5 способов, которыми вы все еще тратите время на собраниях (и как это изменить!)

Познакомьтесь с Джоном:

Сегодня день!

«Звуковой сигнал, звуковой сигнал», - будильник смартфона нарушает долгую тишину сна, разбудив Джона на следующий рабочий день. Когда его мысли начинают сходиться, ему приходит в голову: это не просто «еще один рабочий день», это самая большая встреча в его молодой карьере.

Джон всегда был трудолюбивым; часто он первым приходит в офис и уходит последним, всегда выполняет свою работу своевременно, а иногда даже помогает коллегам уложиться в сроки.

Тем не менее, несмотря на его трудовую этику, на Джона всегда ... не обращали внимания. Он был последним в своем классе, кого повысили, и всегда изо всех сил пытался получить хоть какое-то внимание со стороны начальства.

Но все это заканчивается сегодня. Это шанс, которого Джон ждал.

«Хорошо, Джон, сделай глубокий вдох», — бормочет себе под нос Джон, тихо жуя хлопья. Капля молока стекает по его подбородку, но он слишком занят, чтобы замечать это — все, о чем он может думать, это важная встреча.

«На карту поставлено очень многое, и эта встреча должна пройти идеально. Для знаменательной встречи я должен пройти шаги к успеху ».

# 1 Предварительная подготовка участников

Люди проводят собрание: вот почему я должен обязательно пригласить всех, кто нужен, и дважды проверить список участников. Таким образом, решения могут быть приняты на собрании.

Я также разослал электронное письмо со всеми презентационными материалами и ресурсами, которые потребуются моей встрече. Поскольку будет о чем поговорить, я убедился, что все подготовительные работы выполнены.

# 2 Хорошая повестка дня

Наличие и распространение заранее составленной повестки дня - самый важный фактор в успешной встрече, поскольку он позволяет вам определять цели, предупреждать других и контролировать мою конференцию.

В мою повестку дня также входит личный контрольный список, который поможет мне контролировать темп конференции.

У участников ограниченная продолжительность концентрации внимания, поэтому управление временем имеет решающее значение!

# 3 Создание инклюзивной среды для встреч

Когда начнется собрание, я скажу всем своим участникам отключить все ненужные технологии. Поскольку необходимо принять множество важных решений, мне меньше всего нужно отвлекаться, а смартфоны могут стать для них самым большим порталом.

Мне также нужно убедиться, что у всех есть возможность высказаться и будет комфортно быть честным с нашей ситуацией.

Всегда придерживайтесь темы.

№4 Использование «Парковка»

Говоря о том, чтобы оставаться в теме, Стоянка может быть спасительной благодатью для встречи, которая пошла наперекосяк, поскольку она обеспечивает повторное посещение «достойных» тем и дает мне право направить разговор обратно к повестке дня.

Если участник собрания поднимает вопрос, не относящийся к повестке дня, я запишу его идею в разделе «Парковка» повестки дня и скажу, что мы можем вернуться к нему позже.

# 5 Продолжение

Если повезет, встреча пройдет гладко и все цели будут достигнуты, но всегда есть шанс, что что-то пойдет не по плану.

Мне нужно будет закончить решительно, повторно заявив обо всех планах действий, которые были согласованы во время встречи, в том числе о том, кому было поручено каждое задание и каков их крайний срок.

Я также обязательно поделюсь всей информацией и решениями с любыми не-участниками, чтобы они не остались в стороне.

Джон мягко посмеивается, похлопывая себя по спине ...

"Хорошая беседа. Я сделал все, что мог, для крупнейшего события в моей карьере. Надеюсь, тяжелая работа окупится ».

Протерев уголки рта ближайшей салфеткой, он встает из-за журнального столика и уходит из кухни.

Джон надевает свой счастливый костюм и галстук, глубоко вздыхает и выходит за дверь.

Солнечно.

Нет учетной записи? Зарегистрироваться сейчас!

[Ninja_form ID = 7]