Det är sant att fysiska möten i styrelserum öga mot öga håller på att minska med den snabba tillväxten av telekommunikationsteknik. I takt med att arbetsstyrkan blir alltmer avlägsen, fler människor väljer att arbeta hemma och behovet av att kollegor från olika kontor (och till och med från hela världen) samarbetar, förvandlas konferenssamtal till en vanlig ritual.
Men trots fördelarna med konferenssamtal är många människor rädda för att vara en del av dem. Om du någonsin gått med i en tidigare, eller till och med varit värd för dem, vet du själv hur katastrofala de kan visa sig vara. Här är sex tips som hjälper dig att förbättra ditt nästa möte:
Även om detta kan vara uppenbart, bör du alltid organisera ditt konferenssamtal i förväg. Du bör också ha ett fastställt mål så att mötet får en riktning. Detta leder till en agenda (eller delmål) som du och ditt team kan arbeta mot under mötet så att alla håller sig vid ämnet och inte avgränsar till andra diskussioner. I vårt webbschemaläggningssystem kan du skicka ämnet och agendan för mötet till ditt team medan du skapar din e-postinbjudan. Kom bara ihåg att hålla inbjudningarna relevanta, korta och enkla. Ditt team kan definitivt inte arbeta ut ett helt år av planer och projekt på ett 1-timmes telefonkonferens.
Det finns massor av distraktioner inom kontorsmiljön som kan avskräcka dig från att arbeta. Detta Harvard Business Review artikeln listar många saker som människor gör medan ett konferenssamtal pågår, inklusive mellanmål eller slutföra annat arbete. Vissa människor lämnar till och med samtalet och säger sig sedan ha somnat. Puffin har redan skrivit några tips om hur man minskar på distraktioner, som finns på FreeConference.com blogg.
) Omfamna videomötetMedan vissa av oss fortfarande föredrar ljudbaserade konferenser, tillägg av videokonferenser börjar se acceptans på arbetsplatsen. Eftersom deltagarna håller ögonen på varandra förblir alla engagerade i det aktuella ämnet. De Skärmdelning funktionen lägger också till ytterligare en visuell dimension till mötet och skapar en mer djupgående diskussion.
För att säkerställa att alla är medvetna om att telefonkonferensen syftar till att "få saker gjorda" och inte pratar iväg om helgen, bör alla följa mötesetiketten. Alla har lagt sitt arbete åt sidan och lagt kraft på att gå med i samtalet, så det är viktigt att ingen tid går till spillo. Behandla ditt konferenssamtal som ett personligt möte!
Om dina tidigare möten inte har gått smidigt bör du överväga att få fler att ta en aktiv roll i dem. Ett möte bör ha en ledare och en facilitator; ledaren är någon som organiserar och driver mötet, medan facilitatorn ser till att mötet ligger i linje med agendan. Var inte rädd för att stänga av ljudet på någon om de håller på med mikrofonen; om någon är tyst, be dem dela med sig av sina tankar så att mötet blir inkluderande för alla deltagare. Se till att du lämnar tid för att uppskatta allas bidrag så att mötet avslutas på ett bra sätt.
En bra organisation är som en maskin som kräver väloljade kuggar; kuggar som består av dina kollegor. Att hålla konferenssamtal är ett sätt att hålla alla engagerade och uppdaterade.
Om du vill ha de bästa konferenssamtalen är det bara vettigt att använda den bästa tjänsten! FreeConference.com låter dig göra allt ovan och mycket mer. Om du behöver mer information, a fullständig lista över funktioner finns på vår webbplats.
Varför inte prova att hålla ett konferenssamtal med Freeconference i dag? Det är enklare än du tror, och bättre än vilken skit webbkonferenstjänst du än använder...
Skapa ditt FreeConference.com -konto och få tillgång till allt du behöver för att ditt företag eller din organisation ska komma igång, som video och Skärmdelning, Samtalsschemaläggning, Automatiserade e -postinbjudningar, påminnelserOch mycket mer.
