Se você já teve que sentar em um encontro interminável, você provavelmente teve tempo para pensar em maneiras diferentes de fazer isso. As reuniões, se mal planejadas, são difíceis de mediar sem agendas concisas; a tomada de decisões torna-se turva por discussões desfocadas e falta de participação informada. Elaborar uma agenda eficaz é uma das maneiras de aproveitar o poder de uma equipe forte, pois ela fornece a estrutura necessária e o conteúdo informativo para que as coisas sejam realizadas de maneira adequada.
Quer sua reunião seja diária, semanal ou trimestral, a necessidade de um cronograma forte é essencial para manter a eficiência, em grupos grandes e pequenos. Listados abaixo estão alguns fatores importantes que você deve ter em mente ao planejar a agenda de suas reuniões. Considere o seguinte:
Você selecionou um tópico que envolve a equipe que está abordando? A maioria das pessoas deseja discutir coisas que as afetam diretamente. A discussão em torno de questões que envolvem diferentes departamentos são coisas boas para trazer durante as reuniões, para as quais os recursos foram alocados com o único propósito de discussões em grupo. Como a maioria das organizações é alimentada por um
senso de interdependência de escritório, os departamentos internos muitas vezes precisam de tempo de reunião para coordenar e consolidar seus esforços.
Considerar o envolvimento da equipe com o que está sendo discutido também permite que você adapte sua agenda ao seu público e maximize a participação do público.
Ao fazer sua agenda, pergunte a si mesmo, isso afeta as pessoas com quem estou falando?
Usar chavões como frases de tópicos pode deixar uma sala de profissionais hesitantes: se você anunciar o lançamento de um novo produto de sucesso na agenda em “Coisas boas que fizemos recentemente”, é provável que você seja o único nessa página. É incrivelmente difícil mediar uma discussão se as pessoas não tiverem clareza sobre o assunto, muito menos se forem capazes de se preparar para isso de forma eficaz.
Usar declarações de perguntas para levantar pontos em uma reunião é uma ótima maneira de garantir que a discussão realmente resolva o problema que está sendo apresentado. Usando nosso hipotético lançamento de produto bem-sucedido como exemplo, considere o seguinte: O que funcionou bem para esse lançamento? Que mercados abrimos com este sucesso? Para onde vamos a partir daqui?
Ao criar linhas de assunto para reuniões, pergunte-se: Quais são as respostas que procuro? Qual pergunta nos ajuda melhor a chegar lá?
As pessoas podem ficar chateadas quando percebem que pedir sua opinião não garante que terão uma palavra a dizer no processo de tomada de decisão final. É importante categorizar cada discussão com base no que você procura do seu público. Delineie para o grupo o que você espera de suas respostas. A abordagem baseada em perguntas ajuda a obter respostas mais úteis de sua equipe, mas também pode causar frustração se você estiver enganando de alguma forma sobre para que essas respostas estão sendo usadas.
Se a reunião estiver sendo realizada para que você possa reunir informações para uma decisão mais ampla, torne isso conhecido. Se você precisa de uma caixa de ressonância para uma nova ideia, declare isso na agenda. Se você está procurando um consenso ao final da reunião, escreva e deixe bem claro que o objetivo final da discussão é decidir sobre algo. Dessa forma, você evita ser desviado por pontos de discórdia entre membros de sua equipe que podem ter noções de autoridade que não têm peso nesta reunião em particular.
Ao listar as expectativas para reuniões, pergunte-se: estou procurando contribuições, informações ou uma decisão final?
Essa questão é um esforço de duas partes, pois a oportunidade de sua agenda pode determinar o nível de preparação que os membros de sua equipe alcançam. Quanto mais cedo você entregar a agenda a eles, mais cedo você pode esperar que eles considerem elementos de seus pontos discursivos e se preparem para dar sua opinião ou coletar informações para tomar uma decisão informada com você. É importante informar a sua equipe ao chegar a decisões importantes ou reuniões que envolvam preparação, pois você deseja maximizar o tempo com todas as partes envolvidas e tentar informar as pessoas enquanto outras que se prepararam sentam e esperam é uma ótima maneira de deixe sua equipe frustrada e incongruente. 
Ao divulgar a agenda da reunião para a equipe, pergunte-se: Se eu recebesse essa agenda agora, eu mesmo estaria pronto para essa reunião a tempo?
Manter um grande grupo de pessoas no tópico é difícil. Mantê-los dentro do cronograma é quase impossível. Por esse motivo, é vital incluir um componente de tempo no planejamento da agenda de sua reunião. Cada seção / pergunta / parte do tópico deve ser claramente delineada dentro de um período de tempo. Este prazo deve alocar uma quantidade adequada de tempo para discussão, revisão e conclusão. É importante esclarecer isso antes da reunião: muitas vezes, você acabará ouvindo que certas questões precisam de mais tempo no conselho ou podem ser reduzidas significativamente.
