Ми смо као становништво у последње време предузели многа истраживања у настојању да откријемо зашто састанци функционишу - или не.
Често смо их етикетирали као неефикасну традицију; обично се сматра губитком времена (осим ако су људи заиста дошли припремљени) и са сигурношћу се може претпоставити да смо сви дошли на бар један састанак неспремни. Па шта даје? Зашто је о састанцима тако тешко бринути? Зашто је њима тако тешко управљати? Зашто их и даље имамо?
Углавном се питање неефикасних састанака врти око појмова ангажман, припрема, комуникација, концизност, и конкретан развој.
Тешко је мотивисати људе којима није стало до онога о чему се разговара.
Још је теже кренути напријед када људи немају потребне информације.
Постаје изазов водити конструктивне дискусије када људи нису на истој страници.
Готово је немогуће напредовати када сте оптерећени свакодневним тривијалностима, и то је сигурно није лако постићи циљеве када се пројекти не могу завршити на време.
Па како најбоље да напредујемо?
Већина људи жели да разговара о стварима које их се директно тичу. Добре ствари које треба изнети током састанака су дискусије о питањима која укључују различита одељења, с обзиром да су средства додељена само у сврху групних дискусија.
Одвојите време да размислите да ли ово питање утиче на тим коме ћете се обратити на састанку. Биће вам захвални на жељи да их укључите.
Важно је да свом тиму дате неке напоре при доношењу важних одлука или састанака који укључују припрему, јер желите максимално повећати време са свим укљученим странама. Покушај да информишете људе док су други, који су се припремили, седели и чекали, одличан начин да оставите свој тим фрустрираним и недоследним.
Одвојите време да размислите о следећем: Ако сте добили позив за учешће на овом састанку, да ли бисте имали потребне информације за активно, информисано и конструктивно учешће?
Људи не могу бити од помоћи ако не знају шта тражите. Објасните групи шта очекујете од њихових одговора. Приступ заснован на питањима помаже вам да извучете корисније одговоре од свог тима, али само ако знају за шта се њихови одговори користе.
Објасните да ли одржавате састанак како бисте могли да прикупите податке за доношење веће одлуке. Ако вам треба одбор за нову идеју, наведите то у дневном реду. Ако тражите консензус до краја састанка, запишите то и јасно ставите до знања да је крајњи циљ расправе да о нечему одлучите.
Одвојите време да на почетку састанка наведете своја очекивања, тако да сви знају зашто сте их окупили.
Задржавање велике групе људи на теми је изазов, док је држање по распореду готово немогуће. Из тог разлога, од виталног је значаја ефикасно управљати својим временом на сваком састанку. То се може урадити коришћењем а добро направљен дневни ред.
Нацртајте сваки одељак/питање/део теме у временском оквиру. Овај временски оквир би требао додијелити адек
одвојите време за дискусију, ревизију и закључивање. Ово је важно нагласити пре састанка: често ћете на крају чути да је за одређена питања потребно више времена на одбору или да би могли бити знатно смањени.
Одвојите време да размислите како најбоље да проведете време на овом састанку. Колико дуго желите да потрошите на сваку тему дискусије? Хоће ли ова дискусија одузети више времена него што вреди?
Без ангажовања, припрема, комуникације и управљања временом, шансе за процват вашег посла су мале. Ваши састанци ће лутати; фрустрираћете своје запослене; ваши пројекти ће пасти и остати на паркингу.
Важно је поставити циљеве и стално се трудити да их постигнемо. Читав разлог зашто људи имају састанке је да обједине своје напоре на одређену тему с циљем да се нешто постигне. Не дозволите да историја нејасних састанака буде разлог да не стигнете тамо где бисте желели да будете.
Одвојите време за постављање циљева и често их понављајте.
Овде на Фреецонференце -у, када неко не може да одржи састанак, то је хитан случај. Налазимо се на тржишту продуктивних састанака и желимо да максимално искористите време проведено у сарадњи, било на даљину виртуелне конференције, или лично за столом за састанке.
Без обзира да ли је ваш последњи састанак био ефикасан или не, шта ћете учинити након његовог завршетка одређује колико ће следећи састанак бити ефикасан. Наш савет је да:
Направите солидан дневни ред састанка.
Ангажујте људе.
Припремите своје особље.
Пренесите своја интересовања.
Поставите циљеве и учините их заједничким.
Поштујте њихово време.
И не заборавите, мала захвалност иде далеко. Хвала им на ангажману; захвали им се на издвојеном времену; хвала им на идејама.
Не бисмо били нигде да није сарадње. Не дозволите да вам састанци пропадну. Вратите се на прављење састанака важним.
ФрееЦонференце.цом оригинални бесплатни провајдер конференцијских позива који вам даје слободу да изаберете како да се повежете на састанак било где, било када и без обавезе.
Отворите бесплатни налог већ данас и доживите бесплатне телеконференције, видео записе без преузимања, дељење екрана, веб конференције и још много тога.
[ниња_форм ид = 7]
Отворите свој ФрееЦонференце.цом налог и добијте приступ свему што вам је потребно за пословање или организацију, као што су видео и Дељење екрана, Заказивање позива, Аутоматске е -поруке, подсетници, И још много тога.
