5 sposobów, w jakie NADAL marnujesz czas na spotkaniach (i jak to zmienić!)

Poznaj Johna:

Dziś jest ten dzień!

„Bip beep beep”, alarm smartfona przerywa długą ciszę snu, budząc Johna na kolejny dzień pracy. Kiedy jego myśli zaczynają się zbiegać, uderza go: to nie tylko „kolejny dzień pracy”, to największe spotkanie w jego młodej karierze.

John zawsze ciężko pracował; często jest pierwszym w biurze i ostatnim, który wychodzi, zawsze kończy pracę na czas, a czasem nawet pomaga współpracownikom dotrzymać terminów.

Jednak pomimo swojej etyki pracy, John zawsze był... pomijany. Był ostatnim w swojej klasie, który otrzymał awans i zawsze starał się zwrócić na siebie uwagę przełożonych.

Ale to wszystko się dzisiaj kończy. To jest szansa, na którą John czekał.

„Dobrze, John, weź głęboki oddech” — mamrocze John do siebie, cicho jedząc płatki. Kropla mleka spływa mu po brodzie, ale jest zbyt zajęty, by to zauważyć — myśli tylko o wielkim spotkaniu.

„Stawka jest wysoka, a to spotkanie musi przebiegać idealnie. Powinienem przejść przez kolejne kroki do sukcesu na ważne spotkanie”.

#1 Przygotowanie moich uczestników z wyprzedzeniem

Ludzie organizują spotkanie: Dlatego muszę koniecznie zaprosić wszystkich, którzy są potrzebni, i dokładnie sprawdzić listę uczestników. W ten sposób można podejmować decyzje na spotkaniu.

Wysłałem również e-mail ze wszystkimi materiałami do prezentacji i zasobami, których będzie potrzebować moje spotkanie. Ponieważ będzie o czym rozmawiać, upewniłem się, że wszystkie wstępne prace zostały zakończone.

#2 Posiadanie dobrego programu

Posiadanie i rozesłanie przygotowanej wcześniej agendy jest najważniejszym czynnikiem udanego spotkania, ponieważ pozwala zdefiniować cele, zaalarmować innych i przejąć kontrolę nad moją konferencją.

Mój program zawiera również osobistą listę kontrolną, która pomoże mi moderować tempo konferencji.

Uczestnicy mają ograniczone możliwości skupienia uwagi, więc zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie!

#3 Tworzenie integracyjnego środowiska spotkań

Kiedy spotkanie się rozpocznie, powiem wszystkim moim członkom, aby wyłączyli niepotrzebne technologie. Ponieważ jest wiele ważnych decyzji, które trzeba podjąć, ostatnią rzeczą, jakiej potrzebuję, są rozpraszacze, a smartfony mogą być dla nich największym portalem.

Muszę również upewnić się, że każdy ma szansę na rozmowę i czuje się komfortowo będąc szczerym w naszej sytuacji.

Zawsze trzymaj się tematu.

#4 Korzystanie z „Parkingu”

Mówiąc o pozostawaniu w temacie, parking może być ratunkiem na nieudane spotkanie, ponieważ zapewnia ponowne odwiedzenie „godnych” tematów, jednocześnie dając mi licencję na skierowanie rozmowy z powrotem na porządek obrad.

Jeśli uczestnik spotkania poruszy sprawę, która nie jest związana z agendą, zapiszę jego pomysł w sekcji agendy Parking i powiem, że możemy wrócić do niego później.

#5 Kontynuacja

Przy odrobinie szczęścia spotkanie przebiegnie gładko i osiągnie wszystkie swoje cele – ale zawsze istnieje ryzyko, że coś nie pójdzie zgodnie z planem.

Będę musiał dobrze zakończyć, ponownie przedstawiając wszystkie plany działania, które zostały uzgodnione podczas spotkania, w tym komu przydzielono każde zadanie i jaki jest ich termin.

Na pewno podzielę się wszystkimi informacjami i decyzjami z osobami, które nie wezmą udziału w spotkaniu, aby nie zostały pominięte.

John chichocze cicho, klepiąc się po plecach...

"Dobra rozmowa. Zrobiłem wszystko, co mogłem dla największego wydarzenia w mojej karierze. Mam nadzieję, że ciężka praca się opłaci”.

Po otarciu kącików ust pobliską serwetką wstaje od stolika i wychodzi z kuchni.

John zakłada swój szczęśliwy garnitur i krawat, bierze głęboki oddech i wychodzi.

Jest słonecznie.

Nie masz konta? Zapisz się teraz!

[Ninja_form id = 7]