Как провести более продуктивную встречу по проекту

Хотя встречи важны для облегчения сотрудничества во время встречи по проекту, они могут быть огромной тратой времени. По факту, большинство людей считают около половины встреч, которые они посещают, «потраченной зря», и это не только расстраивает их, но и усложняет им сосредоточенность на текущей задаче.
В результате очень важно найти способы сделать собрания по проекту более продуктивными. Это поможет изменить то, как ваша команда рассматривает собрания, что затем превратит эти собрания в полезное пространство, где люди могут искать помощь в решении проблем, предлагать другим и получать обновления об общем статусе проекта.
Это легче сказать, чем сделать, поэтому, чтобы помочь вам максимально использовать вашу следующую встречу по проекту, обязательно используйте следующую тактику встречи.

Создайте повестку дня и распространите ее

Первое, что вам нужно сделать для более продуктивного совещания по проекту, - это определить, что именно будет обсуждаться, когда все будут находиться в одной комнате. Составление повестки дня поможет вам ответить на вопрос «для чего эта встреча?» что помогает прояснить, действительно ли нужна встреча.
Кроме того, важно, чтобы вы разослали эту повестку дня всем участникам встречи по крайней мере за один полный день. Это поможет им понять, о чем идет речь, и, если вы собираетесь обсуждать что-то новое, это поможет людям задуматься о вещах до того, как они пойдут на встречу.
По этому поводу, если вы хотите, чтобы люди еще что-то сделали, прежде чем прийти на собрание, убедитесь, что вы сказали это в своей повестке дня. Например, если вы хотите, чтобы они что-то прочитали, или если вы хотите, чтобы они собрали какие-то данные, тогда разумно сказать им сделать это заранее, чтобы вы могли сразу же приступить к работе, когда начнется собрание проекта.

Установить и соблюдать временные ограничения

Часть того, что делает встречу непродуктивной, - это превышение отведенного для нее времени. Встречи существуют для определенных целей, и если вы начнете отходить от поставленной задачи, то легко не хватит времени, и вам придется либо продлить встречу, либо завершить ее, не достигнув своей цели.
Хороший способ предотвратить это - установить ограничение по времени для каждого пункта повестки дня и придерживаться его. Если произойдет что-то, что заставит вас превысить отведенное время, подумайте о внесении этого момента в таблицу; вы всегда можете запланировать еще одну встречу с другой группой людей, чтобы обсудить ее позже. Такое разделение работы также поможет сделать вашу проектную команду более успешной.
Наконец, вы также можете использовать таймеры, чтобы помочь вам соблюдать временные рамки и придерживаться расписания. Это не только поможет вам работать более продуктивно, но и продемонстрирует вашей команде, что вы уважаете их время и сделаете все возможное, чтобы не тратить его зря.

Получите нужных людей в комнату

Отчасти ключ к продуктивной встрече по проекту - убедиться, что на ней присутствуют нужные и только нужные люди. Нет ничего хуже, чем провести час внутри собрания, которое вам не нужно было посещать, и если это происходит, то в значительной степени потому, что организатор собрания не потратил достаточно времени на то, чтобы спросить, кому действительно нужно присутствовать.
Чтобы помочь вам в этом, подумайте о различных типах встреч, которые у вас могут быть, например:

• Встречи по принятию решений: Цель этой встречи - сотрудничать и найти лучший путь вперед, а это означает, что на ней должны присутствовать только те, кто понимает проект в целом. Все остальные будут просто лишними, и это сделает встречу бессмысленной.
• Рабочие встречи: Это происходит, когда людям необходимо совместно работать над определенной задачей, и на собрании должны присутствовать только те, кто отвечает за выполнение этой задачи.
• Встречи с обратной связью: Это дает менеджерам возможность услышать от своей команды о том, что работает, а что нет. Хорошо иметь их на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы люди могли свободно говорить, когда что-то идет не так. И в зависимости от размера вашей команды, это единственный тип встречи, на которой может присутствовать каждый.

Используйте правильные инструменты

Инструменты, которые вы используете, также будут играть большую роль в определении продуктивности ваших встреч. Например, совместное использование экрана, видеоконференцсвязь и интерактивная доска облегчают вам совместную работу с людьми в комнате, делая вашу встречу более эффективной. И все эти инструменты и многое другое предлагает FreeConference.com.
На сегодняшних рабочих местах важность наличия правильных инструментов еще более возрастает. Так много компаний имеют несколько офисов или позволяют людям работать удаленно, что означает, что люди разбросаны по разным городам или странам. Использование правильной технологии может создать впечатление, что все находятся в одной комнате, что облегчит вам продуктивное совещание по проекту.

Преобразите вашу следующую встречу по проекту

Обязательно включайте свою команду в процесс планирования встречи и собирайте отзывы от них, чтобы вы могли улучшить процесс встречи. Использование описанной здесь тактики поможет вам превратить ваши встречи из досадных трат времени в возможности для сотрудничества и инноваций.

Об авторе: Кевин Коннер - предприниматель, владеющий несколькими предприятиями, в том числе Широкополосный поиск, услуга, призванная помочь людям и предприятиям найти самый недорогой широкополосный доступ в Интернет. Управление и развитие своего бизнеса требует тщательного планирования и управления проектами, и Кевин любит делиться своим опытом с другими, чтобы помочь им добиться успеха.

[Ninja_form ID = 7]