Jak zorganizować bardziej produktywne spotkanie projektowe

Chociaż spotkania są ważne dla ułatwienia współpracy podczas spotkania projektowego, mogą być ogromną stratą czasu. W rzeczywistości, większość ludzi uważa, że ​​około połowa spotkań, w których uczestniczą, to „stracony czas”, a to nie tylko ich frustruje, ale także utrudnia koncentrację na zadaniu.
W rezultacie bardzo ważne jest znalezienie sposobów na zwiększenie produktywności spotkań projektowych. Pomoże to zmienić sposób, w jaki Twój zespół postrzega spotkania, co z kolei zmieni te spotkania w przydatną przestrzeń, w której ludzie będą szukać pomocy w rozwiązywaniu problemów, proponować sugestie innym i otrzymywać aktualizacje dotyczące ogólnego stanu projektu.
Łatwiej to powiedzieć niż zrobić, więc aby jak najlepiej wykorzystać następne spotkanie projektowe, zastosuj następującą taktykę spotkania.

Stwórz plan i rozpowszechniaj go

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, aby mieć bardziej produktywne spotkanie projektowe, jest określenie, co dokładnie zostanie omówione, gdy wszyscy będą w tym samym pomieszczeniu. Ułożenie agendy pomoże ci odpowiedzieć na pytanie „po co to spotkanie?” co pomaga wyjaśnić, czy spotkanie jest rzeczywiście konieczne.
Ponadto ważne jest, aby rozesłać ten program do wszystkich uczestników spotkania z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. Pomoże im to zorientować się, o czym jest spotkanie, a jeśli masz zamiar rozmawiać o czymś nowym, pomoże to ludziom zacząć myśleć o rzeczach przed wejściem na spotkanie.
W tym momencie, jeśli jest coś jeszcze, co chciałbyś, aby ludzie zrobili przed przyjściem na spotkanie, upewnij się, że mówisz to tak, jak w twoim programie. Na przykład, jeśli chcesz, aby coś przeczytali lub jeśli chcesz, aby zebrali jakieś dane, mądrze jest powiedzieć im, aby zrobili to wcześniej, aby móc wskoczyć od razu po rozpoczęciu spotkania projektowego.

Ustaw i przestrzegaj limitów czasowych

Częścią tego, co sprawia, że ​​spotkanie wydaje się nieproduktywne, jest przekroczenie czasu na nie przeznaczonego. Spotkania istnieją w określonych celach, a jeśli zaczniesz odchodzić od wykonywanego zadania, łatwo zabraknie czasu i albo musisz przedłużyć spotkanie, albo zakończyć je bez osiągnięcia celu.
Dobrym sposobem, aby temu zapobiec, jest ustalenie limitu czasowego dla każdego punktu porządku obrad i trzymanie się go. Jeśli pojawi się coś, co spowoduje, że przekroczysz wyznaczony czas, rozważ przedłożenie tego punktu; zawsze możesz umówić się na kolejne spotkanie z inną grupą osób, aby omówić je później. Takie rozdzielenie pracy pomoże również zwiększyć sukces zespołu projektowego.
Na koniec możesz również użyć liczników czasu, które pomogą Ci dotrzymać limitów czasowych i utrzymać spotkanie zgodnie z harmonogramem. Takie postępowanie nie tylko pomoże Ci zwiększyć produktywność, ale także zademonstruje Twojemu zespołowi, że szanujesz jego czas i robisz wszystko, co możliwe, aby go nie marnować.

Zaproś odpowiednich ludzi do pokoju

Częścią klucza do produktywnego spotkania projektowego jest upewnienie się, że obecni są właściwi ludzie i tylko właściwi ludzie. Nie ma nic gorszego niż spędzenie godziny na spotkaniu, na które nie trzeba było uczestniczyć, a jeśli tak się stanie, to w dużej mierze dlatego, że organizator spotkania nie poświęcił wystarczająco dużo czasu na pytanie, kto naprawdę powinien tam być.
Aby Ci w tym pomóc, rozważ różne rodzaje spotkań, które możesz mieć, takie jak:

• Spotkania decyzyjne: Celem tego spotkania jest współpraca i znalezienie najlepszej drogi naprzód, a to oznacza, że ​​powinni tam być tylko ci, którzy rozumieją projekt w całości. Wszyscy inni będą po prostu ekstra, a to sprawi, że spotkanie będzie wydawać się bezcelowe.
• Spotkania robocze: Mają one miejsce, gdy ludzie muszą współpracować przy określonym zadaniu, a na spotkaniu muszą uczestniczyć tylko ci, którzy są odpowiedzialni za wykonanie tego zadania.
• Spotkania zwrotne: Dają one menedżerom możliwość usłyszenia od swojego zespołu o tym, co działa, a co nie. Dobrze jest mieć je przez cały cykl życia projektu, aby ludzie mogli swobodnie mówić, gdy coś nie idzie dobrze. W zależności od wielkości zespołu jest to jedyny rodzaj spotkania, na którym wszyscy mogą być obecni.

Użyj odpowiednich narzędzi

Narzędzia, których używasz, będą również odgrywać dużą rolę w określaniu produktywności Twoich spotkań. Na przykład udostępnianie ekranu, wideokonferencje i tablice ułatwiają współpracę z osobami w pomieszczeniu, dzięki czemu spotkanie jest bardziej wydajne. A wszystkie te narzędzia i nie tylko są oferowane przez FreeConference.com.
Znaczenie posiadania właściwych narzędzi jest jeszcze większe w dzisiejszych miejscach pracy. Tak wiele firm ma wiele lokalizacji lub pozwala ludziom pracować zdalnie, co oznacza, że ​​ludzie są rozproszeni po różnych miastach lub krajach. Korzystanie z odpowiedniej technologii może sprawiać wrażenie, że wszyscy są w tym samym pomieszczeniu, co ułatwia prowadzenie produktywnego spotkania projektowego.

Przekształć swoje następne spotkanie projektowe

Pamiętaj, aby włączyć swój zespół w proces planowania spotkania i zebrać od niego informacje zwrotne, aby usprawnić proces spotkania. Zastosowanie omówionej tutaj taktyki pomoże ci przekształcić twoje spotkania z irytujących pożeraczy czasu w okazje do współpracy i innowacji.

O autorze: Kevin Conner jest przedsiębiorcą, który jest właścicielem kilku firm, w tym Wyszukiwanie szerokopasmowe, usługa mająca na celu pomaganie ludziom i firmom w znalezieniu najlepszego szerokopasmowego Internetu. Prowadzenie i rozwijanie swojej firmy wiąże się z szeroko zakrojonym planowaniem i zarządzaniem projektami, a Kevin lubi dzielić się swoimi doświadczeniami z innymi, aby pomóc im odnieść sukces.

[Ninja_form id = 7]