Za začetek projekta je potreben sistem procesov in nadarjeni posamezniki, da opravijo delo. V bistvu to ni enostaven podvig!
Zanašanje na video konferenca Za sodelovanje z več skupinami in posamezniki je potrebna organizacija in učinkovito izvajanje vodenja projektov v različnih pisarnah, oddelkih in poveljniških verigah. Kohezija, komunikacija in centralizacija so ključni dejavniki. S komer koli imate opravka, pa naj gre za deležnika, stranko ali zaposlenega, je treba upoštevati veliko gibljivih delov od zasnove do izvedbe.
Vsak projekt zahteva celovito znanje o življenjskem ciklu projekta. Poznavanje delovanja vsake faze daje dragocen vpogled v to, kako se je treba lotiti. Kako pa videokonference delujejo za krepitev vašega procesa? Poglejmo skozi okvir 5 stopenj vodenja projektov.
Vodja projekta je odgovoren za poznavanje, načrtovanje in izgradnjo „izhoda“ projekta s temeljitim razumevanjem petih korakov vodenja projekta. To zagotavlja jasen in jedrnat načrt, kako bo ideja prešla iz abstraktnega v konkretno. Razvit s strani Inštituta za upravljanje projektov (PMI) je 5 faz za izvedbo katerega koli projekta naslednje:
1. Iniciacija
Prva faza v življenjskem ciklu, začetek zahteva začetni sestanek, ki se poveže s stranko in vlagatelji. Tu se razpravlja o ciljih, ciljih, dvomih, pomislekih ter vseh začetnih mislih in zamislih. Če odločevalci niso na enem mestu, se lahko zanesete na vzpostavitev spletnega sestanka za videoklepet ali konferenčni klic za razpravo o naslednjih pogovornih točkah:
- Kdo so vlagatelji in deležniki?
- Kakšna je poslovna vizija in poslanstvo?
- Kakšna je predvidena časovnica?
- Kakšna tveganja so vključena?
- Kakšen proračun in sredstva so na voljo?
2. Načrtovanje
Ko so cilji določeni in dogovorjeni, je mogoče bolje razumeti jasnejšo predstavo o končnem rezultatu. Delo nazaj za vizualizacijo in oblikovanje nabora načrtov, ki jih bodo vsi sledili, vodi ekipo od začetne faze do zaključka.
Izvedite spletna srečanja za:
- Zberite ekipe
- Prenesite bistvene podrobnosti
- Določite cilje projekta
Faza načrtovanja je ključna za vrtanje naslednjih 5 komponent:
- Oblikovanje projektne strukture
- Ustvarjanje dokumentov delovnega toka
- Ocena proračuna po oddelkih
- Zbiranje, dodeljevanje in določanje virov
- Ocena tveganja
3. Izvedba
Vodje skupin in vodje projektov se začnejo graditi rezultati, biti vmesni za stranke, opravljati naloge, izvajati procese in drugo. Neposredna komunikacija v vseh delih projekta je potrebna in ključnega pomena za uspeh ideje.
Bistveno za fazo izvedbe:
- Pogosta srečanja
Če ostanete na vrhu ekip z načrtovanimi spletnimi srečanji, bo projekt kratek in na tekočem. Pravočasna in kristalno jasna komunikacija prek videokonferenc ali konferenčnih klicev zagotavlja manj slepih točk, boljše timsko delo in hitrejše premikanje predmetov v pripravi.
Preglednost
Izognite se morebitnim blokadam, ko gre za zlahka preprečljive ovire, kot so načrtovanje, najem, povabilo udeležencev na sestanke in ugotavljanje, kdo je za katero nalogo odgovoren, tako da v svojo platformo za videokonference vključite druga digitalna orodja, kot so Slack, Outlook in Google Koledar.- upravljanje konfliktov
Težave se bodo zagotovo pojavile. Olajšajte dogodke tako, da povabite tiste iz "prvih linij", da se oglasijo in izrazijo pomisleke, ozka grla ali karkoli, kar bi lahko predstavljalo šibkost v verigi.
- Poročila o napredku
Redne posodobitve v skupni rabi med standup sestanek, sestanek ali video klepet deluje tako, da ostane pred krivuljo in prepozna težave, preden se pojavijo.
4. Spremljanje in nadzor
Če tega ne morete izmeriti, ga ne morete upravljati. Ta faza zahteva preverjanje, ali je vse v skladu s prej dogovorjenimi. Kateri so ključni kazalniki uspešnosti? Kaj je treba izvesti, da se spoštujejo roki in finančni parametri?
Organizirajte spletne sestanke s ključnimi igralci za rutinske kontrolne točke, preglede in poročila o uspešnosti. Lahko vodite na daljavo Predstavitve prek videokonferenc, ki vključujejo potek dela, pomembne dokumente in datotekein vse, kar je treba deliti in razširjati.
5. Zapiranje
Zaključek projekta je prav tako pomemben kot začetek. Imenuje se tudi "nadaljevalna faza". Približno v tem času je zaključeni projekt pripravljen za javno objavo. Glavni poudarek tukaj je na izdaji in dostavi izdelkov.
Za vodjo projekta je bistveno, da oceni življenjsko dobo projekta od začetka do konca z:
- Preiskava uspešnosti projekta
Ali je vsaka ekipa dosegla svoje cilje in oznake? Ali je bil projekt izveden v okviru proračuna in časovnih okvirov? Ali je projekt rešil težavo? Obravnavanje teh vprašanj in dodatne pomoči pomagajo oceniti, ali je bil projekt uspešen ali ne.
- Pogled na uspešnost ekipe
Uspešnost članov ekipe je mogoče nadalje podrobno preučiti, da se oceni uspeh v skupini. Pregledi kakovosti, KPI -ji in spletna srečanja zagotavljajo jasnejši vpogled v uspešnost.
- Ocenjevanje in dokumentiranje zaključka projekta
Temeljna predstavitev, ki vsebuje spremne dokumente, ki prikazujejo rast projekta od zasnove do izvedbe, strankam in zainteresiranim stranem zagotavlja ustrezen zaključek.
- Zahtevanje pregledov
Končna ocena projekta omogoča podrobnejši pregled prednosti in slabosti, od začetka do konca. Poiščite vpoglede in se naslednjič naučite lekcij.
- Prekoračitev proračuna
Sposobnost natančnega določanja proračunske izgube in nedotaknjenih virov zagotavlja boljše razumevanje uspeha (ali neuspeha) in pomaga obvladovati izgube.
Nekaj pogovorov za spletno srečanje vključuje:
- Kakšni so bili projekti?
- Kakšne so možnosti za rast? Izboljšava
- Katere so bile prednosti in slabosti tega procesa?
Naj FreeConference.com vašemu podjetju zagotovi jasno in učinkovito videokonferenčna platforma za upravljanje projektov potrebno za ustvarjanje kohezije in centralizacije za vse vidike vodenja projektov. S široko ponudbo funkcij, enostavnimi integracijami in visokokakovostnimi video in avdio zmožnostmi lahko pričakujete, da bo vaš projekt temeljito komuniciran in pri njem sodeloval.
