Vilka är de fem stadierna av projektledning?

För att få ett projekt från marken krävs ett system av processer och begåvade individer för att få jobbet gjort. I grunden är det ingen enkel prestation!

Att förlita sig på videokonferenser för att samarbeta med flera team och individer kräver organisation och effektiv projektledningsimplementering över olika kontor, avdelningar och befälskedjor. Sammanhållning, kommunikation och centralisering är viktiga faktorer. Vem du än har att göra med, vare sig det är en intressent, kund eller anställd, finns det många rörliga delar att ta hänsyn till från idé till leverans.

Varje projekt kräver omfattande kunskap om projektets livscykel. Att veta hur varje fas fungerar ger värdefull insikt om hur man ska närma sig det. Men hur fungerar videokonferenser för att stärka din process? Låt oss ta en titt genom ramarna för de fem stadierna av projektledning.

Det är projektledarens ansvar att känna till, planera och bygga projektets "lansering" genom att ha en grundlig förståelse för de fem projektledningsstegen. Detta fungerar för att ge en tydlig och koncis plan för hur idén ska gå från abstrakt till konkret. Utvecklad av Project Management Institute (PMI), är de fem faserna för att ett projekt ska kunna förverkligas följande:

1. Initiering
Den första i livscykelfasen, initieringen kräver ett kick-off-möte som slingrar i kunden och investerare. Det är här mål, mål, tvivel, oro och eventuella inledande tankar och idéer diskuteras. När beslutsfattare inte finns på bara en plats kan du lita på att inrätta ett onlinemöte för en videochatt eller konferenssamtal för att diskutera följande samtalspunkter:

• Vilka är investerare och intressenter?
• Vad är affärsvisionen och uppdraget?
• Vad är den uppskattade tidslinjen?
• Vilka är några av riskerna?
• Vilken budget och resurser finns tillgängliga?

2. Planera
När målen har fastställts och kommit överens kan en tydligare uppfattning om det slutliga resultatet bättre förstås. Att arbeta bakåt för att visualisera och formulera en uppsättning planer för alla att följa guidar teamet från startfasen till slutförandet.

Genomföra online -möten för att:

• Sätt ihop lag
• Överför viktiga detaljer
• Upprätta projektmål och mål

Planeringsfasen är avgörande för borrning av följande fem komponenter:

• Utforma en projektstruktur
• Skapa arbetsflödesdokument
• Uppskatta budgetar mellan olika avdelningar
• Samla, fördela och utse resurser
• Riskbedömning

3. Utförande
Teamledare och projektledare sätts igång för att bygga leveranser, vara mellanhand för kunder, utföra uppgifter, implementera processer och mer. Direkt kommunikation över alla delar av projektet är nödvändig och avgörande för att lyckas förverkliga idén. Inkorporerande Samarbetsverktyg kan underlätta denna kommunikation och säkerställa sömlös samordning och informationsdelning mellan teammedlemmar.

Viktigt för genomförandefasen:

• Frekventa möten
  Att hålla koll på team med schemalagda onlinemöten hjälper till att hålla projektet i korthet och på rätt spår. Tidig och kristallklar kommunikation via videokonferenser eller konferenssamtal säkerställer färre blinda fläckar, bättre lagarbete och snabbare förflyttning av objekt i rörledningen.
• Öppenhet
  Undvik potentiella block när det gäller lätt förebyggbara hinder som schemaläggning, anställning, inbjudning av deltagare till möten och fastställ vem som är ansvarig för vilken uppgift genom att integrera andra digitala verktyg som Slack, Outlook och Google Kalender i din videokonferensplattform.
• Konflikthantering
  Problem kommer säkert att uppstå. Lindra händelser genom att bjuda in dem i "frontlinjerna" -teamen att uttala sig och uttrycka oro, flaskhalsar eller något som potentiellt kan utgöra en svaghet i kedjan.
• lägesrapporter
  Regelbundna uppdateringar delas under en standup -möte, sammandragning eller videochatt fungerar för att ligga före kurvan och identifiera problem innan de händer.

4. Övervakning och kontroll
Om du inte kan mäta det kan du inte hantera det. Denna fas kräver kontroll för att se till att allt stämmer överens med vad som enades om tidigare. Vilka är de viktigaste prestationsindikatorerna? Vad behöver implementeras för att uppfylla deadlines och ekonomiska parametrar?

Håll onlinemöten med nyckelpersoner för rutinmässiga kontrollpunkter, granskningar och prestationsrapporter. Du kan genomföra distanspresentationer via videokonferenser som inkluderar arbetsflöden, viktiga dokument och filer , och allt som behöver delas och spridas. Där du behöver få mer insikt i teamets dagliga aktiviteter, och särskilt när de inte arbetar på kontoret – det är där du kan behöva använda programvara för att övervaka anställda som arbetar hemifrån . Inte bara av produktivitetsskäl, utan också för att analyserna kan hjälpa till att identifiera flaskhalsar i processer, eller att teamet använder föråldrade appar.

5. Stängning
Att avsluta projektet är lika viktigt som att börja. Kallas även ”uppföljningsfasen”, det är vid denna tidpunkt då det färdiga projektet är klart att gå live för allmänheten. Huvudfokus ligger här på produktsläpp och leverans.

Det är viktigt för en projektledare att bedöma projektets livslängd från början till slut genom att:

1. Undersöker projektprestanda
   Slog varje lag sina mål och markörer? Har projektet genomförts inom budget och tidsramar? Löste projektet ett problem? Att ta itu med dessa frågor och mer hjälp för att bedöma om projektet lyckades eller inte.
2. Tittar på lagprestationer
   Lagmedlemmarnas prestationer kan ytterligare utvecklas individuellt för att bedöma framgång inom gruppen. Kvalitetskontroller, KPI: er och onlinemöten fungerar för att ge tydligare inblick i prestanda.
3. Bedöma och dokumentera projektstängning
   En grundlig presentation som sammanställer underlag som visar projektets tillväxt från befruktning till leverans säkerställer korrekt slutförande för kunder och intressenter.
4. Begär recensioner
   En slutlig utvärdering av projektet ger en närmare titt på styrkor och svagheter, från början till slut. Hitta insikter och lär dig lärdomar till nästa gång.
5. Går över budget
   Att kunna identifiera budgetförluster såväl som orörda resurser ger en bättre förståelse för framgång (eller misslyckande) och hjälper till att hantera slöseri.

Några online -mötespratpunkter inkluderar:

• Vad var projektets takeaways?
• Vilka är tillväxtmöjligheterna? Förbättring
• Vilka styrkor och svagheter visade sig genom processen?

Låt FreeConference.com förse ditt företag med den tydliga och effektiva plattformen för videokonferenser för projektledning som krävs för att skapa sammanhållning och centralisering för alla aspekter av projektledning. Med ett brett utbud av funktioner, enkla integrationer och högkvalitativa video- och ljudfunktioner kan du förvänta dig att ditt projekt kommuniceras och samarbetas noggrant.