Funguo la kuendesha mkutano rasmi rasmi ni ajenda iliyofikiriwa vizuri. Unapojiandaa kabla ya wakati kwa kuandika ajenda mapema na habari ya kina juu ya mkutano huo, sio tu utaokoa muda kwa kila mtu anayehusika, lakini matokeo yake yanafanikiwa zaidi.
Hapa kuna vitu 5 ambavyo unapaswa kujumuisha wakati wote wakati wa kuunda ajenda ya mkutano mzuri:
Hii inaweza kuwa sehemu muhimu zaidi ya ajenda. Inabainisha kusudi la mkutano na matokeo au uamuzi ambao unatarajia kufikia mwisho. Inaruhusu kila mtu anayehusika kuwa na uelewa wazi wa kile unajaribu kufikia na kwanini ushiriki wao unathaminiwa.
Wakati ajenda inajumuisha kuanza na lengo, unazingatia zaidi matokeo ya mwisho. wakati unaunda ajenda zingine za mkutano, kuboresha ufanisi wa mkutano wako kabla hata haujaanza.
Mara tu lengo la mkutano likiwa limeanzishwa, jiandae kwa mkutano na orodha ya mada muhimu kwa majadiliano.
Kila mada ya majadiliano inapaswa kusaidia katika kufikia lengo la mkutano. Orodha inaweza kuwa fupi lakini inapaswa kuwa na maelezo ya kutosha ili washiriki wa timu waweze kujiandaa kwa mkutano wa timu ili kutoa mchango mzuri.
Njia ya kawaida ni kuweka kila mada kama swali. Hii inaweka mchakato wa mawazo kwa washiriki wako na hutoa kuangalia juu ya uhusiano wake na lengo la mkutano.
Kila mada inapaswa kuwa na mmiliki na muda maalum wa kufunika mada. Umiliki wa mada hutoa uwajibikaji. Muda unaweka mkutano kwa ratiba. Pakua ajenda yetu ya mkutano wa bure hapa: Ajenda ya Mkutano wa FreeConference Download
Changamoto hujitokeza, sio wakati wa kuamua ni nani wa kualika, lakini ni nani hatakaribisha. Ni watu tu ambao wanahitaji kweli kuwa kwenye mkutano wanapaswa kuwa kwenye orodha hii.
Ikiwa umeanzisha malengo yako ya mkutano na umepewa mada za mkutano, unapaswa kuwa na msingi mzuri wa kufanya kazi kumaliza orodha yako ya waliohudhuria. Kwa kuzingatia hilo, jiulize maswali matatu wakati wa kuzingatia kila mshiriki wa mkutano. Ikiwa unajibu ndiyo kwa maswali yoyote, mwongeze kwenye orodha ya vitu vya ajenda:
Ikiwa hauna uhakika, fikiria kufanya mahudhurio yake kuwa ya hiari. Unaweza kutuma muhtasari wa baada ya mkutano kila wakati, kurekodi, au kunakili badala yake. Dakika za mkutano kutoka kwa mchukua dokezo, hazihitajiki kila wakati.
Moja ya malalamiko makubwa juu ya mikutano ya biashara ni kwamba ni kupoteza muda. Kusimamia mikutano inakuwa rahisi wakati usawazishaji unakaa karibu dakika 30. Heshimu wakati wa wenzako bila kupoteza muda au kupoteza matokeo.
Ufuatiliaji ni muhimu kama vile mkutano wenyewe. Chini ya template ya ajenda ya mkutano, ni vyema kujumuisha sehemu ambayo wahudhuriaji wanaweza kuandika madokezo, kuweka kumbukumbu za vitendo, maamuzi na mambo ya kuchukua. Kuwa na sehemu hii hupanga hitimisho lililofanywa katika mkutano na huwaruhusu waliohudhuria kuibua mchakato unaopaswa kufanyika baadaye.
Mada zisizotarajiwa zinaweza kutokea wakati wa mkutano ambazo husababisha kuzingatia lengo la mwisho. Kukaa kwenye njia na kwa wakati, "paka" mjadala wa mada kwenye "Maegesho ya Maegesho", kawaida mwishoni mwa ajenda, kupitia tena nje ya mkutano uliopita. Neno lingine la kawaida kwa hii ni "Wacha tuchukue hii nje ya mtandao."
Hii ni muhimu sana ikiwa wahudhuriaji watashiriki kwenye mkutano wako kwa mbali. Hakikisha kuwa maelezo yote ya mkutano yameainishwa wazi na sahihi, pamoja na nambari za kupiga simu, nambari ya ufikiaji, na viungo vyovyote kwenye chumba chako cha mkutano mkondoni.
Au, tengeneza mkutano na FreeConference.com na maelezo ya mkutano yamejaa katika mialiko na vikumbusho vyote, pamoja na ajenda yako ya mkutano.
Arifa ya mapema inawapa washiriki wakati wa kujiandaa kwa mkutano wa bodi na kuhakikisha kuwa hawana mizozo yoyote katika ratiba yao.
Arifa ya mapema inapeana washiriki na wakati wa kujiandaa kwa mkutano na kuhakikisha kuwa hawana mizozo yoyote katika ratiba yao.
Unda akaunti yako ya FreeConference.com na upate ufikiaji wa kila kitu unachohitaji kwa biashara yako au shirika kufikia msingi, kama video na Kushiriki kwa skrini, Kupanga ratiba, Mialiko ya Barua pepe, Mawaidha, Na zaidi.
