Vi som befolkning har genomfört många studier på sistone, i arbetet med att ta reda på varför möten fungerar – eller inte.
Ofta har vi stämplat dem som en ineffektiv tradition; vanligtvis ses som ett slöseri med tid (om inte folk faktiskt kom förberedda) och det är säkert att anta att vi alla har kommit till minst ett möte oförberedda. Så vad ger? Varför är möten så svåra att bry sig om? Varför är de så svåra att hantera? Varför fortsätter vi att ha dem?
Att använda programvaran FreeConference innebär att du har valt att dra full nytta av några av världens ledande virtuella konferensteknologier, och att du har gjort det på inga extra affärskostnader. Men när du väljer en Freemium-tjänst vet du också att vissa företag lämnar mycket övrigt att önska.
Lyckligtvis för dig innebär den prisvärda karaktären hos FreeConference-programuppgraderingar att du inte behöver offra ditt livs besparingar för att få tillgång till kvalitet, premiumfunktioner eller användbara uppgraderingar.
Vi vet att du förmodligen redan vill ta dig ur dina möten. De drivs inte alltid på ett smart sätt. Men har du funderat på att försöka få ut mer av dem?
Det är lätt att bli trött när vissa studier citera att möten tar ungefär en tredjedel av din tid, men vissa möten är viktiga - det är därför vi fortsätter att ha dem.
Eftersom gemenskap är avgörande för samarbete, och ingen verksamhet byggs ensam, har FreeConference utvecklat några imponerande funktioner som vill förbättra vårt sätt att interagera med våra kollegor och med vår data. De viktigaste frågorna vi har tittat på är frågor om tid, tydlighet, kontinuitet och ansvarsskyldighet.
Om du någonsin har behövt sitta genom en oändligt möte, du hade nog tid att komma på sätt du skulle ha gjort det annorlunda. Möten, om de är dåligt planerade, är svåra att förmedla utan korta agendor; beslutsfattandet blir förvirrat av ofokuserad diskussion och brist på informerat deltagande. Att utforma en effektiv agenda är ett av sätten att utnyttja kraften hos ett starkt team, eftersom det ger både den nödvändiga strukturen och informativt innehåll för att få saker att genomföras på rätt sätt.
Oavsett om ditt möte är dagligen, veckovis eller kvartalsvis, är det nödvändigt med en stark tidslinje för att upprätthålla effektiviteten, i grupper både stora och små. Nedan listas några viktiga faktorer att tänka på när du utformar agendan för dina möten. Tänk på följande:
Valde du ett ämne som involverar teamet du tar upp? De flesta vill diskutera saker som påverkar dem direkt. Diskussion kring frågor som involverar olika avdelningar är bra saker att ta upp under möten, för vilka resurserna har avsatts i syfte att gruppdiskussioner. Eftersom de flesta organisationer drivs av en
känsla av ömsesidigt beroende på kontoret behöver interna avdelningar ofta mötestid för att samordna och konsolidera sina ansträngningar.
Med tanke på teamets engagemang i det som diskuteras kan du också skräddarsy din agenda efter din publik och maximera publikens deltagande.
När du gör din agenda, fråga dig själv, påverkar detta personerna jag vänder mig till?
Att använda buzzwords som meningar om punktämnen kan lämna ett rum av proffs som slänger: om du tillkännager den framgångsrika nya produktlanseringen på agendan under "Bra grejer vi gjorde nyligen", är det troligt att du kommer att vara den enda på den sidan. Det är otroligt svårt att förmedla en diskussion om folk inte är tydliga i ämnet, än mindre kan förbereda sig för det effektivt.
Att använda frågeställningar för att ta upp punkter i ett möte är ett bra sätt att se till att diskussionen faktiskt löser problemet som presenteras. Med hjälp av vår hypotetiska framgångsrika produktlansering som ett exempel, fundera över detta: Vad fungerade bra för den lanseringen? Vilka marknader har vi öppnat med denna framgång? Var tar vi det härifrån?
