Jinsi ya Kuwa na Mkutano Mzuri wa Mkutano

Mkutano wa kibinafsi umekuwa njia bora zaidi, na ya kuaminika ya kukusanyika lakini kwa nguvu za wafanyikazi kuongezeka na kunyoosha kote ulimwenguni, simu za mkutano ni muhimu zaidi kuliko hapo awali. Ikiwa wewe ni kundi kubwa au dogo kwa biashara ya katikati, mahitaji yako ya kipekee yanahitaji mawasiliano wazi na mafupi.

Fikiria wito wa mkutano kama meza halisi ya mkutano ambapo kila mtu anapatikana kushiriki kwenye mazungumzo bila kujali yuko wapi. Wito wa mkutano huwezesha ushirikiano wa kikundi na ni njia mbadala kamili ya kukutana na mtu, kukuokoa wakati wa kusafiri, gharama za kusafiri na malazi.

Lakini unaje wito mzuri wa mkutano, ambao ni wa kibinadamu tu, wenye tija na ubunifu bila kuwapo kimwili? Katika chapisho hili, tutashughulikia vidokezo vya juu vya kufanya mikutano ya simu laini ikiwa hii ni simu yako ya kwanza ya mkutano au unatafuta njia za kuboresha kila simu muhimu kutoka hapa nje!

Kuwa kwa wakati na kupangwa kwa kuanza

Kama tu mkutano wowote uliofanyika kibinafsi, ufuatiliaji ni matarajio. Kuonyesha kwa wakati au hata kidogo mbele ya mwanzo uliopangwa ni kufikiria kwa njia nyingi.

Kwanza, inakupa muda wa kuingia kwenye chumba cha mkutano na ujitambulishe na mipangilio. Angalia karibu ili uone kitufe cha bubu iko wapi na ujaribu huduma zingine za ziada ambazo zinaweza kutumika wakati wa simu yako. Angalia mahali ambapo huduma ambazo utatumia zaidi ziko; "Anza," "Ratiba," nk.

Pro-ncha: Angalia muziki wa kushikilia unapoingia kwenye mkutano? Hii inaashiria uko mahali pazuri na ni jambo la kufikiria ambalo linaonyesha kwa wageni wanaokuja mkondoni kuwa simu itaanza hivi karibuni.

Pili, tumia nyakati hizi chache kuangalia maikrofoni yako na spika ili kuhakikisha kuwa hakuna shida za kiufundi mara tu mkutano wa mkutano utakapoendelea. Hii itapunguza usumbufu na wakati mbaya kutumia utatuzi.

Tatu, fanya adabu ndogo ya "wito wa mkutano". Hakuna kitu cha kuogofya zaidi kuliko sauti ya kubana ya begi la chips au maoni kutoka kwa kelele ya nyuma. Kuwa na kichwa chako cha kichwa tayari, kompyuta yako ya mbali imeshtakiwa kikamilifu na vitu vingine vyovyote ambavyo unaweza kuhitaji mkononi - ondoa vitafunio vyenye kelele! Baada ya kutumia muda mfupi kujipanga na mazingira yako kuwa "mkutano-wito-tayari" itakuweka ili kuacha hisia nzuri ya kwanza au kuendelea na mkutano wenye tija.

Kuwa tayari

Je! Unawasilisha wakati wa simu hii ya mkutano? Kuandaa? Kushirikiana? Kusudi la usawazishaji huu ni nini?

Mara tu unapoweka jukumu lako, unaweza kupanga mapema na kuvunja simu ya mkutano ili iweze kumeng'enywa kwa washiriki wengine. Kujua sababu ya kwanini kila mtu anakuja pamoja, unaweza kutoa mkutano wenye nguvu kwa watu sahihi bila kuchelewa au shida.

Fikiria ni faili zipi zitahitaji kushirikiwa wakati wa mkutano wa mkutano. Kuwa nao kwenye desktop yako tayari kuvuta na kuacha kwenye simu au kupiga Kipengele cha Kushiriki Screen kuonyesha washiriki kile unachokiona kwenye skrini yako.

Wakati wa kuwasilisha ujumbe wako, fikisha maoni yako wazi na uwasilishe matokeo yako au uwasilishaji kwa mwanzo, katikati, na mwisho. Wakati mwingine muda wa umakini hukosa, kwa hivyo kwa kuwa umefanya mazoezi ya sehemu yako ya mkutano kabla ya wakati, unaweza kuelezea wazo lako na ukate kwa urahisi.

Licha ya jukumu lako, hata kama mwangalizi tu, kupanga mapema kuelewa kusudi la simu na kuanzisha upokeaji itahakikisha unavuta mkutano bila mshono kila wakati.

