Jakie są 5 etapów zarządzania projektami?

Rozpoczęcie projektu wymaga systemu procesów i utalentowanych osób do wykonania pracy. W prostych słowach nie jest to prosty wyczyn!

Polegając na wideokonferencje współpraca z wieloma zespołami i osobami wymaga organizacji i efektywnego wdrażania zarządzania projektami w różnych biurach, działach i łańcuchach dowodzenia. Kluczowymi czynnikami są spójność, komunikacja i centralizacja. Niezależnie od tego, z kim masz do czynienia, czy to z interesariuszem, klientem czy pracownikiem, istnieje wiele ruchomych części, które należy wziąć pod uwagę od koncepcji do dostawy.

Każdy projekt wymaga wszechstronnej wiedzy na temat cyklu życia projektu. Wiedza o tym, jak funkcjonuje każda faza, dostarcza cennych informacji o tym, jak do niej podejść. Ale jak działa wideokonferencja, aby usprawnić Twój proces? Przyjrzyjmy się ramom 5 etapów zarządzania projektem.

Obowiązkiem kierownika projektu jest poznanie, zaplanowanie i zbudowanie „podbicia” projektu poprzez dogłębne zrozumienie pięciu kroków zarządzania projektem. Ma to na celu zapewnienie jasnego i zwięzłego planu, w jaki sposób pomysł przejdzie od abstrakcji do konkretu. Rozwinięty przez Project Management Institute (PMI), 5 faz każdego projektu do realizacji to:

1. Inicjacja
Pierwsza faza cyklu życia, inicjacja, wymaga spotkania inauguracyjnego, które zapętla się w kliencie i inwestorach. To tutaj omawiane są cele, cele, wątpliwości, obawy oraz wszelkie wstępne przemyślenia i pomysły. Gdy decydenci nie znajdują się tylko w jednym miejscu, możesz polegać na zorganizowaniu spotkania online na czacie wideo lub telekonferencji, aby omówić następujące kwestie do omówienia:

• Kim są inwestorzy i interesariusze?
• Jaka jest wizja i misja biznesu?
• Jaki jest szacowany harmonogram?
• Jakie są niektóre zagrożenia?
• Jaki budżet i zasoby są dostępne?

2. Planowanie
Po określeniu i uzgodnieniu celów można lepiej zrozumieć wyraźniejszy obraz końcowego rezultatu. Praca wstecz, aby zwizualizować i sformułować zestaw planów do naśladowania przez wszystkich, prowadzi zespół od fazy inicjacji do zakończenia.

Przeprowadzaj spotkania online, aby:

• Zbierz zespoły
• Prześlij istotne szczegóły
• Ustal cele i zadania projektu

Faza planowania ma kluczowe znaczenie dla analizy następujących 5 elementów:

• Projektowanie struktury projektu
• Tworzenie dokumentów workflow
• Szacowanie budżetów we wszystkich działach
• Gromadzenie, przydzielanie i wyznaczanie zasobów
• Ocena ryzyka

3. Wykonanie
Liderzy zespołów i kierownicy projektów są wprowadzani w ruch, aby budować rezultaty, być pośrednikami dla klientów, realizować zadania, wdrażać procesy i nie tylko. Bezpośrednia komunikacja we wszystkich częściach projektu jest niezbędna i niezbędna do powodzenia realizacji pomysłu.

Niezbędne w fazie realizacji:

