Ndërsa takimet janë të rëndësishme për lehtësimin e bashkëpunimit gjatë një takimi të projektit, ato mund të jenë një humbje e madhe e kohës. Në fakt, shumica e njerëzve i konsiderojnë rreth gjysmën e takimeve që marrin pjesë si "kohë të humbur", dhe kjo jo vetëm që i frustron ata, por gjithashtu e bën më të vështirë për ta që të qëndrojnë të fokusuar në detyrën në fjalë.
Si rezultat, është kritike që ju të gjeni mënyra për t'i bërë takimet e projektit tuaj më produktiv. Kjo do të ndihmojë në ndryshimin e mënyrës se si ekipi juaj i sheh takimet, i cili më pas do t'i kthejë këto takime në një hapësirë të dobishme për njerëzit që të kërkojnë ndihmë për problemet, të ofrojnë sugjerime për të tjerët dhe të marrin përditësime në lidhje me statusin e përgjithshëm të projektit.
Kjo është më e lehtë të thuhet sesa të bëhet, kështu që për t'ju ndihmuar të përfitoni sa më shumë nga takimi juaj i ardhshëm i projektit, sigurohuni që të përdorni taktikat e mëposhtme të takimit.
Krijoni një Axhendë dhe Qarkullojeni Atë
Gjëja e parë që duhet të bëni për të pasur një takim më produktiv të projektit është të përcaktoni se çfarë saktësisht do të diskutohet kur të gjithë janë në të njëjtën dhomë. Vendosja e një axhende do t'ju ndihmojë t'i përgjigjeni pyetjes "për çfarë është ky takim?" e cila ndihmon në sqarimin nëse takimi është vërtet i nevojshëm.
Për më tepër, është e rëndësishme që ta dërgoni këtë axhendë te të gjithë pjesëmarrësit e takimit të paktën një ditë të plotë paraprakisht. Kjo do t'i ndihmojë ata të kenë një ide se për çfarë takimi bëhet fjalë, dhe në rast se do të diskutoni për diçka të re, do t'i ndihmojë njerëzit të fillojnë të mendojnë për gjërat para se të hyjnë në takim.
Në këtë pikë, nëse ka ndonjë gjë tjetër që do të donit që njerëzit të bënin para se të vinin në takim, sigurohuni që ta thoni këtë në agjendën tuaj. Për shembull, nëse doni që ata të lexojnë diçka, ose nëse doni që ata të mbledhin disa të dhëna, atëherë është e zgjuar t'u thoni që ta bëjnë këtë paraprakisht në mënyrë që të mund të hyni menjëherë kur të fillojë takimi i projektit.
Vendosni dhe respektoni kufijtë kohorë
Një pjesë e asaj që e bën një takim të duket joproduktiv është tejkalimi i kohës së caktuar për të. Takimet ekzistojnë për qëllime specifike, dhe nëse filloni të largoheni nga detyra në fjalë, atëherë është e lehtë të mbaroni kohë dhe ose duhet të zgjasni takimin, ose ta përfundoni atë pa arritur qëllimin tuaj.
Një mënyrë e mirë për të parandaluar që kjo të ndodhë është të vendosni një afat kohor për secilën pikë në rendin e ditës dhe t'i përmbaheni asaj. Nëse shfaqet diçka që do t’ju bëjë të kaloni kohën e caktuar, atëherë konsideroni paraqitjen e asaj pike; gjithmonë mund të caktoni një takim tjetër me një grup njerëzish për ta diskutuar atë më vonë. Prishja e punës si kjo gjithashtu do të ndihmojë që ekipi juaj i projektit të jetë më i suksesshëm.
Së fundi, ju gjithashtu mund të përdorni kohëmatës për t'ju ndihmuar të respektoni afatet kohore dhe ta mbani takimin tuaj në orar. Të bësh këtë jo vetëm që do të të ndihmojë të jesh më produktiv, por gjithashtu do t'i tregosh ekipit tënd se e respekton kohën e tyre dhe do të bëjë gjithçka të mundshme për të shmangur humbjen e tij.
