Como funciona um evento virtual?

Para um sucesso, evento virtual de alto impacto, você vai ter que investir algum tempo planejando e organizando. Na verdade, você vai querer tratar isso da mesma forma que faria com qualquer outro evento pessoal. Mas não se deixe abater. Com soluções de videoconferência ao seu alcance, além de todos os recursos de que você precisa para envolver, apresentar e criar reuniões dinâmicas, você pode realizar um evento virtual de sucesso sem dor.

Um evento virtual é um encontro que acontece online. É onde um grupo, comunidade ou público se reúne para se comunicar e compartilhar uma experiência. Pode ser social ou empresarial. Talvez seja uma conferência, ou talvez seja uma mistura de agora virtual e presencial em uma data posterior. De qualquer forma, um evento deve evocar um senso de rede e comunidade. Afinal, isso atrai pessoas com ideias semelhantes a se relacionar e conversar sobre tópicos semelhantes.

Com um evento virtual, você pode reunir o público durante a divulgação do produto ou serviço de sua empresa. É uma solução ganha-ganha!

Então, como funciona um evento virtual? Lançar um que posicione com sucesso seu produto ou serviço em uma boa luz, faz seu público se sentir bem-vindo e fornece uma oportunidade para networking ou conexão, tudo começa com ferramentas digitais confiáveis.

Requisitos de hardware: É melhor usar um dispositivo que tenha uma tela grande o suficiente para manter as guias abertas. Um smartphone é apropriado se você for um participante, mas como anfitrião, é aconselhável usar um laptop ou desktop. Certifique-se de ter um microfone, câmera e alto-falantes internamente em seu dispositivo ou você pode atualizar externamente.

Requisitos de software: Você precisará de um vídeo conferência ferramenta que é fácil de usar, intuitiva e não requer equipamento ou configuração complicada.

Depois de ter suas ferramentas prontas, dependendo do tipo de evento virtual que você está hospedando, você terá que comercializar e anunciar para atrair participantes. Podes tentar:

• Alcançando através das redes sociais
• Enviando uma explosão de e-mail para seus contatos
• Hospedar eventos ao vivo do Facebook para gerar conscientização
• Criação de conteúdo pago

Esperando um bom resultado? Então, não se esqueça do poder do bom marketing. Se sua mensagem não for direcionada e promovida, você corre o risco de falta de atendimento. Depois de conseguir atingir o público-alvo pretendido, você deve fornecer um conteúdo empolgante e envolvente. Afinal, o conteúdo é rei!

o que voce tem planejado? Pense em algumas atividades que você deseja incluir no layout do seu evento, como convidados especiais, apresentadores, palestras motivacionais, meditação, gamificação, concursos, vídeos, etc.

Uma vez que os participantes não ocuparão espaço físico, cabe a você definir como deseja configurar seu espaço virtual. Decida quanta interação é viável ou o quão voltado para o futuro você será. Haverá uma sessão de perguntas e respostas ou enquetes? Que tal apresentações, palestrantes, salas de bate-papo e salas de descanso ou outras maneiras de interagir? Dependendo do tipo de evento virtual que você tem em mente, sua estrutura tomará forma para suportar o que você quer dizer e como quer dizer.

Existem 4 tipos principais de eventos virtuais que incluem:

1. Webinars
   Usado para manter a atenção por aproximadamente uma hora a duas horas, um webinar oferece a oportunidade para participantes de todo o mundo participarem e absorverem o conteúdo dos apresentadores. Os eventos virtuais com foco em webinar são educacionais, tendem a ser únicos e geralmente são bem atendidos, pois são específicos e informativos. Eles podem ser pré-gravados ou ao vivo e são perfeitos para treinamentos internos e externos.
2. Conferências Virtuais
   Com foco em eventos ao vivo, uma conferência virtual é mais dinâmica. É o que uma conferência normal seria, exceto hospedada online. Eles incluem conteúdo multi-sessão (salas de descanso, sessões, apresentações e palestrantes acontecendo simultaneamente) onde o participante pode construir seu próprio itinerário e assistir ao vivo agora ou assistir ao conteúdo gravado mais tarde.
3. Eventos Híbridos Internos
   Esses eventos são presenciais e virtuais. Por exemplo, não é aconselhável enviar toda a equipe para a sede, mas alguns podem ser selecionados para ir, enquanto os outros sintonizam virtualmente. Este tipo de evento virtual funciona para empresas que desejam reunir funcionários em diferentes países, continentes e escritórios. Perfeito para lançamentos de produtos, atividades sociais de empresas, desenvolvimento de negócios, aprimoramento de habilidades, orientação de novos recrutamentos, etc.
4. Eventos Híbridos Externos
   Para quem está fora da organização, um evento híbrido externo permite que aqueles que não podem viajar para o evento ainda participem virtualmente. Esses eventos podem ser conferências de usuários ou do setor ou “dias de descoberta” para franquias, por exemplo. Eles também exigem muito mais planejamento, produção e refinamento.

Se você deseja que seu evento virtual seja configurado para o sucesso, inclua o seguinte componentes indispensáveis:

• Site do evento com informações claras e detalhadas
• E-mails de inscrição e confirmação do evento
• Conteúdo da apresentação ao vivo (palestrantes, convidados especiais, apresentação, etc.)
• Vídeo de áudio ao vivo unilateral
• Hora de perguntas e respostas
• Interação por chat
• Conteúdo gravado
• Pesquisas de feedback

Aqui estão algumas coisas que você deve e não deve fazer ao hospedar um evento virtual que atrai você um grande público e faz com que os participantes sintam que seu tempo está sendo bem gasto:

Não perca seu público
Mantenha um fluxo dinâmico, mantendo seu público envolvido. Faça perguntas e obtenha respostas na caixa de bate-papo. Atraia as pessoas usando marcadores curtos nos slides enquanto fala durante a apresentação. Incorpore visuais envolventes e use salas virtuais para incentivar a rede e colaboração.

Não restrinja seu impacto
Público ou privado, certifique-se de executar as etapas necessárias para criar conteúdo adicional a partir do próprio evento. Isso pode ser cenas de bastidores, clipes de apresentadores ou um carretel de destaques que vive nas redes sociais.

Escolha fazer parceria com a plataforma certa
Conheça os tipos de recursos de videoconferência que deseja incluir e qual é a tecnologia mais fácil de usar, intuitiva e fácil de usar, para que você possa se comunicar de forma clara e eficaz. Olhe para Compartilhamento de tela e streaming ao vivo para recursos do YouTube, por exemplo.

Deixe o FreeConference.com ajudá-lo a criar um evento virtual que faça você ser notado. Divulgue sua marca com uma solução de videoconferência gratuita para fornecer ao seu produto a exposição que você procura. Use a ampla gama de ferramentas e recursos para aprimorar sua oferta enquanto apresenta uma mensagem dinâmica.