Largimi i një projekti nga toka kërkon një sistem procesesh dhe individësh të talentuar për të përfunduar punën. Në aspektin bazë, nuk është një arritje e thjeshtë!
Duke u mbështetur në konferenca video për të bashkëpunuar me ekipe dhe individë të shumtë kërkon organizim dhe zbatim efikas të menaxhimit të projektit në zyra, departamente dhe zinxhirë të ndryshëm komandimi. Kohezioni, komunikimi dhe centralizimi janë faktorët kryesorë. Me këdo që keni të bëni, qoftë ai një palë e interesuar, klient apo punonjës, ka shumë pjesë lëvizëse që duhen marrë parasysh nga konceptimi deri në lindje.
Çdo projekt kërkon njohuri gjithëpërfshirëse për ciklin jetësor të projektit. Njohja se si funksionon secila fazë siguron njohuri të vlefshme se si t'i qasemi asaj. Por si funksionon video konferenca për të fuqizuar procesin tuaj? Le të hedhim një vështrim në kuadrin e 5 fazave të menaxhimit të projektit.
Managershtë përgjegjësi e menaxherit të projektit të dijë, planifikojë dhe ndërtojë “ngritjen” e projektit duke pasur një kuptim të plotë të pesë hapave të menaxhimit të projektit. Kjo funksionon për të siguruar një plan të qartë dhe konciz se si ideja do të kalojë nga abstrakte në konkrete. zhvilluar nga Instituti i Menaxhimit të Projekteve (PMI), 5 fazat për çdo projekt që do të realizohen janë si më poshtë:
1. nisje
E para e fazës së ciklit të jetës, fillimi kërkon një takim fillestar që futet tek klienti dhe investitorët. Këtu diskutohen qëllimet, objektivat, dyshimet, shqetësimet dhe çdo mendim dhe ide fillestare. Kur vendimmarrësit nuk janë të vendosur në një vend të vetëm, mund të mbështeteni në krijimin e një takimi në internet për një video chat ose konferencë për të diskutuar pikat e mëposhtme të bisedës:
- Kush janë investitorët dhe palët e interesuara?
- Cili është vizioni dhe misioni i biznesit?
- Cili është afati kohor i vlerësuar?
- Cilat janë disa nga rreziqet që përfshihen?
- Çfarë buxheti dhe burimesh janë në dispozicion?
2. planifikim
Pasi objektivat janë përcaktuar dhe rënë dakord, një ide më e qartë e rezultatit përfundimtar mund të kuptohet më mirë. Puna prapa për të vizualizuar dhe formuluar një sërë planesh për të gjithë që të ndjekin e udhëheq ekipin nga faza e fillimit drejt përfundimit.
Kryeni takime online për:
- Mblidhni ekipe
- Transmetoni detajet thelbësore
- Përcaktoni qëllimet dhe objektivat e projektit
Faza e planifikimit është kritike për shpimin e 5 komponentëve të mëposhtëm:
- Hartimi i një strukture projekti
- Krijimi i dokumenteve të rrjedhës së punës
- Vlerësimi i buxheteve nëpër departamente
- Mbledhja, alokimi dhe përcaktimi i burimeve
- Vlerësimi i rrezikut
3. Ekzekutimi
Drejtuesit e ekipit dhe menaxherët e projektit vihen në lëvizje për të ndërtuar rezultate, për të qenë ndërmjetës për klientët, për të kryer detyra, për të zbatuar procese dhe më shumë. Komunikimi i drejtpërdrejtë në të gjitha pjesët e projektit është i nevojshëm dhe jetik për suksesin e realizimit të idesë.
Thelbësore për fazën e ekzekutimit:
- Takimet e shpeshta
Qëndrimi në krye të ekipeve me takimet e planifikuara në internet ndihmon për ta mbajtur projektin të shkurtër dhe në rrugën e duhur. Komunikimi në kohë dhe i qartë me anë të video -konferencave ose thirrjeve në konferenca siguron më pak pika të verbër, punë më të mirë ekipore dhe lëvizje të përshpejtuar të artikujve në tubacion.