Ao reservar intervalos de tempo para cada seção da agenda da reunião, pergunte-se: Como nosso tempo é melhor usado? O feedback deles abrirá um diálogo que mereça uma discussão mais aprofundada? Quanto tempo gostaria de gastar neste item?
O processamento de sua agenda tem mais a ver com as etapas envolvidas no processo de todos os itens da reunião. Ele enumera os níveis de discussão durante os quais você está tentando concluir a tarefa em questão. Chegar a um acordo sobre as maneiras como as questões serão processadas aumenta a eficácia da reunião. Se você não enumerar a maneira como gostaria que a equipe tratasse de cada problema, alguns membros podem acabar se distraindo definindo o problema, enquanto alguns podem estar discutindo sua relevância para eles: ninguém acaba focado em identificar ou avaliar quaisquer soluções .
O processo para abordar um item deve aparecer na agenda escrita que você fornecerá. Quando chegar a esse item durante a reunião, explique o processo necessário para chegar a um acordo e busque esse acordo.
Ao determinar esse processo pela primeira vez em sua agenda, pergunte-se: Como eu quero conduzir esta discussão? Eu quero ouvir indivíduos ou equipes? Eu quero votação unânime, opções de votação ou uma discussão de brainstorm? Como posso determinar quando um problema foi resolvido? Como é a reunião ideal para mim?
Esta pode ser a parte mais crucial para fazer qualquer agenda - entender que eles estão sempre em um processo de mudança. Nenhuma agenda está imune à loucura do tempo, atrasos inesperados, faltas por doença ou contratempos. Por esse motivo, é importante ser receptivo às mudanças. As prioridades da agenda, sem dúvida, mudarão de importância conforme a data se aproxima e as coisas se solidificam em tempo real. Conforme os projetos progridem, o mesmo acontece com a equipe e, portanto, com os objetivos da agenda. O primeiro item em qualquer boa agenda é “editar e priorizar a agenda de hoje”. Este item da programação é a melhor maneira de garantir que sua equipe esteja de acordo com o que está sendo discutido, por que, com que duração e com quais expectativas no dia de.
Ao criar uma agenda para toda e qualquer reunião, pergunte-se: Há espaço para discussão aqui? Como posso gerenciar melhor o que não posso planejar? Como faço para manter minha discussão centrada?
Este é um item importante para incluir em sua agenda. Diz muito sobre sua liderança ser capaz de suspender a urgência de uma reunião para discutir elementos de sucesso com sua equipe. É vital que todos sintam que seu trabalho é valorizado, apesar das limitações de tempo, contratempos, empecilhos e desafios. Um trabalho bem feito deve ser abordado, e usar alguns momentos em sua reunião para parabenizar sua equipe pelo que tem funcionado bem é uma ótima maneira de manter o moral e promover um ambiente de trabalho favorável.
Esta é uma categoria menor, mas igualmente importante. Ele serve como um lembrete para sua equipe de que sempre há espaço para melhorias. Quer você esteja enfrentando problemas com pontualidade, dinâmica interna do escritório ou simplesmente tendo uma semana difícil no mercado, certifique-se de que sua equipe esteja ciente do que se espera dela, o tempo todo. Colocar sua caneca de café na lava-louças é uma parte pequena, mas importante, de cuidar do ambiente de um escritório e, por mais inconseqüente que possa parecer, mencioná-la como parte da reunião reforça a importância da consistência.
Quer você tenha ouvido ou não sobre o fenômeno Parking Lot, você definitivamente usou seus conceitos básicos. Basicamente, ele atua como uma caixa de ressonância para todas as ideias que não podem ser abordadas imediatamente no ambiente de reunião atual. Todos os novos projetos, ideias, dúvidas e perguntas podem ser “estacionados” no lote e anotados como pontos de discussão para futuras reuniões. Isso também significa que você sempre tem uma unidade de armazenamento cheia de ideias às quais pode voltar, caso tenha alguns minutos extras no final de uma reunião. O estacionamento é uma ótima maneira de se manter em dia com a tarefa, no caminho certo e no registro.
De modo geral, a coisa mais importante a lembrar sobre o planejamento de uma agenda é que vocês estão sempre trabalhando juntos em prol de um objetivo comum. Você deve ter como objetivo tornar sua discussão coesa, inclusiva, criativa e produtiva. É difícil acertar todas as marcas, mas se você tiver uma vaga para isso na agenda, talvez chegue a tempo.
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