Ni kweli kwamba mikutano ya chumba cha bodi ya ana kwa ana inapungua kutokana na ukuaji wa kasi wa teknolojia ya mawasiliano ya simu. Huku wafanyikazi wakizidi kuwa mbali, watu wengi zaidi kuchagua kufanya kazi nyumbani, na hitaji la wafanyikazi wenzako kutoka ofisi tofauti (na hata kutoka kote ulimwenguni) kushirikiana, simu za mikutano zinageuka kuwa ibada ya kawaida.
Lakini licha ya faida za simu za mikutano, watu wengi wanaogopa kuwa sehemu yao. Ikiwa uliwahi kujiunga na mmoja hapo awali, au hata kuwakaribisha, unajua mwenyewe jinsi wanavyoweza kuwa mbaya. Hapa kuna vidokezo sita ambavyo vitakusaidia kuboresha mkutano wako ujao:
Ingawa hii inaweza kuwa dhahiri, unapaswa kupanga simu yako ya mkutano kabla ya wakati. Unapaswa pia kuwa na lengo lililowekwa ili mkutano uwe na mwelekeo. Hii inasababisha ajenda (au malengo madogo) ambayo wewe na timu yako mnaweza kufanyia kazi wakati wa mkutano ili kila mtu abaki kwenye mada, na sio kuainisha mijadala mingine. Katika mfumo wetu wa kuratibu wavuti, unaweza kutuma timu yako mada na ajenda ya mkutano huku ukiunda mwaliko wako wa barua pepe. Kumbuka tu kuweka mialiko kuwa muhimu, fupi na rahisi. Timu yako hakika haiwezi kutayarisha mwaka mzima wa mipango na miradi kwenye simu moja ya saa 1 ya mkutano.
Kuna tani nyingi za usumbufu ndani ya mazingira ya ofisi ambazo zinaweza kukuzuia kufanya kazi. Hii Mapitio ya Biashara ya Harvard makala huorodhesha mambo mengi ambayo watu hufanya wakati simu ya mkutano inafanyika, ikiwa ni pamoja na kula vitafunio au kukamilisha kazi nyingine. Watu wengine hata huacha simu na kisha kudai kuwa wamelala. Puffin tayari amechapisha vidokezo vingine kuhusu jinsi ya kupunguza usumbufu, ambayo inaweza kupatikana katika FreeConference.com blog.
) Furahia Mkutano wa VideoIngawa baadhi yetu bado tunapendelea mikutano inayotegemea sauti, nyongeza ya mkutano wa video inaanza kuona kukubalika ndani ya mahali pa kazi. Kwa kuwa washiriki wanatazamana, kila mtu hubakia akijishughulisha na mada iliyopo. The Kushiriki kwa skrini kipengele pia huongeza mwelekeo mwingine wa kuona kwenye mkutano, na kuunda majadiliano ya kina zaidi.
Ili kuhakikisha kwamba kila mtu anakumbuka kwamba simu ya mkutano inalenga 'kufanya mambo' na si kupiga gumzo kuhusu wikendi, kila mtu anapaswa kufuata adabu za mkutano. Kila mtu ameweka kando kazi yake na kuweka juhudi katika kujiunga na wito, hivyo ni muhimu kwamba hakuna muda wa kupoteza. Chukulia simu yako ya mkutano kama mkutano wa ana kwa ana!
Iwapo mikutano yako ya awali haijaenda vizuri, unapaswa kuzingatia kupata watu zaidi wa kuchukua jukumu kubwa ndani yake. Mkutano uwe na kiongozi na mwezeshaji; kiongozi ni mtu anayepanga na kuendesha mkutano, huku mwezeshaji akihakikisha kuwa mkutano unaendana na ajenda. Usiogope kunyamazisha mtu ikiwa anashikilia maikrofoni; kama mtu yuko kimya, mwambie atoe mawazo yake ili mkutano ujumuishe washiriki wote. Hakikisha unaacha muda wa kuthamini mchango wa kila mtu ili mkutano umalizike kwa njia nzuri.
Mpangilio mzuri ni kama mashine inayohitaji kogi zilizotiwa mafuta vizuri; cogs ambayo ni zikiwemo za wenzako. Kukaribisha simu za mkutano ni njia mojawapo ya kuweka kila mtu akishirikishwa na kusasishwa.
Ikiwa unatazamia kuwa na simu bora zaidi za mkutano, ni jambo la maana kutumia huduma bora zaidi! BureConference.com inakuwezesha kufanya yote yaliyo hapo juu, na mengi zaidi. Ikiwa unahitaji habari zaidi, a orodha kamili ya vipengele inaweza kupatikana kwenye yetu tovuti.
Kwa nini usijaribu kukaribisha simu ya mkutano na Mkutano wa Bure leo? Ni rahisi kuliko unavyofikiri, na ni bora zaidi kuliko huduma yoyote mbaya ya mkutano wa wavuti unayotumia…
Unda akaunti yako ya FreeConference.com na upate ufikiaji wa kila kitu unachohitaji kwa biashara yako au shirika kufikia msingi, kama video na Kushiriki kwa skrini, Kupanga ratiba, Mialiko ya Barua pepe, Mawaidha, Na zaidi.
