É verdade que as reuniões presenciais da diretoria estão em declínio com o rápido crescimento da tecnologia de telecomunicações. Com a força de trabalho cada vez mais remota, mais pessoas optando por trabalhar em casa e a necessidade de colegas de escritórios diferentes (e até mesmo de todo o mundo) colaborarem, as chamadas em conferência estão se transformando em um ritual comum.
Mas, apesar dos benefícios das chamadas de conferência, muitas pessoas temem fazer parte delas. Se você já se juntou a um antes, ou mesmo os hospedou, sabe em primeira mão como eles podem ser desastrosos. Aqui estão seis dicas que o ajudarão a melhorar sua próxima reunião:
Embora isso possa ser óbvio, você deve sempre organizar sua chamada em conferência com antecedência. Você também deve ter um objetivo estabelecido para que o encontro tenha um direcionamento. Isso leva a uma agenda (ou submetas) na qual você e sua equipe podem trabalhar durante a reunião, para que todos permaneçam no tópico, e não delineiem para outras discussões. Em nosso sistema de agendamento pela web, você pode enviar à sua equipe o assunto e a agenda da reunião enquanto cria seu convite por e-mail. Lembre-se de manter os convites relevantes, curtos e simples. Definitivamente, sua equipe não pode trabalhar um ano inteiro de planos e projetos em uma teleconferência de 1 hora.
Existem inúmeras distrações no ambiente de escritório que podem impedi-lo de trabalhar. Esse Harvard Business Review O artigo lista muitas coisas que as pessoas fazem durante uma chamada de conferência, incluindo lanches ou concluindo outro trabalho. Algumas pessoas até abandonam a ligação e afirmam ter adormecido. Puffin já postou algumas dicas sobre como reduzir as distrações, que podem ser encontradas em FreeConference.com blog.
) Abrace a videoconferênciaEmbora alguns de nós ainda prefiram conferências baseadas em áudio, a adição de vídeo conferência está começando a ver aceitação no local de trabalho. Uma vez que os participantes estão de olho uns nos outros, todos permanecem envolvidos com o tópico em questão. o Compartilhamento de tela recurso também adiciona outra dimensão visual à reunião e cria uma discussão mais aprofundada.
Para garantir que todos estejam cientes de que a teleconferência tem como objetivo 'fazer as coisas' e não conversar sobre o fim de semana, todos devem seguir a etiqueta da reunião. Todos colocaram seu trabalho de lado e se esforçaram para participar da chamada, por isso é importante não perder tempo. Trate sua teleconferência como uma reunião pessoal!
Se suas reuniões anteriores não foram bem, você deve considerar a possibilidade de contratar mais pessoas para ter um papel ativo nelas. Uma reunião deve ter um líder e um facilitador; o líder é alguém que organiza e dirige a reunião, enquanto o facilitador garante que a reunião esteja de acordo com a agenda. Não tenha medo de silenciar alguém se ele estiver monopolizando o microfone; se alguém estiver quieto, peça que compartilhem seus pensamentos para que a reunião seja inclusiva para todos os participantes. Certifique-se de reservar um tempo para agradecer a contribuição de todos para que a reunião termine com uma boa nota.
Uma boa organização é como uma máquina que requer engrenagens bem lubrificadas; engrenagens que são compostas por seus colegas. Hospedar chamadas em conferência é uma forma de manter todos engajados e atualizados.
Se você está procurando as melhores teleconferências, só faz sentido usar o melhor serviço! FreeConference. com permite que você faça todas as opções acima e muito mais. Se precisar de mais informações, um lista completa de recursos pode ser encontrado em nosso site do Network Development Group.
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