As chamadas em conferência são uma parte importante da comunicação empresarial moderna, permitindo que as equipes colaborem e permaneçam conectadas mesmo quando não estão no mesmo local. Mas, sejamos honestos, as chamadas em conferência também podem ser uma fonte de frustração e confusão. Para garantir que suas chamadas em conferência ocorram sem problemas e com eficiência, aqui estão as 7 práticas recomendadas que você deve seguir:
É importante respeitar o tempo de cada um, portanto, certifique-se de iniciar a ligação no horário combinado. Se você é o anfitrião da chamada, envie um lembrete alguns minutos antes para que todos saibam que devem fazer logon.
Antes da chamada, crie uma agenda e distribua para todos os participantes. Isso ajudará todos a se manterem atualizados e saberem o que esperar da ligação.
No início da chamada, reserve alguns minutos para apresentar todos os participantes. Isso ajudará todos a colocar nomes em rostos e tornará a chamada mais pessoal e envolvente.
Se você tiver slides ou outros recursos visuais, compartilhe-os durante a chamada. Isso ajudará todos a manterem o foco e o envolvimento e facilitará a compreensão das informações. Muitos provedores de chamadas em conferência oferecem Compartilhamento de tela, documento sharing, e um quadro branco online em seus portais on-line ou você pode enviar slides ou PDFs por e-mail antes de sua chamada.
Certifique-se de falar claramente e em um ritmo consistente durante a chamada. Isso ajudará todos a entender o que você está dizendo e evitará mal-entendidos.
Incentive a participação durante a chamada, permitindo tempo para perguntas e discussões. Isso ajudará todos a permanecerem engajados e garantirá que pontos importantes não sejam perdidos.
Assim como é importante iniciar a ligação na hora certa, é igualmente importante terminá-la na hora certa. Se você tiver um horário de término combinado, certifique-se de encerrar a chamada nesse horário. No cenário dos negócios modernos, o controle remoto reuniões híbridas e as teleconferências tornaram-se ferramentas indispensáveis para colaboração. Apesar de problemas técnicos ocasionais, estes encontros virtuais permitem discussões dinâmicas e tomadas de decisão através de barreiras geográficas.
Seguindo essas 7 práticas recomendadas, você pode garantir que suas teleconferências sejam produtivas, eficientes e agradáveis para todos os envolvidos.
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Etiqueta da teleconferência: enquanto o regras não escritas de chamadas em conferência certamente não são difíceis de seguir. Existem alguns hábitos ruins de teleconferência que você deve conhecer e que podem deixar seus outros chamadores malucos (quer eles digam a você ou não). Embora algumas dessas proibições de teleconferência possam parecer senso comum (como ligar atrasado para uma conferência), você pode se surpreender com a frequência com que alguns desses maus hábitos podem prejudicar a experiência geral de uma teleconferência para todos os envolvidos. Com o ano novo chegando, pensamos em compartilhar alguns de nossos principais hábitos de teleconferência. (Mais…)
