Ми смо као становништво у последње време предузели многа истраживања у настојању да откријемо зашто састанци функционишу - или не.
Често смо их етикетирали као неефикасну традицију; обично се сматра губитком времена (осим ако су људи заиста дошли припремљени) и са сигурношћу се може претпоставити да смо сви дошли на бар један састанак неспремни. Па шта даје? Зашто је о састанцима тако тешко бринути? Зашто је њима тако тешко управљати? Зашто их и даље имамо?
Коришћење софтвера ФрееЦонференце значи да сте изабрали да у потпуности искористите неке од водећих светских технологија виртуелних конференција и да сте то учинили на нема додатних трошкова пословања. Међутим, при избору услуге Фреемиум, такође знате да неке компаније остављају много да се пожеле.
На вашу срећу, приступачна природа надоградње софтвера ФрееЦонференце значи да не морате да жртвујете животну уштеђевину да бисте приступили квалитету, врхунским функцијама или корисним надоградњама.
Знамо да вероватно већ желите да напустите своје састанке. Они се не воде увек на паметан начин. Али да ли сте размишљали да покушате да добијете више од њих?
Лако се уморити када одређене студије наведите да састанци одузимају око трећине вашег времена, али неки састанци су важни - зато их одржавамо.
Пошто је заједништво од суштинског значаја за сарадњу, а ниједан посао се не гради сам, ФрееЦонференце развија неке импресивне функције које желе да побољшају начин на који комуницирамо са нашим колегама и нашим подацима. Главни проблеми којима се бавимо су питања времена, јасноће, континуитета и одговорности.
Ако сте икада морали да седнете кроз бесконачан састанак, вероватно сте имали времена да смислите начине на које бисте то урадили другачије. Састанке, ако су лоше планирани, тешко је посредовати без концизних планова; доношење одлука постаје замућено усредсређеном дискусијом и недостатком информисаног учешћа. Дизајнирање ефикасне агенде један је од начина на који се може искористити моћ снажног тима, јер пружа и неопходну структуру и информативни садржај за правилно постизање ствари.
Без обзира да ли је ваш састанак дневни, недељни или квартални, неопходност снажног временског распореда је од суштинског значаја за одржавање ефикасности, у великим и малим групама. Доље су наведени неки важни фактори које треба имати на уму при изради дневног реда за ваше састанке. Узмите у обзир следеће:
Да ли сте изабрали тему која укључује тим коме се обраћате? Већина људи жели да разговара о стварима које их се директно тичу. Дискусије о питањима која укључују различита одељења добре су ствари које треба изнети на састанцима, за које су средства додељена само у сврху групне дискусије. Пошто се већина организација напаја преко
осећај међузависности канцеларије, интерним одељењима је често потребно време за састанке како би координирали и консолидовали своје напоре.
С обзиром на ангажовање тима у ономе о чему се расправља, такође вам омогућава да свој дневни ред прилагодите својој публици и повећате учешће публике.
Када састављате дневни ред, запитајте се: да ли то утиче на људе којима се обраћам?
Коришћење буззвордс -а као кључних тема може оставити простор професионалцима у недоумици: ако најавите успешно лансирање новог производа на дневни ред под „Гоод Стуфф Ве Дид Недавно“, вероватно ћете бити једини на тој страници. Невероватно је тешко посредовати у дискусији ако људи нису јасни по питању теме, а камоли у могућности да се за њу ефикасно припреме.
Коришћење изјава питања за изношење тачака на састанку је одличан начин да се уверите да дискусија заиста решава проблем који се представља. Користећи као примјер наше хипотетички успјешно лансирање производа, размислите о овоме: Шта је добро функционисало за то лансирање? Која тржишта смо отворили овим успехом? Одакле ћемо то узети одавде?
Када састављате теме за састанке, запитајте се, Које одговоре тражим? Које нам питање најбоље помаже да дођемо до тога?
Људи се могу узнемирити када схвате да тражење њиховог доприноса не гарантује да ће они имати било какву реч у коначном процесу доношења одлука. Важно је категоризовати сваку дискусију на основу онога што тражите од своје публике. Објасните групи шта очекујете од њихових одговора. Приступ заснован на питањима помаже вам да извучете корисније одговоре од свог тима, али такође може довести до фрустрације ако на било који начин доведете у заблуду оно за шта се ти одговори користе.
Ако се састанак одржава тако да можете прикупити улазне информације за већу одлуку, обавестите то. Ако вам треба одбор за нову идеју, наведите то у дневном реду. Ако тражите консензус до краја састанка, запишите то и јасно ставите до знања да је крајњи циљ расправе да о нечему одлучите. На овај начин избегавате да вас застране спора међу члановима вашег тима који можда имају представе о ауторитету који немају тежину на овом састанку.
Када наводите очекивања за састанке, запитајте се, да ли тражим улаз, информације или коначну одлуку?
Ово питање је двојак подухват, јер благовременост вашег дневног реда може одредити ниво припреме за постизање вашег тима. Што им пре дођете на дневни ред, пре можете очекивати да ће размотрити елементе његових дискурзивних тачака и спремити се да вам дају свој допринос или прикупе информације како би с вама донели информисану одлуку. Важно је да свом тиму дате неке напоре при доношењу важних одлука или састанака који укључују припрему, јер желите да максимално искористите време са свим укљученим странама и покушајте да обавестите људе док други који су се припремили седе и чекају одличан су начин оставите свој тим фрустрираним и нескладним. 
