Zakaj so srečanja lahko neučinkovita - in kako jih popraviti

V zadnjem času smo kot populacija izvedli številne študije, da bi ugotovili, zakaj sestanki delujejo - ali ne.

Pogosto smo jih označili za neučinkovito tradicijo; običajno gledano kot izguba časa (razen če so ljudje dejansko prišli pripravljeni) in varno je domnevati, da smo vsi prišli na vsaj en sestanek nepripravljeni. Kaj torej daje? Zakaj je za sestanke tako težko skrbeti? Zakaj jih je tako težko upravljati? Zakaj jih imamo še naprej?

V čem je problem?

Večinoma se vprašanje neučinkovitih sestankov vrti okoli predstav o sodelovanje, Priprava, komunikacija, zgoščenostin konkreten razvoj.

Težko je motivirati ljudi, ki jim ni mar za kaj se razpravlja.

Še težje je napredovati, če ljudje nimajo potrebnih informacij.

Ko ljudje niso na isti strani, postane izziv gostiti konstruktivne razprave.

Skoraj nemogoče je napredovati, ko ste zatopljeni v vsakodnevne malenkosti, in je Zagotovo ni lahko doseči ciljev, ko projektov ni mogoče zaključiti pravočasno.

Kako torej najbolje napredovati?

Vključite ljudi

Večina ljudi želi razpravljati o stvareh, ki jih neposredno zadevajo. Med sestanki je dobro razpravljati o vprašanjih, ki vključujejo različne oddelke, saj so bila sredstva dodeljena izključno za skupinske razprave.

Vzemite si čas in razmislite, ali to vprašanje vpliva na ekipo, ki jo boste obravnavali na sestanku. Hvaležni bodo za vašo željo, da jih vključite.

Pripravljeno

Pomembno je, da svojo ekipo nekoliko opozorite, ko sprejemate pomembne odločitve ali sestanke, ki vključujejo pripravo, saj želite čim bolj izkoristiti čas z vsemi vpletenimi stranmi. Poskusite obvestiti ljudi, medtem ko drugi, ki so se pripravili, sedijo in čakajo, je odličen način, da pustite svojo ekipo razočarano in neskladno.

Vzemite si čas in razmislite o naslednjem: Če bi prejeli povabilo k sodelovanju na tem srečanju, ali bi imeli potrebne informacije za aktivno, informirano in konstruktivno sodelovanje?

Razumevanje bistva

Ljudje ne morejo biti v pomoč, če ne vedo, kaj iščete. Skupini navedite, kaj pričakujete od njihovih odgovorov. Pristop, ki temelji na vprašanjih, vam pomaga pridobiti bolj koristne odgovore vaše ekipe, vendar le, če vedo, za kaj se njihovi odgovori uporabljajo.

Sporočite, ali vodite sestanek, da boste lahko zbrali prispevke za širšo odločitev. Če potrebujete zvočno desko za novo idejo, to navedite na dnevnem redu. Če iščete soglasje do konca sestanka, to zapišite in jasno povejte, da je končni cilj razprave, da se o nečem odločite.

Vzemite si čas in na začetku srečanja naštejte svoja pričakovanja, da bodo vsi vedeli, zakaj ste jih zbrali.

čas za upravljanje

Ohranjanje velike skupine ljudi na temo je izziv, medtem ko je njihovo držanje po urniku skoraj nemogoče. Zaradi tega je ključnega pomena, da na vsakem srečanju učinkovito upravljate svoj čas. To je mogoče storiti z uporabo a dobro izdelan dnevni red.

Opišite vsak del/vprašanje/temo v časovnem okviru. Ta časovni okvir bi moral dodeliti adeqvzemite čas za razpravo, revizijo in zaključek. To je pomembno opozoriti pred sestankom: pogosto boste na koncu slišali, da nekatera vprašanja potrebujejo več časa na odboru ali pa bi jih lahko znatno zmanjšali.

Vzemite si čas in razmislite, kako najbolje preživeti svoj čas na tem srečanju. Koliko časa bi radi porabili za posamezno točko razprave? Bo ta razprava vzela več časa, kot je vredna?

Doseganje ciljev

Brez angažiranosti, priprave, komunikacije in upravljanja s časom so možnosti za cvetenje vašega podjetja majhne. Vaši sestanki bodo potepali; frustrirali boste svoje zaposlene; vaši projekti bodo padli in ostali na parkirišču.

Pomembno je, da si zastavite cilje in si dosledno prizadevate za njihovo doseganje. Ves razlog, zakaj se ljudje sestajajo, je konsolidacija svojih prizadevanj na določeno temo z namenom, da nekaj dosežejo. Ne dovolite, da bi bila zgodovina slabih sestankov razlog, da ne pridete tja, kjer bi želeli biti.

Vzemite si čas, da si zastavite cilje in jih pogosto ponavljajte.

Kako popravljamo sestanke?

Tukaj na Freeconference, ko nekdo ne more priti na sestanek, je to nujno. Smo na trgu produktivnih srečanj in želimo, da čim bolj izkoristite svoj čas, porabljen za sodelovanje, bodisi na daljavo prek virtualne konference, ali osebno za mizo v sejni sobi.

Ne glede na to, ali je bil vaš zadnji sestanek učinkovit ali ne, je odvisno od tega, kako učinkovit bo naslednji sestanek, kaj storiti po njegovem zaključku. Naš nasvet je, da:

Naredite trden dnevni red sestanka.

Vključite ljudi.

Pripravite svoje osebje.

Izrazite svoje interese.

Postavite si cilje in jih naredite skupne.

Spoštujte njihov čas.

In ne pozabite, malo hvaležnosti je veliko. Hvala jim za sodelovanje; hvala jim za njihov čas; hvala za njihove ideje.

Ne bi bili nikjer, če ne bi bilo sodelovanja. Ne dovolite, da bi vaši zapisniki sestanka zapravili. Vrnite se k temu, da so sestanki pomembna.

FreeConference.com prvotni brezplačni ponudnik konferenčnih klicev, ki vam daje svobodo pri izbiri načina povezave s sestankom kjer koli in kadar koli brez obveznosti.

Danes ustvarite brezplačen račun in doživite brezplačne telekonference, videoposnetke brez prenosa, skupno rabo zaslona, ​​spletne konference in drugo.

[ninja_form id = 7]