Merrni njerëzit e duhur në dhomë
Pjesë e çelësit të një takimi produktiv të projektit është të siguroheni që njerëzit e duhur, dhe vetëm njerëzit e duhur, janë të pranishëm. Nuk ka asgjë më të keqe sesa të kalosh një orë brenda një takimi në të cilin nuk ke nevojë të marrësh pjesë, dhe nëse kjo ndodh, kjo është kryesisht sepse organizatori i takimit nuk kaloi mjaft kohë duke pyetur se kush me të vërtetë kishte nevojë të ishte atje.
Për t’ju ndihmuar ta bëni këtë, merrni parasysh llojet e ndryshme të takimeve që mund të keni, të tilla si:
- Takimet e vendimit: Qëllimi i këtij takimi është të bashkëpunojmë dhe të gjejmë rrugën më të mirë përpara, dhe kjo do të thotë që vetëm ata që e kuptojnë projektin në tërësi duhet të jenë atje. Të gjithë të tjerët do të jenë thjesht ekstra, dhe kjo do ta bëjë takimin të duket i pakuptimtë.
- Takimet e punës: Këto ndodhin kur njerëzit kanë nevojë të bashkëpunojnë në një detyrë të caktuar, dhe vetëm ata që janë përgjegjës për përfundimin e kësaj detyre duhet të jenë në takim.
- Takimet e komenteve: Këto u japin menaxherëve mundësinë të dëgjojnë nga ekipi i tyre për atë që funksionon dhe çfarë nuk është. Goodshtë mirë t'i kesh këto gjatë gjithë ciklit jetësor të projektit, në mënyrë që njerëzit të ndjehen të lirë të flasin kur diçka nuk shkon mirë. Dhe në varësi të madhësisë së ekipit tuaj, ky është lloji i vetëm i takimit ku të gjithë mund të kenë nevojë të jenë të pranishëm.
Përdorni mjetet e duhura
Mjetet që përdorni do të luajnë gjithashtu një rol të madh në përcaktimin se sa produktiv janë takimet tuaja. Për shembull, ndarja e ekranit, video konferenca dhe tabelë e bardhë e bëjnë më të lehtë për ju që të bashkëpunoni me njerëzit në dhomë, duke e bërë takimin tuaj më efikas. Dhe të gjitha këto mjete dhe më shumë ofrohen nga FreeConference.com.
Rëndësia e të pasurit të mjeteve të duhura është edhe më e madhe në vendet e sotme të punës. Pra, shumë kompani kanë vende të shumta, ose u lejojnë njerëzve që ta bëjnë punoni në distancë, do të thotë se njerëzit janë të shpërndarë nëpër qytete ose vende të ndryshme. Përdorimi i teknologjisë së duhur mund të bëjë që të duket sikur të gjithë janë në të njëjtën dhomë, duke e bërë më të lehtë për ju të mbani një takim produktiv të projektit.
Transformoni Takimin tuaj të ardhshëm të Projektit
Sigurohuni që të përfshini ekipin tuaj në procesin e planifikimit të takimit dhe mblidhni reagime prej tyre në mënyrë që të përmirësoni procesin tuaj të takimit. Përdorimi i taktikave të diskutuara këtu do t'ju ndihmojë të transformoni takimet tuaja nga humbës të bezdisshëm të kohës në mundësi për të bashkëpunuar dhe inovuar.
Rreth Author: Kevin Conner është një sipërmarrës i cili zotëron disa biznese duke përfshirë Kërkim me brez të gjerë, një shërbim i dedikuar për të ndihmuar njerëzit dhe bizneset të gjejnë internetin me brez të gjerë me vlerën më të mirë. Drejtimi dhe rritja e bizneseve të tij përfshin planifikimin dhe menaxhimin e gjerë të projektit dhe Kevin pëlqen të ndajë përvojat e tij me të tjerët për t'i ndihmuar ata të kenë sukses.
[id ninja_form = 7]