• Częste spotkania
  Utrzymywanie kontroli nad zespołami dzięki zaplanowanym spotkaniom online pomaga utrzymać zwięzłość i przebieg projektu. Terminowa i krystalicznie czysta komunikacja za pośrednictwem wideokonferencji lub połączeń konferencyjnych zapewnia mniej martwych punktów, lepszą pracę zespołową i przyspieszony ruch elementów w rurociągu.
• Przezroczystość
  Unikaj potencjalnych blokad, jeśli chodzi o łatwe do uniknięcia przeszkody, takie jak planowanie, zatrudnianie, zapraszanie uczestników na spotkania i ustalanie, kto jest odpowiedzialny za które zadanie, integrując z platformą wideokonferencyjną inne narzędzia cyfrowe, takie jak Slack, Outlook i Kalendarz Google.
• Zarządzanie konfliktem
  Problemy na pewno się pojawią. Łagodź zdarzenia, zapraszając osoby z „pierwszych linii” do zgłaszania obaw, wąskich gardeł lub czegokolwiek, co może potencjalnie stanowić słabość łańcucha.
• Sprawozdania z postępów
  Regularne aktualizacje udostępniane podczas spotkanie stand-up, sesja czatu lub czat wideo pozwalają wyprzedzać konkurencję i identyfikować problemy, zanim się pojawią.

4. Monitorowanie i kontrola
Jeśli nie możesz tego zmierzyć, nie możesz tym zarządzać. Ta faza wymaga sprawdzenia, aby upewnić się, że wszystko jest zgodne z wcześniejszymi ustaleniami. Jakie są kluczowe wskaźniki wydajności? Co trzeba wdrożyć, aby dotrzymać terminów i parametrów finansowych?

Organizuj spotkania online z kluczowymi graczami w celu rutynowych punktów kontrolnych, przeglądów i raportów wydajności. Możesz prowadzić zdalne prezentacje za pośrednictwem wideokonferencji, które obejmują przepływy pracy, ważne dokumenty i aktaoraz wszystko, co należy udostępniać i rozpowszechniać.

5. Zamknięcie
Zakończenie projektu jest tak samo ważne, jak jego rozpoczęcie. Nazywany również fazą „kontynuacji”, mniej więcej w tym czasie ukończony projekt jest gotowy do publicznego udostępnienia. Główny nacisk kładziony jest tutaj na wydanie i dostawę produktu.

Bardzo ważne jest, aby kierownik projektu ocenił czas życia projektu od początku do końca poprzez:

1. Badanie wydajności projektu
   Czy każda drużyna osiągnęła swoje cele i markery? Czy projekt został zrealizowany w ramach budżetu i ram czasowych? Czy projekt rozwiązał problem? Odpowiedź na te pytania i dodatkowa pomoc w ocenie, czy projekt zakończył się sukcesem.
2. Patrząc na wyniki zespołu
   Wyniki członków zespołu można dalej szczegółowo analizować indywidualnie, aby ocenić sukces w grupie. Kontrole jakości, wskaźniki KPI i spotkania online zapewniają wyraźniejszy wgląd w wydajność.
3. Ocena i dokumentacja zamknięcia projektu
   Dokładna prezentacja kompilująca dokumenty pomocnicze, które pokazują rozwój projektu od koncepcji do realizacji, zapewnia właściwe zakończenie dla klientów i interesariuszy.
4. Prośba o recenzje
   Ostateczna ocena projektu pozwala bliżej przyjrzeć się mocnym i słabym stronom od początku do końca. Znajdź spostrzeżenia i wyciągaj wnioski na następny raz.
5. Przekraczanie budżetu
   Umiejętność określenia strat budżetowych oraz nietkniętych zasobów zapewnia lepsze zrozumienie sukcesu (lub porażki) i pomaga zarządzać marnotrawstwem.

Niektóre punkty rozmów na spotkaniach online obejmują:

• Jakie były wnioski z projektu?
• Jakie są możliwości rozwoju? Poprawa
• Jakie były mocne i słabe strony tego procesu?

Pozwól FreeConference.com zapewnić Twojej firmie przejrzystość i efektywność platforma do wideokonferencji do zarządzania projektami niezbędne do stworzenia spójności i centralizacji wszystkich aspektów zarządzania projektami. Dzięki szerokiej ofercie funkcji, łatwej integracji oraz wysokiej jakości funkcjom wideo i audio możesz oczekiwać, że Twój projekt będzie dokładnie komunikowany i współpracował przy nim.