Transparenca
Shmangni blloqet e mundshme kur është fjala për pengesa lehtësisht të parandalueshme si caktimi, punësimi, ftimi i pjesëmarrësve në takime dhe përcaktimi se kush është përgjegjës për atë detyrë duke integruar mjete të tjera dixhitale si Slack, Outlook dhe Google Calendar në platformën tuaj video konferencë.- Menaxhimi i konfliktit
Problemet me siguri do të shfaqen. Zbutni ndodhitë duke ftuar ata në ekipet e "vijës së parë" të flasin dhe të shprehin shqetësimet, ngushticat ose çdo gjë që potencialisht mund të përbëjë një dobësi në zinxhirin.
- Raportet e progresit
Përditësimet e rregullta ndahen gjatë një takim standup, sesioni i grumbulluar ose biseda me video funksionon për të qëndruar përpara kurbës dhe për të identifikuar çështjet para se të ndodhin.
4. Monitorimi dhe Kontrolli
Nëse nuk mund ta matni, nuk mund ta menaxhoni. Kjo fazë kërkon kontroll për t'u siguruar që gjithçka është në përputhje me atë që ishte rënë dakord më parë. Cilët janë treguesit kryesorë të performancës? Çfarë duhet të zbatohet për të përmbushur afatet dhe parametrat financiarë?
Mbani takime online me lojtarët kryesorë për pikat rutinore të kontrollit, rishikimet dhe raportet e performancës. Mund të kryeni në distancë Prezantimet përmes video -konferencave që përfshijnë rrjedhat e punës, dokumente dhe dosje të rëndësishme, dhe çdo gjë që duhet të ndahet dhe shpërndahet.
5. Mbyllja
Mbyllja e projektit është po aq e rëndësishme sa fillimi i tij. Gjithashtu i referuar si faza e "ndjekjes", është rreth kësaj kohe kur projekti i përfunduar është gati të dalë drejtpërdrejt në publik. Fokusi kryesor këtu është në lëshimin dhe shpërndarjen e produktit.
Criticalshtë kritike që një menaxher projekti të vlerësojë jetëgjatësinë e projektit nga fillimi në fund me:
- Hetimi i Performancës së Projektit
A i arriti çdo ekip qëllimet dhe shënuesit e tyre? A ishte projekti i realizuar brenda buxhetit dhe afateve kohore? A zgjidh projekti një problem? Adresimi i këtyre pyetjeve dhe më shumë ndihmë për të vlerësuar nëse projekti ishte apo jo i suksesshëm.
- Duke parë performancën e ekipit
Performanca e anëtarëve të ekipit mund të stërvitet më tej individualisht për të vlerësuar suksesin brenda grupit. Kontrollet e cilësisë, KPI dhe takimet online punojnë për të siguruar një pasqyrë më të qartë të performancës.
- Vlerësimi dhe dokumentimi i mbylljes së projektit
Një prezantim i plotë i përpilimit të dokumenteve mbështetëse që shfaqin rritjen e projektit nga konceptimi në dorëzim siguron përfundimin e duhur për klientët dhe palët e interesuara.
- Kërkimi i rishikimeve
Një vlerësim përfundimtar i projektit ofron një vështrim më të afërt në pikat e forta dhe të dobëta, nga fillimi në fund. Gjeni njohuri dhe mësoni mësime për herën tjetër.
- Kalimi i Buxhetit
Të jesh në gjendje të përcaktosh humbjet buxhetore si dhe burimet e paprekura siguron një kuptim më të mirë të suksesit (ose dështimit) dhe ndihmon në menaxhimin e humbjeve.
Disa pika bisedimi të takimeve online përfshijnë:
- Cilat ishin përfundimet e projektit?
- Cilat janë mundësitë për rritje? Përmirësimi
- Cilat ishin disa nga pikat e forta dhe të dobëta të ekspozuara gjatë procesit?
Lëreni FreeConference.com t'i ofrojë kompanisë tuaj të qartë dhe efektive platformë video-konferencash për menaxhimin e projektit të nevojshme për të krijuar kohezion dhe centralizim për të gjitha aspektet e menaxhimit të projektit. Me një ofertë të gjerë funksionesh, integrime të lehta dhe aftësi video dhe audio me cilësi të lartë, mund të prisni që projekti juaj të komunikohet dhe të bashkëpunohet plotësisht.