När du gör ämnesrader för möten, fråga dig själv, Vilka är svaren jag letar efter? Vilken fråga hjälper oss bäst att nå dit?
Människor kan bli upprörda när de inser att det inte garanterar att de kommer att ha något att säga till om i den slutliga beslutsprocessen att be om deras input. Det är viktigt att kategorisera varje diskussion baserat på vad du letar efter från din publik. Avgränsa för gruppen vad du förväntar dig av deras svar. Det frågebaserade tillvägagångssättet hjälper dig att få fram mer användbara svar från ditt team, men kan också leda till frustration om du på något sätt vilseleder vad dessa svar används till.
Om mötet hålls så att du kan samla in synpunkter för ett större beslut, gör det känt. Om du behöver bollplank på en ny idé, ange det i agendan. Om du letar efter en konsensus i slutet av mötet, skriv ner det och gör det mycket tydligt att diskussionens slutmål är att besluta om något. På det här sättet undviker du att hamna i sidspår av stridspunkter bland medlemmar i ditt team som kan ha föreställningar om auktoritet som inte har vikt i just detta möte.
När du listar förväntningar på möten, fråga dig själv, letar jag efter input, information eller ett slutgiltigt beslut?
Den här frågan är en tvåbitssträvan, eftersom aktualiteten i din agenda kan avgöra vilken förberedelsenivå dina teammedlemmar uppnår. Ju tidigare du får agendan till dem, desto snabbare kan du förvänta dig att de överväger delar av dess diskursiva punkter och gör sig redo att ge dig sin input, eller samla information för att fatta ett välgrundat beslut med dig. Det är viktigt att ge ditt team lite heads up när de kommer fram till viktiga beslut eller möten som involverar förberedelser, eftersom du vill maximera tiden med alla inblandade parter, och att försöka informera människor medan andra som har förberett sitter och väntar är ett bra sätt att lämna ditt team frustrerade och dis-kongruenta. 
När du släpper mötesagendan till teamet, fråga dig själv, Om jag fick den här agendan just nu, skulle jag själv vara redo för det mötet i tid?
Att hålla en stor grupp människor vid ämnet är svårt. Att hålla dem på schemat är nästan omöjligt. Av denna anledning är det viktigt att inkludera en timingkomponent i utformningen av din mötesagenda. Varje avsnitt/fråga/ämnedel bör tydligt beskrivas inom en tidsram. Denna tidsram bör avsätta en tillräcklig tid för diskussion, revidering och slutsats. Detta är viktigt att beskriva innan mötet: ofta kommer du att få höra att vissa frågor antingen behöver mer tid i styrelsen eller kan minskas avsevärt.
När du gör tidluckor för varje avsnitt av din mötesdagordning, fråga dig själv, Hur används vår tid bäst? Kommer deras feedback att öppna en dialog som förtjänar ytterligare diskussion? Hur lång tid skulle jag vilja spendera på detta föremål?
Att bearbeta din agenda har mer att göra med de steg som är involverade i processen för alla punkter i mötet. Den räknar upp nivåerna av diskussion under vilken du försöker slutföra uppgiften. Att komma överens om hur ärenden ska behandlas ökar effektiviteten i ditt möte. Om du inte räknar upp hur du vill att teamet ska ta itu med varje fråga, kan vissa medlemmar hamna distraherade när de definierar problemet, medan vissa kanske diskuterar dess relevans för dem: ingen slutar fokusera på att identifiera eller utvärdera några lösningar.
Processen för att ta upp ett ärende bör finnas på den skriftliga agendan du kommer att tillhandahålla. När du kommer fram till den punkten under mötet, förklara processen som krävs för att nå en överenskommelse och sträva efter överenskommelsen.
När du först bestämmer denna process i din agenda, fråga dig själv, Hur vill jag leda den här diskussionen? Vill jag höra från individer eller team? Vill jag ha enhällig omröstning, valmöjligheter eller en brainstormdiskussion? Hur avgör jag när ett problem har lösts? Hur ser det ideala mötet ut för mig?
