I takt med att fler och fler organisationer flyttar online blir webbkonferenser och presentationer allt populärare. Även om konferensprogramvara blir mer sofistikerad för varje dag, kommer ett virtuellt möte eller en presentation alltid att skilja sig från en personlig powwow. Det är inte att säga det virtuella möten är sämre än den mer traditionella modellen. Webbkonferenser har flera fördelar jämfört med personliga samtal, men de har sina egna unika krav. För att hjälpa dig att skapa en fängslande, minnesvärd virtuell presentation eller ett möte har vi sammanställt en lista med 6 gyllene regler för att göra webbkonferenser engagerande. Kom bara ihåg: en framgångsrik webbkonferens kräver riktigt arbete!
Förberedelse är ovärderlig för framgång i nästan alla aspekter av livet, men när det gäller att skapa en likvärdig virtuell presentation, det är ännu viktigare. Under veckan fram till mötet, se till att skicka en agenda till alla deltagare, vilket är särskilt viktigt om du är värd för ett antal talare. Bilder, till exempel bilder eller videor, bör också skickas före mötet. Detta ger ditt team en chans att bekanta sig med innehållet. Se också till att skicka inloggningsinformation (åtkomstkoder, webbadresser och inloggningsnummer) minst en dag i förväg så att deltagarna kan uppdatera sin programvara om det behövs. Ge alltid varje deltagare ett sätt att nå dig offline om de upplever tekniska svårigheter.
2. Offer inte chitchatt och isbrytare:
När du är värd för ett virtuellt möte är det frestande att starta direkt på agendan i det ögonblick den sista personen loggar in. Bekämpa denna frestelse! Personliga möten är sällan uppbyggda på detta sätt. Det blir ofta lite småprat och lätt mingel innan man går ner till mässingstackar. Detta är viktigt för att bygga en positiv relation med ditt team, vilket underlättar samarbetet i framtiden. Integrera ett socialt inslag i din virtuella händelse genom att börja med en isbrytare. Fråga helt enkelt varje gruppmedlem vad han eller hon gjorde på helgen eller en liknande fråga innan du tar dig till uppgiften.
3. Håll det tyst och minimera bakgrundsljud:
Billarm, bullriga radiatorer och egensinniga mobiltelefoner kan störa flödet av alla presentationer, men detta gäller särskilt om du värd för en webbkonferens. FreeConference erbjuder en mängd användbara moderatorkontroller som presentationsläge, som tystar alla samtalets deltagare utom högtalaren, vilket begränsar bakgrundsljudet på varje deltagares plats. För fler tips om hur du bibehåller ditt samtals ljudkvalitet, se Hur du håller konferenslinjer fria och avbrottsfria.
4. Håll det snabbt och håll dig till mötesprotokollet för konferenssamtal:
När det gäller att lägga upp själva presentationen är det viktigt att vara medveten om begränsningarna för ett virtuellt möte kontra ett personligt samtal. Tänk på att varje medlem i din publik sitter länge framför sin dator. För att ha en framgångsrik webbkonferens är det bäst att gå på jakt. Informera din publik men överbelasta dem inte. Skapa ett starkt tema för din presentation. Fundera över vad din publik söker efter den presentationen och försök sedan att leverera den på ett så kortfattat sätt som möjligt. Om det är viktigt att du täcker mycket mark, se till att ge deltagarna en möjlighet att sträcka ut benen eller ta en kaffe. Försök ditt bästa att inte avvika från mötets dagordning; du vill att din publik ska ha en realistisk uppfattning om hur lång presentationen kommer att vara.
5. Behåll publikens uppmärksamhet genom att vara intressant:
Glöm aldrig att deltagarna på ditt virtuella möte sitter vid sin dator, i allmänhet oövervakade. Det betyder att du tävlar med ett internet värde av kattmemor. Håll din publik engagerad genom att ställa frågor ofta. FreeConference's Hand-Raise-funktion gör det enkelt att peka ut vem som har ett svar och hindrar hela gruppen från att tala på en gång. Med Q & A -läge kan deltagarna stänga av och stänga av ljudet själva. Den här funktionen är särskilt användbar när du vill samla källidéer från dina teammedlemmar. Glöm inte att öppna ordet för frågor efter varje presentation, och kom ihåg att röra dig i något långsammare takt än du skulle vid ett typiskt personligt möte. De flesta kommunikationssystem har en fördröjning på två till tre sekunder ,; så glöm inte att pausa längre än vanligt när du väntar på svar.
6. Keep it Pretty – använd presentationsbilder:
Utöver att ställa frågor finns det andra saker du kan göra för att hålla din publik engagerad. Att lägga till ett starkt visuellt element i din presentation är nyckeln till att göra en webbkonferens intressant. Visuella effekter kan förbättra presentationsens hämtpunkter och i vissa fall till och med lägga till ett inslag av humor eller underhållning till en annars torr presentation. Om du använder diabilder, se till att hålla dem enkla och snygga. Varje bild bör begränsas till en idé och bör endast innehålla den viktigaste informationen. Detta kommer att hålla dina bilder i rörelse och ge din presentation fart och hjälpa dig att ha en lyckad webbkonferens.
[Ninja_form id = 7]
Skapa ditt FreeConference.com -konto och få tillgång till allt du behöver för att ditt företag eller din organisation ska komma igång, som video och Skärmdelning, Samtalsschemaläggning, Automatiserade e -postinbjudningar, påminnelserOch mycket mer.
