Si të shkruani një axhendë takimi: 5 artikuj që duhet të përfshini gjithmonë

Çelësi për drejtimin e një takimi formal efektiv është një axhendë e menduar mirë. Kur përgatiteni paraprakisht duke shkruar një agjendë paraprakisht me informacion të detajuar në lidhje me takimin, jo vetëm që do të kurseni kohë për të gjithë të përfshirë, por rezultati ka më shumë të ngjarë të jetë një sukses.

Këtu janë 5 pikat që duhet të përfshini gjithmonë kur krijoni një axhendë efektive të takimit:

5. Përcaktoni qëllimin e takimit. (Ose qëllimet)

Kjo mund të jetë pjesa më e rëndësishme e agjendës. Ai specifikon qëllimin e takimit dhe rezultatin ose vendimin që shpresoni të arrini në fund. Kjo i lejon të gjithë të përfshirë të kenë një kuptim të qartë të asaj që po përpiqeni të arrini dhe pse pjesëmarrja e tyre vlerësohet.

Kur agjenda përfshin fillimin me qëllimin, ju jeni më të fokusuar në rezultatin përfundimtar. duke krijuar pjesën tjetër të axhendës së takimit, duke përmirësuar efikasitetin e takimit tuaj para se të fillojë.

Shikoni listën e takimeve!

4. Paraqitni një listë të temave të axhendës së takimit për diskutim

Pasi të jetë përcaktuar qëllimi i takimit, përgatituni për takimin me një listë të temave të rëndësishme për diskutim.

Çdo temë diskutimi duhet të ndihmojë në arritjen e qëllimit të takimit. Lista mund të jetë e shkurtër por duhet të jetë mjaft e detajuar në mënyrë që anëtarët e ekipit të përgatiten për takimin e ekipit për të dhënë një kontribut efektiv.

Një metodë e zakonshme është pozicionimi i secilës temë si një pyetje. Kjo fillon procesin e mendimit për pjesëmarrësit tuaj dhe siguron një kontroll në relativitetin e tij me qëllimin e takimit.

Çdo temë duhet të ketë një pronar dhe një sasi të caktuar kohe për të mbuluar temën. Pronësia e temës siguron përgjegjshmëri. Një afat kohor e mban takimin në orar. Shkarkoni axhendën tonë të takimeve falas këtu: Shkarkimi i Axhendës së Takimit të FreeConference

3. Identifikoni listën e pjesëmarrësve të kërkuar

Sfida paraqitet, jo kur vendosni kë të ftoni, por kë jo. Vetëm njerëzit që vërtet duhet të jenë në takim duhet të jenë në këtë listë.

Nëse keni vendosur qëllimet tuaja të takimit dhe keni caktuar temat e takimit, duhet të keni një bazë të mirë për të punuar me të për të finalizuar listën tuaj të pjesëmarrësve. Me këtë në mendje, bëni vetes tre pyetje kur merrni parasysh secilin pjesëmarrës të takimit. Nëse i përgjigjeni po ndonjë prej pyetjeve, shtojeni atë në listën e pikave të rendit të ditës:

• A duhet që ai/ajo të jetë prezent për të arritur qëllimin e takimit?
• A ka ai/ajo njohuri ose ekspertizë të vlefshme që mund të ndikojnë në rezultatin?
• A ndikohet ai drejtpërdrejt nga rezultati përfundimtar i golit?

Nëse nuk jeni të sigurt, merrni parasysh që pjesëmarrja e tij ose saj të jetë fakultative. Ju gjithmonë mund të dërgoni një përmbledhje, regjistrim ose transkriptim pas takimit. Procesverbali i takimit nga një shënues, jo gjithmonë i nevojshëm.

Një nga ankesat më të mëdha në lidhje me takimet e biznesit është se ato janë humbje kohe. Menaxhimi i takimeve bëhet më i lehtë kur sinkronizimet qëndrojnë rreth 30 minuta. Kini respekt për kohën e kolegëve tuaj pa humbur kohë ose duke humbur rezultatet.

2. Lini një seksion për pikat e veprimit dhe diskutimet jashtë temës në fund të axhendës tuaj të takimit

Vazhdimi është po aq i rëndësishëm sa vetë takimi. Në fund të shabllon i rendit të ditës së takimit, është e dobishme të përfshihet një seksion ku të pranishmit mund të mbajnë shënime, të dokumentojnë artikujt e veprimeve, vendimet dhe të dhënat e marra. Pasja e këtij seksioni organizon konkluzionet e bëra në takim dhe u lejon të pranishmëve të vizualizojnë procesin që duhet të ndodhë më pas.

Temat e papritura mund të lindin gjatë takimit që drejtojnë fokusin larg qëllimit përfundimtar. Për të qëndruar në rrugën e duhur dhe në kohë, "parkoni" diskutimin jashtë temës në "Parking", zakonisht në fund të axhendës, për t'u rishqyrtuar jashtë takimit të mëparshëm. Një term tjetër i zakonshëm për këtë është "Le ta marrim këtë jashtë linje".

1. Së fundmi, por jo më pak e rëndësishme, kontrolloni dyfish detajet e takimit, të tilla si koha, vendi dhe logjistika e konferencës

Kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse pjesëmarrësit do të marrin pjesë në takimin tuaj nga distanca. Sigurohuni që të gjitha detajet e konferencës të jenë të përshkruara qartë dhe të sakta, përfshirë numrat e thirrjes, kodin e hyrjes dhe çdo lidhje me dhomën tuaj të takimeve në internet.

Ose, krijoni një takim me FreeConference.com dhe detajet e konferencës përfshihen në të gjitha ftesat dhe përkujtuesit, së bashku me axhendën tuaj të takimit. 

Mundohuni të dërgoni axhendën të paktën 48 orë përpara.

Njoftimi paraprak u siguron pjesëmarrësve kohën për t'u përgatitur për mbledhjen e bordit dhe për t'u siguruar që ata nuk kanë ndonjë konflikt në orarin e tyre.

Mundohuni të dërgoni axhendën të paktën 48 orë përpara.

Njoftimi paraprak u siguron pjesëmarrësve kohën për t'u përgatitur për takimin dhe për t'u siguruar që ata nuk kanë ndonjë konflikt në orarin e tyre.