Detta kan vara den mest avgörande delen för att göra varje agenda - förståelse för att de alltid är i en förändringsprocess. Ingen agenda är immun mot tidens dårskap, oväntade förseningar, sjukdagar eller bakslag. Av denna anledning är det viktigt att vara mottaglig för förändringar. Dagordningens prioriteringar kommer utan tvekan att ändras i betydelse när datumet närmar sig och saker och ting blir mer stelnade i realtid. Allt eftersom projekten fortskrider, gör teamet det också, och därmed även agendans mål. Den första punkten på en bra agenda är "att redigera och omprioritera dagens agenda". Det här schemat är det bästa sättet att se till att ditt team är i enlighet med vad som diskuteras, varför, i vilken längd och med vilka förväntningar på dagen.
När du skapar en agenda för alla möten, fråga dig själv, Finns det utrymme för diskussion här? Hur kan jag bäst hantera det jag inte kan planera? Hur håller jag min diskussion centrerad?
Detta är en viktig punkt att ta med i din agenda. Det säger mycket om ditt ledarskap att kunna avbryta det brådskande av ett möte för att diskutera framgångselement med ditt team. Det är viktigt att alla känner att deras arbete värderas, trots tidsbrist, motgångar, hakar och utmaningar. Ett väl utfört jobb bör tas upp, och att använda några ögonblick under mötet för att gratulera ditt team till det som har fungerat bra är ett bra sätt att hålla uppe moralen och främja en stödjande arbetsmiljö.
Detta är en mindre, men lika viktig kategori. Det fungerar som lite av en påminnelse till ditt team om att det alltid finns utrymme för förbättringar. Oavsett om du har upplevt problem med aktualitet, intern kontorsdynamik eller helt enkelt haft en svår vecka på marknaden, se till att ditt team är medvetet om vad som förväntas av dem, hela tiden. Att sätta din kaffemugg i diskmaskinen är en liten men viktig del av att ta hand om en kontorsmiljö, och hur obetydligt det än kan tyckas, att nämna det som en del av ditt möte förstärker vikten av konsekvens.
Oavsett om du har hört talas om parkeringsplatsfenomenet eller inte, har du definitivt använt dess kärnkoncept. Den fungerar i huvudsak som bollplank för alla idéer som inte omedelbart kan tas upp i den aktuella mötesmiljön. Alla nya projekt, idéer, frågor och frågor kan "parkeras" på tomten och noteras som diskussionspunkter för framtida möten. Det betyder också att du alltid har en förvaringsenhet full av idéer som du kan återkomma till, om du har några extra minuter i slutet av ett möte. Parkeringsplatsen är ett utmärkt sätt att hålla sig på jobbet, på rätt spår och på journalen.
Sammantaget är det viktigaste att komma ihåg med att utforma en agenda att ni alltid arbetar tillsammans mot ett gemensamt mål. Du bör sträva efter att göra din diskussion sammanhållen, inkluderande, kreativ och produktiv. Det är svårt att nå alla poäng, men om du har en plats för det på agendan kanske du bara kommer dit i tid.
FreeConference.com den ursprungliga leverantören av gratis telefonkonferenser, vilket ger dig friheten att välja hur du vill ansluta till ditt möte var som helst och när som helst utan förpliktelser.
Skapa ett gratis konto idag och upplev gratis telefonkonferenser, nedladdningsfri video, skärmdelning, webbkonferenser och mer.
Det är söndag eftermiddag och en grupp vänner loggar in på sitt rutinmässiga schemalagda webbmöte online. De träffas en gång i veckan för att prata om livet; ibland om arbete; de blir pratsamma när de chattar med bekanta ansikten som sällan syns.
Dessa vänner hade gått skilda vägar - en gick in på ekonomi, en annan till programmering och några gick till VC i hopp om att hitta nästa stora grej. Det var söndag eftermiddag; det var en rutin webbmöte online; men den här gången kändes något annorlunda. (Mer…)
