Для реализации проекта требуется система процессов и талантливые люди для выполнения работы. В общем, это непростой подвиг!
Полагаясь на видео-конференция для сотрудничества с несколькими командами и отдельными лицами требуется организация и эффективное управление проектами в различных офисах, отделах и цепочках подчинения. Сплоченность, общение и централизация - ключевые факторы. С кем бы вы ни имели дело, будь то заинтересованное лицо, клиент или сотрудник, существует множество движущихся частей, которые необходимо учитывать от концепции до доставки.
Любой проект требует всесторонних знаний о его жизненном цикле. Знание того, как функционирует каждая фаза, дает ценную информацию о том, как к ней подходить. Но как видеоконференцсвязь помогает расширить возможности вашего процесса? Давайте рассмотрим структуру 5 этапов управления проектами.
Ответственность менеджера проекта состоит в том, чтобы знать, планировать и создавать «старт» проекта, имея полное представление о пяти этапах управления проектом. Это дает четкий и лаконичный план того, как идея будет переходить от абстрактного к конкретному. Разработано Институтом управления проектами (PMI) пять этапов реализации любого проекта:
1. инициирование
Первая стадия жизненного цикла, инициация, требует стартовой встречи, которая зацикливается на клиенте и инвесторе. Здесь обсуждаются цели, задачи, сомнения, опасения и любые первоначальные мысли и идеи. Когда лица, принимающие решения, находятся не в одном месте, вы можете рассчитывать на организацию онлайн-встречи для видеочата или конференц-связи, чтобы обсудить следующие темы для обсуждения:
- Кто инвесторы и заинтересованные стороны?
- Какое видение и миссия бизнеса?
- Каковы предполагаемые сроки?
- Какие есть риски?
- Какой бюджет и ресурсы доступны?
2. планирование
После того, как цели были изложены и согласованы, можно лучше понять более четкое представление об окончательном результате. Работа в обратном направлении, чтобы визуализировать и сформулировать набор планов, которым каждый должен следовать, ведет команду от этапа инициации к завершению.
Проводите онлайн-встречи, чтобы:
- Собирать команды
- Передавать важные детали
- Установите цели и задачи проекта
Этап планирования имеет решающее значение для детализации следующих 5 компонентов:
- Разработка структуры проекта
- Создание документов рабочего процесса
- Оценка бюджетов по отделам
- Сбор, распределение и назначение ресурсов
- Оценка риска
3. Исполнение
Руководители команд и менеджеры проектов задействованы для создания результатов, быть посредником для клиентов, выполнять задачи, внедрять процессы и многое другое. Прямое общение на всех этапах проекта необходимо и жизненно важно для успешного воплощения идеи в жизнь.
Важно на этапе исполнения:
- Частые встречи
Быть в курсе команд с помощью запланированных онлайн-встреч помогает держать проект в кратчайшие сроки и в соответствии с графиком. Своевременное и кристально чистое общение с помощью видеоконференцсвязи или конференц-связи сокращает количество слепых зон, улучшает совместную работу и ускоряет перемещение элементов в конвейере.
Прозрачность
Избегайте потенциальных препятствий, когда дело доходит до легко предотвращаемых препятствий, таких как планирование, прием на работу, приглашение участников на собрания и определение того, кто за какую задачу отвечает, путем интеграции других цифровых инструментов, таких как Slack, Outlook и Google Calendar, в вашу платформу видеоконференцсвязи.- Управление конфликтами
Проблемы неизбежны. Снижайте вероятность возникновения инцидентов, приглашая тех, кто находится на «передовой», высказывать свое мнение и озвучивать проблемы, узкие места или все, что потенциально может стать слабым местом в цепочке.
- Отчеты о ходе
Регулярные обновления, которыми делятся во время стоячая встреча, сеанс совещаний или видеочат помогает опережать события и выявлять проблемы до того, как они возникнут.
4. Мониторинг и контроль
Если вы не можете измерить это, вы не можете управлять этим. Этот этап требует проверки, чтобы убедиться, что все соответствует тому, что было согласовано ранее. Каковы ключевые показатели эффективности? Что нужно реализовать, чтобы уложиться в сроки и по финансовым параметрам?
Проводите онлайн-встречи с ключевыми игроками для регулярных проверок, обзоров и отчетов о производительности. Вы можете проводить удаленные презентации посредством видеоконференцсвязи, включающей рабочие процессы, важные документы и файлы, и все, что нужно делиться и распространять.
5. Завершение
Завершение проекта так же важно, как и его начало. Также называется этапом «последующей деятельности». Примерно в это же время завершенный проект готов к публичному показу. Основное внимание здесь уделяется выпуску и доставке продукта.
Для менеджера проекта критически важно оценить продолжительность жизни проекта от начала до конца:
- Исследование эффективности проекта
Каждая команда достигла своих целей и отметок? Был ли проект выполнен в рамках бюджета и сроков? Решил ли проект проблему? Ответы на эти и другие вопросы помогут оценить, был ли проект успешным.
- Глядя на производительность команды
Эффективность членов команды может быть дополнительно проанализирована индивидуально, чтобы оценить успех в группе. Проверки качества, ключевые показатели эффективности и онлайн-встречи помогают лучше понять производительность.
- Оценка и документирование закрытия проекта
Тщательная презентация, в которой собраны подтверждающие документы, демонстрирующие рост проекта от концепции до реализации, гарантирует надлежащее завершение для клиентов и заинтересованных сторон.
- Запрос обзоров
Заключительная оценка проекта позволяет более внимательно изучить сильные и слабые стороны от начала до конца. Найдите идеи и извлеките уроки для следующего раза.
- Превышение бюджета
Возможность точно определить потерю бюджета, а также нетронутые ресурсы дает лучшее понимание успеха (или неудачи) и помогает контролировать потери.
Некоторые темы для обсуждения на онлайн-встречах включают:
- Каковы были выводы проекта?
- Какие есть возможности для роста? Улучшение
- Какие сильные и слабые стороны проявились в процессе?
Позвольте FreeConference.com предоставить вашей компании четкую и эффективную платформа видеоконференций для управления проектами необходимо создать сплоченность и централизацию всех аспектов управления проектами. Благодаря широкому набору функций, простой интеграции и высококачественным видео- и аудиовозможностям вы можете рассчитывать на то, что ваш проект будет тщательно обсуждаться и совместно работать над ним.