Када објављујете дневни ред састанка тиму, запитајте се, Да сам сада добио ову агенду, да ли бих и сам био спреман за тај састанак на време?
Тешко је држати велику групу људи на теми. Готово је немогуће држати их по плану. Из тог разлога, важно је укључити временску компоненту у дизајн дневног реда састанка. Сваки одељак/питање/део теме треба јасно назначити у временском оквиру. Овај временски оквир би требао дати довољно времена за дискусију, ревизију и закључивање. Ово је важно нагласити пре састанка: често ћете на крају чути да је за одређена питања потребно више времена на одбору или да би могли бити знатно смањени.
Када правите временске интервале за сваки део дневног реда састанка, запитајте се, Како се наше време најбоље користи? Хоће ли њихове повратне информације отворити дијалог који заслужује даљу дискусију? Колико дуго бих желео да потрошим на ову ставку?
Обрада вашег дневног реда има више везе са корацима који су укључени у процес свих тачака састанка. Он набраја нивое дискусије током којих покушавате да довршите задатак који је пред вама. Договарање о начинима на који ће се питања обрађивати повећава ефикасност вашег састанка. Ако не наведете начин на који желите да тим реши сваки проблем, неки чланови могу бити ометени у дефинисању проблема, док неки можда расправљају о његовој релевантности за њих: нико на крају није фокусиран на идентификовање или процену било каквих решења .
Процес адресирања неке ставке требао би се појавити на писаном дневном реду који ћете доставити. Када дођете до те ставке током састанка, објасните процес потребан за постизање договора и тражите наведени споразум.
Када први пут утврђујете овај процес у свом дневном реду, запитајте се, Како желим да водим ову дискусију? Да ли желим да чујем од појединаца или тимова? Да ли желим једногласно гласање, опције гласања или дискусију? Како да утврдим да ли је проблем решен? Како мени изгледа идеалан састанак?
Ово може бити најважнији део стварања било које агенде- схватање да су они увек у процесу промена. Ниједан план није имун на лудост времена, неочекивана одлагања, дане боловања или назадовање. Из тог разлога, важно је бити подложан променама. Приоритети дневног реда ће без сумње променити значај како се датум приближава и ствари постају све чвршће у реалном времену. Како пројекти напредују, тим напредује, а самим тим и циљеви дневног реда. Прва тачка сваког доброг дневног реда је „уредити и дати приоритет данашњој агенди“. Ова ставка распореда је најбољи начин да се уверите да је ваш тим у складу са оним о чему се разговара, зашто, колико дуго и са каквим очекивањима на дан.
Када креирате дневни ред за све састанке, запитајте се, Има ли овде простора за дискусију? Како могу најбоље да управљам оним што не могу да планирам? Како да задржим дискусију усредсређену?
Ово је важна ставка коју ћете укључити у свој дневни ред. То довољно говори о вашем вођству ако можете да прекинете хитност састанка како бисте са својим тимом разговарали о елементима успеха. Од виталног је значаја да сви осете да је њихов рад вредан, упркос временским ограничењима, застојима, препрекама и изазовима. Требало би се позабавити добро обављеним послом, а искористити неколико тренутака на састанку да честитате свом тиму на ономе што је добро функционисало је одличан начин за очување морала и неговање радног окружења које подржава.
Ово је мања, али подједнако важна категорија. То служи као подсетник вашем тиму да увек постоји простор за побољшање. Без обзира на то да ли сте имали проблема са благовременошћу, динамиком интерне канцеларије или сте једноставно имали тешку недељу на тржишту, побрините се да ваш тим у сваком тренутку буде свестан шта се од њих очекује. Стављање шоље за кафу у машину за прање судова мали је, али важан део бриге о канцеларијском окружењу, и колико год изгледало безначајно, помињање тога као дела вашег састанка појачава важност доследности.
Без обзира да ли сте чули за феномен паркиралишта или не, дефинитивно сте користили његове основне концепте. Он у суштини делује као основа за све идеје које се не могу одмах адресирати у тренутном окружењу за састанке. Сви нови пројекти, идеје, упити и питања могу се „паркирати“ на парцели и означити као тачке за дискусију за будуће састанке. То такође значи да увек имате складишну јединицу пуну идеја на које се можете вратити, ако имате додатних неколико минута на крају састанка. Паркиралиште је одличан начин да останете на задатку, на правом путу и забележени.
Све у свему, најважнија ствар коју треба запамтити при дизајнирању дневног реда је да увек радите заједно на постизању заједничког циља. Требали бисте тежити томе да своју дискусију учините кохезивном, инклузивном, креативном и продуктивном. Тешко је постићи све оцене, али ако имате место за то на дневном реду, можда ћете стићи на време.
ФрееЦонференце.цом оригинални бесплатни провајдер конференцијских позива који вам даје слободу да изаберете како да се повежете на састанак било где, било када и без обавезе.
Отворите бесплатни налог већ данас и доживите бесплатне телеконференције, видео записе без преузимања, дељење екрана, веб конференције и још много тога.
Недеља је поподне, а група пријатеља се пријављује на свој рутински заказани онлајн веб састанак. Састају се једном недељно да разговарају о животу; понекад о послу; постају причљиви када ћаскају са познатим лицима која се ретко виде.
Ови пријатељи су отишли својим путем - један је отишао у финансије, други у програмирање, а неколицина је отишла у ВЦ, надајући се да ће пронаћи следећу велику ствар. Била је недеља поподне; то је била рутина онлајн веб састанак; али овај пут се нешто другачије осећало. (више ...)
