Če ste kdaj morali sedeti skozi neskončno srečanje, verjetno ste imeli čas, da se domislite načinov, kako bi to storili drugače. Če so sestanki slabo načrtovani, jih je težko posredovati brez jedrnatega dnevnega reda; odločanje postane zamegljeno zaradi nenamerne razprave in pomanjkanja informirane udeležbe. Oblikovanje učinkovitega dnevnega reda je eden od načinov, kako izkoristiti moč močne ekipe, saj zagotavlja tako potrebno strukturo kot informativno vsebino za pravilno izvedbo stvari.
Ne glede na to, ali je vaše srečanje dnevno, tedensko ali četrtletno, je za ohranitev učinkovitosti v velikih in majhnih skupinah bistvenega pomena nujen natančen časovni okvir. Spodaj so navedeni nekateri pomembni dejavniki, ki jih morate upoštevati pri oblikovanju dnevnega reda za sestanke. Upoštevajte naslednje:
Dejavnost vaše ekipe z dnevnim redom
Ali ste izbrali temo, ki vključuje ekipo, ki jo obravnavate? Večina ljudi želi razpravljati o stvareh, ki jih neposredno zadevajo. Razprave o vprašanjih, ki vključujejo različne oddelke, so dobre stvari, ki jih je treba razpravljati med sestanki, za katere so bila sredstva dodeljena izključno za skupinske razprave. Ker se večina organizacij napaja prek
občutek soodvisnosti urada, notranji oddelki pogosto potrebujejo čas za sestanke, da uskladijo in konsolidirajo svoja prizadevanja.
Upoštevanje sodelovanja ekipe s tem, o čemer se razpravlja, vam omogoča tudi, da svoj dnevni red prilagodite občinstvu in povečate udeležbo občinstva.
Ko pripravljate svoj dnevni red, se vprašajte: ali to vpliva na ljudi, na katere se obračam?
Jasnost vaše agende
Če uporabite buzzwords kot stavke z glavno temo, lahko pustite prostor strokovnjakom v neredu: če na dnevni red pod "Good Stuff We We done" najavite uspešno predstavitev novega izdelka, boste verjetno edini na tej strani. Neposredno je težko posredovati v razpravi, če ljudje niso jasni glede teme, kaj šele, da bi se nanjo lahko učinkovito pripravili.
Uporaba izjav vprašanj za izpostavljanje točk na sestanku je odličen način, da se prepričate, da razprava dejansko reši predstavljeno vprašanje. Če za primer uporabite naš hipotetično uspešen začetek izdelka, razmislite o tem: Kaj je pri tem lansiranju dobro delovalo? Katere trge smo odprli s tem uspehom? Kam ga vzamemo od tu?
Ko pripravljate teme za sestanke, se vprašajte: Kakšne odgovore iščem? Katero vprašanje nam najbolj pomaga priti do tja?
Namen vaše agende
Ljudje se lahko razburjajo, ko se zavedajo, da zahtevanje njihovega prispevka ne jamči, da bodo imeli besedo v končnem procesu odločanja. Pomembno je, da vsako razpravo kategorizirate glede na to, kaj iščete od občinstva. Za skupino razčlenite, kaj pričakujete od njihovih odgovorov. Pristop, ki temelji na vprašanjih, vam pomaga pridobiti bolj koristne odzive vaše ekipe, lahko pa povzroči tudi razočaranje, če na kakršen koli način zavajate, za kaj se ti odgovori uporabljajo.
Če sestanek poteka, da lahko zberete prispevek za večjo odločitev, to sporočite. Če potrebujete sondiranje nove ideje, to navedite na dnevnem redu. Če iščete soglasje do konca srečanja, to zapišite in jasno povejte, da je končni cilj razprave odločiti se o nečem. Na ta način se izognete, da bi vas spopadi med člani vaše ekipe, ki imajo morda predstave o avtoriteti, ki na tem posebnem sestanku nimajo teže, odmaknili.
Ko navajate pričakovanja za sestanke, se vprašajte, iščem vnos, informacije ali končno odločitev?
Pravočasnost vaše agende
To vprašanje je dvodelno, saj lahko pravočasnost vašega dnevnega reda določi stopnjo pripravljenosti, ki jo bodo dosegli člani vaše ekipe. Čim prej jim posredujete dnevni red, prej lahko pričakujete, da bodo upoštevali elemente njegovih diskurzivnih točk in se pripravili, da vam bodo dali svoje mnenje, ali pa zbrali informacije, da bi se z vami odločali na podlagi informacij. Pri sprejemanju pomembnih odločitev ali sestankov, ki vključujejo pripravo, je pomembno, da svojo ekipo opozorite, saj želite čim bolj povečati čas z vsemi vpletenimi stranmi in poskušati obvestiti ljudi, medtem ko drugi, ki so se pripravili, sedijo in čakajo, je odličen način, da pustite svojo ekipo razočarano in neskladno. 
Ko ekipi objavite dnevni red sestanka, se vprašajte: Če bi ta dnevni red prejel prav zdaj, ali bi bil sam pripravljen na to sejo pravočasno?
Upravljanje časa na vašem dnevnem redu
Obdržati veliko skupino ljudi na temo je težko. Ohraniti jih po urniku je skoraj nemogoče. Iz tega razloga je bistveno, da v načrtovanje dnevnega reda sestankov vključite časovno komponento. Vsak del/vprašanje/del teme mora biti jasno opisan v časovnem okviru. Ta časovni okvir bi moral dati dovolj časa za razpravo, revizijo in zaključek. To je pomembno pojasniti pred sestankom: pogosto boste na koncu slišali, da nekatera vprašanja potrebujejo več časa na odboru ali pa bi jih lahko znatno zmanjšala.
