Kluczem do skutecznego prowadzenia formalnego spotkania jest dobrze przemyślany program. Kiedy przygotowujesz się z wyprzedzeniem, pisząc z wyprzedzeniem agendę ze szczegółowymi informacjami na temat spotkania, nie tylko zaoszczędzisz czas dla wszystkich zaangażowanych osób, ale także bardziej prawdopodobne jest, że wynik będzie sukcesem.
Oto 5 elementów, które zawsze powinieneś uwzględnić podczas tworzenia skutecznego programu spotkania:
5. Zdefiniuj cel spotkania. (Lub gole)
To może być najważniejsza część programu. Określa cel spotkania i wynik lub decyzję, którą masz nadzieję osiągnąć na końcu. Pozwala to wszystkim zaangażowanym na jasne zrozumienie tego, co próbujesz osiągnąć i dlaczego ich udział jest ceniony.
Kiedy program obejmuje rozpoczęcie od celu, jesteś bardziej skoncentrowany na wyniku końcowym. podczas tworzenia reszty agendy spotkania, poprawiając efektywność spotkania jeszcze przed jego rozpoczęciem.
Sprawdź listę spotkań!
4. Zarysuj listę tematów agendy spotkania do dyskusji
Po ustaleniu celu spotkania przygotuj się na spotkanie z listą ważnych tematów do dyskusji.
Każdy temat dyskusji powinien pomóc w osiągnięciu celu spotkania. Lista może być krótka, ale powinna być wystarczająco szczegółowa, aby członkowie zespołu mogli przygotować się do spotkania zespołu i wnieść skuteczny wkład.
Powszechną metodą jest umieszczenie każdego tematu jako pytania. Rozpoczyna to proces myślowy uczestników i zapewnia sprawdzenie jego związku z celem spotkania.
Każdy temat powinien mieć właściciela i określoną ilość czasu na omówienie tematu. Własność tematu zapewnia odpowiedzialność. Ramy czasowe utrzymują spotkanie zgodnie z harmonogramem. Pobierz nasz bezpłatny program spotkania tutaj: FreeConference Plan spotkania Pobierz
3. Określ listę wymaganych uczestników
Wyzwanie pojawia się nie przy podejmowaniu decyzji, kogo zaprosić, ale kogo nie zapraszać. Na tej liście powinny znaleźć się tylko osoby, które naprawdę muszą być na spotkaniu.
Jeśli ustaliłeś cele spotkań i przydzieliłeś im tematy, powinieneś mieć dobre podstawy do pracy, aby sfinalizować listę uczestników. Mając to na uwadze, zadaj sobie trzy pytania, rozważając każdego uczestnika spotkania. Jeśli odpowiesz twierdząco na którekolwiek z pytań, dodaj go do listy punktów agendy:
- Czy musi być obecny, aby osiągnąć cel spotkania?
- Czy ma cenną wiedzę lub doświadczenie, które mogą wpłynąć na wynik?
- Czy efekt końcowy celu ma na niego bezpośredni wpływ?
Jeśli nie masz pewności, rozważ opcjonalną obecność. Zamiast tego zawsze możesz wysłać podsumowanie, nagranie lub transkrypcję po spotkaniu. Protokoły ze spotkania od osoby sporządzającej notatki, nie zawsze wymagane.
Jednym z największych narzekań na spotkania biznesowe jest to, że to strata czasu. Zarządzanie spotkaniami staje się łatwiejsze, gdy synchronizacje trwają około 30 minut. Szanuj czas swoich współpracowników, nie marnując czasu i nie tracąc wyników.
2. Zostaw sekcję na działania i dyskusje nie na temat na końcu planu spotkania
Kontynuacja jest tak samo ważna jak samo spotkanie. Na dole wzór porządku obradwarto uwzględnić sekcję, w której uczestnicy będą mogli robić notatki, dokumentować działania, decyzje i wnioski na wynos. Posiadanie tej sekcji porządkuje wnioski wyciągnięte ze spotkania i pozwala uczestnikom wizualizować proces, który musi nastąpić później.
Podczas spotkania mogą pojawić się nieoczekiwane tematy, które odwracają uwagę od celu końcowego. Aby być na bieżąco i na czas, „zaparkuj” dyskusję poza tematem na „Parkingu”, zwykle na końcu agendy, aby ponownie odwiedzić ją poza poprzednim spotkaniem. Innym powszechnym określeniem na to jest „Zróbmy to offline”.
1. Na koniec sprawdź dokładnie szczegóły spotkania, takie jak czas, miejsce i logistyka konferencji
Jest to szczególnie ważne, jeśli uczestnicy będą uczestniczyć w spotkaniu zdalnie. Upewnij się, że wszystkie szczegóły konferencji są jasno określone i poprawne, w tym numery telefonów, kod dostępu i wszelkie łącza do Twojego pokoju spotkań online.
Lub utwórz spotkanie na FreeConference.com, a szczegóły konferencji zostaną umieszczone we wszystkich zaproszeniach i przypomnieniach wraz z planem spotkania.
Postaraj się wysłać agendę z co najmniej 48-godzinnym wyprzedzeniem.
Wcześniejsze powiadomienie zapewnia uczestnikom czas na przygotowanie się do posiedzenia zarządu i upewnienie się, że nie mają żadnych konfliktów w swoim harmonogramie.
Postaraj się wysłać agendę z co najmniej 48-godzinnym wyprzedzeniem.
Wcześniejsze powiadomienie zapewnia uczestnikom czas na przygotowanie się do spotkania i upewnienie się, że nie mają żadnych konfliktów w swoim harmonogramie.
