwapo.
Ili kukusaidia kufanya hivyo, fikiria aina tofauti za mikutano ambayo unaweza kuwa nayo, kama vile:

• Mikutano ya uamuzi: Kusudi la mkutano huu ni kushirikiana na kupata njia bora ya kusonga mbele, na hii inamaanisha kuwa ni wale tu ambao wanaelewa mradi kwa ukamilifu wanapaswa kuwa hapo. Kila mtu mwingine atakuwa wa ziada tu, na hii itafanya mkutano uonekane hauna maana.
• Mikutano ya kazi: Hizi hufanyika wakati watu wanahitaji kushirikiana kwenye kazi maalum, na ni wale tu ambao wana jukumu la kumaliza kazi hii wanahitaji kuwa kwenye mkutano.
• Mikutano ya maoni: Hizi huwapa mameneja nafasi ya kusikia kutoka kwa timu yao juu ya kile kinachofanya kazi na kisichofanya kazi. Ni vizuri kuwa na haya wakati wote wa mzunguko wa maisha ya mradi ili watu waweze kujisikia huru kuzungumza wakati kitu fulani hakiendi vizuri. Na kulingana na saizi ya timu yako, hii ndio aina pekee ya mkutano ambapo kila mtu anaweza kuhitaji kuwapo.

Tumia Zana sahihi

Zana unazotumia pia zitachukua sehemu kubwa katika kuamua jinsi mikutano yako inavyokuwa na tija. Kwa mfano, kushiriki skrini, mkutano wa video, na ubao mweupe vyote hufanya iwe rahisi kwako kushirikiana na watu ndani ya chumba, na kufanya mkutano wako uwe na ufanisi zaidi. Na zana hizi zote na zaidi hutolewa na BureConference.com.
Umuhimu wa kuwa na zana sahihi ni kubwa zaidi katika maeneo ya kazi ya leo. Kampuni nyingi zina maeneo mengi, au huruhusu watu wafanye kazi kwa mbali, ikimaanisha watu wameenea katika miji au nchi tofauti. Kutumia teknolojia sahihi kunaweza kufanya ionekane kama kila mtu yuko kwenye chumba kimoja, na iwe rahisi kwako kufanya mkutano wa mradi wenye tija.

Badilisha Mkutano Wako Unaofuata wa Mradi

Hakikisha kuingiza timu yako katika mchakato wa kupanga mkutano, na kukusanya maoni kutoka kwao ili uweze kuboresha mchakato wako wa mkutano. Kutumia mbinu zilizojadiliwa hapa zitakusaidia kubadilisha mikutano yako kutoka kwa upotezaji wa wakati unaowakera kuwa fursa za kushirikiana na ubunifu.

Kuhusu mwandishi: Kevin Conner ni mjasiriamali ambaye anamiliki biashara kadhaa zikiwemo Utaftaji wa Broadband, huduma iliyojitolea kusaidia watu na wafanyabiashara kupata mtandao bora wa bei pana. Kuendesha na kukuza biashara zake kunajumuisha upangaji mkubwa wa mradi na usimamizi na Kevin anapenda kushiriki uzoefu wake na wengine kuwasaidia kufanikiwa.

[ninja_form id = 7]