Ko določite časovni razpored za vsak del dnevnega reda sej, se vprašajte: Kako najbolje izkoristiti naš čas? Ali bodo njihove povratne informacije odprle dialog, ki si zasluži nadaljnjo razpravo? Kako dolgo bi rada porabila za ta izdelek?
Obdelava ciljev vaše agende
Obdelava vašega dnevnega reda je bolj povezana s koraki, ki so vključeni v proces vseh točk na sestanku. Navaja ravni razprave, skozi katere poskušate dokončati nalogo. Dogovor o načinih obravnave vprašanj poveča učinkovitost vašega srečanja. Če ne naštejete, kako želite, da skupina obravnava vsako težavo, se lahko nekateri člani motijo pri opredelitvi problema, nekateri pa razpravljajo o njenem pomenu: nihče se na koncu ne osredotoči na ugotavljanje ali ocenjevanje kakršnih koli rešitev .
Postopek obravnave točke bi moral biti na pisnem dnevnem redu, ki ga boste posredovali. Ko na sestanku dosežete to temo, razložite postopek, potreben za dosego dogovora, in poiščite dogovor.
Ko prvič določite ta postopek na svojem dnevnem redu, se vprašajte: Kako želim voditi to razpravo? Ali želim slišati od posameznikov ali skupin? Ali želim soglasno glasovanje, možnosti glasovanja ali razpravo o možganih? Kako ugotovim, kdaj je bila težava rešena? Kako se mi zdi idealno srečanje?
Urejanje dnevnega reda
To je lahko najpomembnejši del vsakega dnevnega reda- razumevanje, da so vedno v procesu sprememb. Noben program ni imun na neumnost časa, nepričakovane zamude, bolniške dni ali nazadovanje. Zaradi tega je pomembno, da se lahko spreminjamo. Prednostne naloge dnevnega reda bodo nedvomno postale pomembnejše, ko se približuje datum in se stvari v realnem času bolj strdijo. Z napredovanjem projektov napreduje tudi ekipa in s tem tudi cilji agende. Prva točka vsakega dobrega dnevnega reda je "urediti in dati prednost današnji agendi". Ta postavka urnika je najboljši način, da se prepričate, da je vaša ekipa v skladu s tem, o čemer se razpravlja, zakaj, v kakšni dolžini in s kakšnimi pričakovanji na dan.
Ko ustvarjate dnevni red za vsako srečanje, se vprašajte: Ali je tukaj prostor za razpravo? Kako lahko najbolje obvladam tisto, česar ne morem načrtovati? Kako naj moja razprava ostane v središču?
Dodatni predlogi dnevnega reda
Kaj dobro deluje
To je pomembna točka, ki jo morate vključiti v svoj dnevni red. Veliko govori o vašem vodstvu, da lahko prekinete nujnost sestanka, da bi z vašo ekipo razpravljali o elementih uspeha. Bistveno je, da vsi čutijo, da je njihovo delo cenjeno, kljub časovnim omejitvam, zastojem, težavam in izzivom. Treba je obravnavati dobro opravljeno delo in nekaj trenutkov na srečanju čestitati ekipi za dobro opravljeno delo, kar je odličen način za ohranjanje morale in spodbujanje delovnega okolja, ki podpira.
Stvari, ki jih je treba izboljšati
To je manjša, a enako pomembna kategorija. Nekoliko opomni vašo ekipo, da je vedno prostor za izboljšave. Ne glede na to, ali ste imeli težave s pravočasnostjo, dinamiko notranje pisarne ali pa ste preprosto imeli težaven teden na trgu, se prepričajte, da se vaša ekipa ves čas zaveda, kaj se od njih pričakuje. Dajanje skodelice kave v pomivalni stroj je majhen, a pomemben del skrbi za pisarniško okolje, in čeprav se zdi tako nepomembno, omemba tega kot del vašega srečanja krepi pomen doslednosti.
Ideje za parkirišča
Ne glede na to, ali ste že slišali za pojav parkirišča, ste zagotovo uporabili njegove temeljne koncepte. V bistvu deluje kot odmevna plošča za vse ideje, ki jih v trenutnem okolju srečanj ni mogoče takoj obravnavati. Vsi novi projekti, ideje, poizvedbe in vprašanja se lahko "parkirajo" v sklop in navedejo kot razpravljalne točke za prihodnja srečanja. To tudi pomeni, da imate vedno na voljo enoto za shranjevanje idej, na katere se lahko vrnete, če imate na koncu sestanka nekaj dodatnih minut. Parkirišče je odličen način, da ostanete pri opravilih, na poti in v zapisu.
Na splošno je pri oblikovanju dnevnega reda najpomembnejše, da si vedno prizadevate za dosego skupnega cilja. Prizadevati si morate, da bo vaša razprava povezana, vključujoča, ustvarjalna in produktivna. Težko je doseči vse točke, če pa imate na dnevnem redu prostor za to, boste morda le prišli pravočasno.
FreeConference.com prvotni brezplačni ponudnik konferenčnih klicev, ki vam daje svobodo pri izbiri načina povezave s sestankom kjer koli in kadar koli brez obveznosti.
Danes ustvarite brezplačen račun in doživite brezplačne telekonference, videoposnetke brez prenosa, skupno rabo zaslona, spletne konference in drugo.
