3 proste kroki do najlepszego wirtualnego spotkania, jakie kiedykolwiek zorganizowałeś

Spotkanie wirtualne prawdopodobnie nie zastąpi całkowicie spotkań osobistych, ale wraz z szybkim rozwojem i rozwojem technologii firmy obniżają koszty prowadzenia wirtualnych spotkań, podczas gdy członkowie zespołu są geograficznie odsunięci. Podczas gdy efektywne spotkania generalnie są zgodne z podobnymi wytycznymi, wirtualna praca w sala spotkań online może stanowić wyjątkowy zestaw wyzwań — oto trzy porady dotyczące organizacji najlepszych spotkań wirtualnych.

1) Tak jak w przypadku spotkań osobistych, przygotuj wirtualną pracę przed telekonferencją

Może to dotyczyć ogólnie spotkań, ale spotkanie wirtualne może być bardziej podatne na utratę koncentracji lub produktywności, jeśli członkowie zespołu po prostu czytają sobie nawzajem tekst lub po raz pierwszy słyszą dany temat. Przydziel trochę pracy domowej i upewnij się, że program jest rozłożony na długo przed rozpoczęciem, aby członkowie zespołu mogli dostosować swój sposób myślenia i nabrać rozmachu podczas wirtualnej telekonferencji.

Przygotowanie obejmuje również poznanie technicznych aspektów sala spotkań online. Upewnij się, że spotkanie może się rozpocząć pomimo trudności technicznych i bądź wystarczająco zaradny, aby udzielić rad członkom zespołu, którzy mają pytania techniczne.

2) Etykieta wirtualnego spotkania jest nadal ważna w pracy wirtualnej

Etykieta spotkania zespołu jest ważniejsza w wirtualnej sali konferencyjnej niż na normalnym spotkaniu. Oto kilka zasad, które muszą być egzekwowane: zablokuj wielozadaniowość, jeśli członkowie zespołu robią coś innego lub prowadzą rozmowę poboczną podczas spotkania, powoduje to, że połączenie konferencyjne staje się bezużyteczne. Dwa sposoby podejścia do tego problemu to włączanie i wyłączanie wideo oraz wyciszanie niepotrzebnych rozmówców.

Daj każdemu członkowi zespołu szansę na zabranie głosu, koncentracja jest już trudna do utrzymania na regularnym spotkaniu, etykieta spotkania zespołu musi być bardziej angażująca, gdy jest to praca wirtualna, w przeciwnym razie zagrożona jest produktywność. Stwórz otwartą atmosferę, w której członkowie zespołu mogą swobodnie zabierać głos bez obawy przed krytyką lub przerwami.

3) Twój internetowy pokój konferencyjny nie powinien być przeznaczony tylko do pracy

Zwykle, gdy osobiste spotkanie się kończy, członkowie zespołu gromadzą się wokół dystrybutora wody, aby omówić, co im się podoba, a co nie, o tym, co się wydarzyło. Może to być nieosiągalne w rozmowach wideo, ponieważ uczestnicy są fizycznie rozdzieleni, ale jest ważne dla zespołu, aby budować zaufanie i chemię.

Można do tego podejść na dwa sposoby: jednym jest sformalizowanie tego; niech wszyscy przekażą swoją opinię na temat spotkania bez konsekwencji, aby promować przejrzystość w zespole. Drugim jest podejście nieformalne, jak większość rozmów na temat wody. Po spotkaniu wyloguj się jako moderator i pozwól członkom zespołu rozmawiać między sobą jeszcze przez 2 minut. Niezwiązany dialog i informacje zwrotne mogą rozwijać relacje w pracy i poprawiać etykietę przyszłych spotkań zespołu.

Nie masz konta? Zapisz się teraz!

[Ninja_form id = 7]