Shikamana na Ajenda

Wakati mwingine simu za mkutano zinaweza kusababisha mazungumzo marefu, haswa ikiwa unajadili yaliyomo kwenye kiwango cha juu, ukitoa maoni, ukifikiria malengo ya ubunifu, au ukitoa maoni ya msingi.

Ili kuhakikisha kila mtu anakaa kwenye ratiba, fikiria kuunda ratiba huru kabla ya mkutano. Tuma kwa washiriki siku moja au mbili mbele ili waweze kugundua kile kitakachokuja. Kwa njia hiyo, watakuwa na wazo bora la nini cha kutarajia na wanaweza kuandaa maswali au kuwa tayari kwa maoni kabla ya mkutano.

Kidokezo: Washauri washiriki kuandika maswali yoyote yanayotokea na kuweka kando sehemu ya wakati mwishoni ili kuyajibu. Ikiwa wakati unaisha, waulize kila mtu ajumuishe swali lake kwenye barua pepe ambayo itajibiwa na kutumwa baadaye mchana. Au tumia huduma ya gumzo kwenye jukwaa lako la mkutano kushiriki maswali na maoni katika wakati halisi.

Pia, kusaidia kupunguza kuingia katika muda wa ziada, labda inafaa kuzingatia ikiwa mkutano wako unapaswa kujumuisha sehemu ya mkutano wa video. Hii inaweza kufanya kazi vizuri katika hali ambapo vidokezo vya kuona vinasaidia katika kufanya uamuzi kama wakati wa mahojiano halisi.

Rekodi Simu ya Mkutano

Mkutano ujao, jaribu kupiga rekodi ili uokoe sasa na utazame baadaye, na utaona jinsi kipengee hiki kina thamani.

Nasa kila kitu kilichotokea kwenye mkutano kwa wale ambao hawawezi kuhudhuria mkutano wa mkutano uliopangwa. Ni njia kamili ya kupitisha mambo muhimu, kupata uwazi, kuchagua vijisenti kidogo vya hekima au kuona jinsi ulivyopata kutoka hatua A hadi B.

Unaporekodi simu ya mkutano, una uwezo wa kuzingatia kabisa yale yanayotokea kabla yako. Andika kumbukumbu wakati wa zamani wakati unaweza kuwapo na usikilize kikamilifu. Mara baada ya usawazishaji kukamilika, unaweza kuiangalia na kuchagua na kuchagua sehemu muhimu zinazoathiri wewe na kazi yako.

Faida nyingine ya kurekodi; Unapata picha kamili ya jinsi uamuzi ulifanywa. Kwa kukamata mkutano kutoka mwanzo hadi mwisho, una historia ya mchakato kamili wa maendeleo. Hakuna wazo au maoni huachwa njiani. Kila hatua ya uamuzi uliyokufanya ufikie mahali ulipo inapatikana kwa vidole vyako kusoma na kujadili.

Mwishowe, mkutano wa kurekodi unasababisha hatua ya kuwajibika kati ya washiriki. Miradi na marekebisho yanapotengwa kwa rasilimali maalum, rekodi inapeana maelezo, na uwazi na inaweza kuzingatiwa kama "ramani na mpango wa utekelezaji" wa kufanya kazi.

Kuanzia hapa kwenda nje, kuna kitu kama wito mzuri wa mkutano.

Usawazishaji unaofuata unao, iwe ni mkutano wa simu au umeimarishwa na video, jisikie ujasiri kujua kuwa unapata mengi kutoka kwa mkutano wa mkondoni kama vile wewe mwenyewe.

Hakuna sababu wafanyikazi wako wanaokua hawawezi kuweka njia za mawasiliano wazi - mahali popote wakati wowote. Endelea kuwasiliana na kila mtu kutoka kwa timu yako ya karibu hadi kuajiri mpya kwa wateja watarajiwa katika pembe zote za ulimwengu na zana za simu za mkutano wa bure ambayo hukupa nguvu ya kuendelea kushikamana.

Ruhusu FreeConference.com ipe biashara zako zinazoongezeka kile inachohitaji ili kutoa kazi nzuri, kubaki na ushindani, na kuweka mawasiliano rahisi kutumia. Pamoja na huduma za wito wa mkutano wa bure na simu za mkutano wa bure wa video, unaweza kukaa karibu na wafanyikazi wako, hapa au nje ya nchi ukitumia teknolojia ambayo hutoa sauti ya hali ya juu na ubora wa video. Meza yako ya mkutano wa kawaida imekuwa kubwa zaidi!