Vad är online projektledning?

Att hantera ett projekt online kräver en mängd olika digitala verktyg för att lyfta ditt projekt från marken. Oavsett om du använder online projekthanteringsprogramvara, en videokonferensplattform eller båda, kan du hålla bättre koll på allt från befruktning till leverans med digitala verktyg som effektiviserar kommunikation.

Låt oss ta en titt på hur en videokonferensplattform höjer kvaliteten på online projektledning.

Vad är det?

Online projektledning är beroende av digitala verktyg som stöder alla faser av ett projekts livslinje: Initiering, planering, genomförande, övervakning och stängning. Projektledare leder schemaläggning, resursfördelning, budget, kvalitet och övervakar kommunikation - vilket gör videokonferenser till en värdefull tillgång för projektets framsteg.

Programvara för projektledning online gör uppgifter, projekt och lagarbete mer synliga och påtagliga, medan videokonferenser är det digitala verktyget som skapar de virtuella samarbetsutrymmena för att bocka av dessa rutor.

Med en videokonferensplattform på plats kan en projektledare hålla kontakten och nå ut för att effektivt kommunicera med individer och team. När projektledning är effektiv kan projekt växa och utvecklas i snabbare takt. Som ett resultat blir arbetet snabbare eftersom team enkelt kan träffas, dela och samarbeta utan friktion.

Förbättringar på projekt, snabbare överföring av information och kritiska uppdateringar är alla ett resultat av ökad kommunikation och bättre projektledning genom en videokonferensplattform.

Hur är det fördelaktigt?

Använda programvara för projektledning för videokonferenser som ett verktyg för att driva ditt projekt säkerställer att du håller dig i tid, inom räckvidd och inom budget.

• I tid: Anpassa snabbare med beslutsfattare, leverantörer, leverantörer-alla som är involverade i projektet-när du kan skapa ett onlinemöte med några klick.
• I omfattning: Håll dig inom det förutbestämda arbetsområdet utan att behöva backa eller stöta på uppsägningar. Om ändringar av projektets utrullning inträffar är det lätt att korrigera och hålla viktiga aktörer informerade.
• Inom budget: Spara pengar när du kan lägga ut uppgifter och inte resa eller spendera på boende. Håll detaljerad information och möten med värdstatus online regelbundet för att diskutera ekonomi, prognoser och eventuella förutsebara utgifter.

Vem behöver det?

Projektledare möter många utmaningar som kan bromsa framsteg och tillväxt för ett projekt. Det är inte ovanligt att du stöter på någon av följande hicka:

• Slöseri med tid att skaffa information, uppdatera scheman, söka efter filer och dokument och uppdatera team
• Det gick inte att snabbt sprida förändringar i projektet och informationen
• För många projektledare med en annan stil och inställning
• Spridda prioriteringar
• Inte tillräckligt med resurser
• Odefinierat arbetsområde
• Tidsfrister gynnade framför arbetets kvalitet
• Teamet kan inte centralisera kommunikation och arbetskanaler

Men när en eller flera av dessa utmaningar dyker upp, hur kan du arbeta för att ändra eller förhindra att de händer igen? Genom att använda videokonferenser och dess tillhörande funktioner kan projektledare anpassa vad som behöver göras med sätt att få det gjort.

Med onlinekommunikation i centrum för att förverkliga ett projekt kan du använda följande videokonferensfunktioner för att stärka ditt onlinemöte, genomgångar, uppdateringar och mer:

• Inbjudningar och påminnelser
  Planera dina möten i förväg (eller på plats!) Och inkludera all relevant information. Klicka för att ställa in påminnelser och bjuda in någon från adressboken.
• SMS-aviseringar
  Påminn deltagarna om att ett viktigt möte kommer genom att kontakta dem direkt på sin mobila enhet med relevant information.
• Gruppinbjudningar
  Skapa grupper i din adressbok som redan är utsedda så att du bara kan klicka och få igång gruppen.
• Tidszon Schemaläggare
  Möt sömlöst online utan att behöva gissa tidszoner. Använd bara funktionen för att ange din stads tid och datum och hitta den perfekta tiden att träffas.
• Dokumentdelning
  I stället för att spendera tid på att leta efter en specifik fil eller titta igenom gamla e -posttrådar kan du dela viktiga medier, länkar och videor på plats. Alla dokument ingår i samtalssammanfattningsmeddelanden.
• Mobile App
  Även om du springer mellan kontor och hem kan du hålla kontakten och i tid genom att gå med i ett möte var som helst. Använd Android- eller iOS -appen från din enhet för att hoppa på ett samtal på språng!

(alt-tag: Tre personer som arbetar vid bordet, pratar och interagerar på surfplattan medan de ritar upp planer på arbetsbordet på kontoret)

Videokonferenser för att hjälpa dig hantera dina projekt onlineerbjudanden:

1. Möjligheten att ansluta ansikte mot ansikte
   Särskilt om ditt team finns i olika delar av staden, landet eller världen kan en e -postkonversation missförstås och detaljer kan förbises i långa textmeddelanden och e -postkedjor. En snabb videochatt erbjuder deltagarna ett annat sätt att hålla kontakten, bygga upp en rapport och kommunicera mer kortfattat, särskilt när kroppsspråk och ansiktsuttryck är synliga.
2. Realtidsanslutningar
   En videochatt är det perfekta tillfället att ge och ta emot omedelbar feedback eller skicka och ta emot filer på plats. Arbetet kan samarbetas i realtid med online-whiteboardtavlan och skärmdelning. Att klara uppgiften behöver inte göras ensam eller i en silo när deltagarna tydligt är medvetna om tidsfrister som anges i ett projekthanteringsverktyg eller skickas information om ett kommande onlinemöte via SMS -aviseringar.
3. Bättre användning av resurser
   Projektledare kommer att andas ut och veta att de kan lita på en videokonferensplattform som inte bara ansluter heltidsarbetare utan även frilansare och kontraktsarbetare. Ta kontakt med specialiserade talanger för engångsprojekt eller sätt ihop ett specialiserat team oavsett geografi. Ett mer videocentriskt förhållningssätt till din kommunikationsstrategi bjuder in människor baserade på talang istället för närhet. Dessutom kan ditt projekt spara resurser och tid och hålla dig på budgeten.
4. En förbättrad process
   Med fokus på videokonferenser i kärnan i din kommunikationsstrategi har ditt projekt de extra fördelarna med att skapa direkta och framåtriktade anslutningar för att ta itu med problem, se flaskhalsar och föra samman människor.

Låt FreeConference.com väcka ditt projekt till liv. Med sina professionella webbkonferensstjänster plus gratisfunktioner inklusive skärmdelning, mötesrum online, videokonferenser och mer - GRATIS - kan du ansluta med ditt team, kunder och överledningen för att göra ditt projekt till verklighet. Brainstorma, sätt upp mål och gå tillsammans mot din gemensamma vision.