Telekonferencje są skutecznym narzędziem komunikacji w budowaniu ducha pracy zespołowej i dobrej „kultury korporacyjnej”. Chociaż organizacja korzysta z dobrze wykonanych połączeń konferencyjnych poprzez zwiększoną produktywność i rentowność, pracownicy również odnoszą korzyści, ponieważ tak jest o wiele zabawniej pracować w szczęśliwym, zaangażowanym miejscu pracy.

To znaczy, jeśli wszyscy się zjednoczą i wiedzą, jak być dobrym rozmówcą konferencyjnym. Oto pięć wskazówek, jak przyczynić się do budowania ducha zespołu za pomocą telekonferencji i dlaczego warto je robić.

Czas

Jednym z powodów, dla których telekonferencje są tak skuteczne, jest to, że szanują czas wszystkich. Eliminując czas podróży, nawet gdy ludzie pracują w tym samym budynku, oszczędzają wiele godzin czasu personelu.

Masz lepsze rzeczy do roboty niż pójście na spotkanie.

Oszczędność czasu pozwala zaplanować częstszą komunikację, co jest lepsze dla wszystkich, ponieważ brak komunikacji jest ogromnym źródłem dysfunkcji w organizacjach.

Za każdą minutę spóźnienia na rozmowę z 15 osobami marnujesz 15 „osobominut” czasu każdego z nich. Marnowanie czasu jest jak zaśmiecanie. Gdy pierwsza osoba wyrzuci jeden kawałek śmieci w miejsce publiczne, wszyscy to robią. Nie bądź tą pierwszą osobą!

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z połączeń konferencyjnych, przyjdź 10 minut wcześniej i poproś znajomego, aby pomógł Ci zapoznać się z technologią. Jeśli jesteś starym zawodowcem, wystarczy dwie minuty wcześniej, aby zalogować się do udostępnionego pulpitu, przejrzeć program, zabrać myśli na spotkanie i być gotowym do wyjścia, gdy wybije godzina.

Lokalizacja, lokalizacja, lokalizacja

Kolejny powód, dla którego konferencja się kończy prawdziwe linie telefoniczne (nie Skype ani VOIP) są tak dobre, że doskonała jakość dźwięku umożliwia każdemu usłyszenie subtelnych sygnałów „języka ciała”, których potrzebują, aby naprawdę się zrozumieć.

Jeśli ktoś jest zdenerwowany, wszyscy muszą o tym wiedzieć, aby mogli pomóc. Jeśli ktoś jest zachwycony, ponieważ właśnie osiągnął wielki kamień milowy, to podekscytowanie w jego głosie jest tym, co przyszedłeś usłyszeć.

Pomaganie ludziom, świętowanie sukcesu i dzielenie się dobrymi pomysłami to sposób wykorzystania telekonferencji do budowania ducha zespołu i zwiększania zysków.

Niestety, nawet hałas w tle z jednej źle wybranej lokalizacji rozmówcy może zepsuć dobrą rozmowę konferencyjną. Dlatego odpowiednie ustawienie się sprawia, że ​​wszystko idzie gładko.

Musisz znajdować się w cichym miejscu, w którym hałas w tle nie będzie zakłócał rozmowy ani Cię nie rozpraszał, a także potrzebujesz telefonu dobrej jakości, aby każdy mógł usłyszeć wszystko, czego potrzebuje.

Skupiać

Gdyby osoba, która zaprosiła Cię na telekonferencję, nie obchodziła Cię, co myślisz o omawianym problemie, wysłałaby Ci wiadomość e-mail w grupie.

Jesteś zaproszony na rozmowę, ponieważ ktoś chce twój mózg. Nie chcą połowy twojego mózgu, kiedy czytasz jakieś pliki lub wysyłasz kilka e-maili.

Nigdy nie wykonuj wielu zadań podczas połączenia konferencyjnego.

Druga strona tego jest taka, że ​​jeśli jesteś naprawdę skoncentrowany i czujesz, że chcesz wnieść swój wkład, Idź po to! To tragedia, gdy ktoś tłumi dobry pomysł podczas telekonferencji.

Zostałeś zaproszony do udziału, więc nie wstydź się.

Mów głośniej!

Kiedy mówisz, przedstaw się, aby wszyscy wiedzieli, kim jesteś, nawet jeśli meldujesz się po minucie lub dwóch ciszy. Trzymaj telefon blisko ust lub zbliż się do mikrofonu. Zacznij od „Czy wszyscy mnie słyszą?” Mów powoli i nie martw się, że będziesz mówić zbyt głośno. Ludzie zawsze mogą cię odrzucić, ale jeśli nie będziesz wystarczająco głośny, zmarnujesz czas.

Po przejściu „testu dźwięku” wyraź siebie. Po to tam jesteś. Kiedy zabierzesz głos, jasno przedstaw swój pomysł. Jednocześnie dobrze jest zauważyć, kiedy prowadzisz większość rozmów podczas połączenia konferencyjnego. Rozmowa jest fajna, ale możesz mieć za dużo dobrego. Dzielenie podłogi buduje ducha zespołu.

Techniczny

Ponownie, jeśli jest to Twoja pierwsza rozmowa konferencyjna, uzyskaj pomoc techniczną w konfiguracji i pamiętaj, aby zapytać, czy Twój telefon brzmi dobrze. Czy ludzie cię słyszą, kiedy mówisz? Tworzysz echa? Korzystanie ze smartfona dobrej jakości jest w porządku, ale wycisz wszelkie potencjalne alerty.

Jeśli masz tylko tani zestaw głośnomówiący, możesz na nim słuchać, ale mówić tylko do zestawu słuchawkowego. Używaj przycisku wyciszania telefonu, gdy nie mówisz, i nie zawieszaj połączenia, aby nie włączać Muzaka do ważnej dyskusji.

"Dziękujemy za telefon do RamJac Corporation. W związku z dużą liczbą połączeń..."

Pamiętaj też, że istnieją narzędzia, które ułatwią Ci życie podczas obsługi połączeń w celach zawodowych. Na przykład, zamiast polegać na starszych analogowych usługach telefonii stacjonarnej, korzystanie z aplikacje numerów telefonów biznesowych sprawi, że doświadczenie będzie bardziej płynne i wygodne zarówno dla Ciebie, jak i dla osób, z którymi rozmawiasz.

Budowanie ducha zespołu

Telekonferencje służą budowaniu ducha zespołu poprzez dzielenie się ważnymi informacjami i wspólne podejmowanie decyzji. Nie wstydź się i nie przejmuj się drobnymi szczegółami technicznymi. Jeśli masz dobry telefon i cichą lokalizację, wygrywasz. Zespół może pomóc Ci uzyskać odpowiedni poziom głośności.

Słynny komik powiedział kiedyś, że „90% życia się ukazuje”. Wniesienie pełnego skupienia i energii na rozmowę konferencyjną to najważniejszy sposób na bycie dobrym rozmówcą konferencyjnym.