Bagaimana Mengadakan Mesyuarat Projek Yang Lebih Produktif

Walaupun perjumpaan penting untuk memfasilitasi kolaborasi semasa mesyuarat projek, pertemuan boleh menjadi pembaziran masa yang besar. Sebenarnya, kebanyakan orang menganggap sekitar separuh pertemuan yang mereka hadiri sebagai "membuang masa", dan ini bukan sahaja membuat mereka kecewa, tetapi juga menyukarkan mereka untuk tetap fokus pada tugas yang sedang dilakukan.
Hasilnya, sangat penting anda mencari jalan untuk menjadikan mesyuarat projek anda lebih produktif. Melakukannya akan membantu mengubah cara pasukan anda melihat mesyuarat, yang kemudian akan menjadikan pertemuan ini menjadi ruang yang berguna bagi orang untuk meminta pertolongan terhadap masalah, memberikan cadangan kepada orang lain, dan mendapatkan kemas kini mengenai status keseluruhan projek.
Ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, jadi untuk membantu anda memanfaatkan mesyuarat projek anda seterusnya, pastikan anda menggunakan taktik mesyuarat berikut.

Buat Agenda dan Edarkannya

Perkara pertama yang perlu anda lakukan untuk mengadakan mesyuarat projek yang lebih produktif adalah menentukan apa sebenarnya yang akan dibincangkan ketika semua orang berada di ruangan yang sama. Menyusun agenda akan membantu anda menjawab pertanyaan "untuk apa pertemuan ini?" yang membantu menjelaskan sama ada perjumpaan itu memang perlu atau tidak.
Selain itu, penting untuk menghantar agenda ini kepada semua peserta mesyuarat sekurang-kurangnya satu hari penuh lebih awal. Ini akan membantu mereka mendapatkan idea mengenai apa itu perjumpaan, dan sekiranya anda akan membincangkan sesuatu yang baru, ia akan membantu orang untuk mula memikirkan sesuatu sebelum mereka masuk ke dalam mesyuarat.
Dalam hal ini, jika ada perkara lain yang anda ingin orang lakukan sebelum datang ke perjumpaan, pastikan anda mengatakannya demikian agenda anda. Sebagai contoh, jika anda mahu mereka membaca sesuatu, atau jika anda menginginkan mereka mengumpulkan beberapa data, maka adalah bijak untuk memberitahu mereka untuk melakukannya terlebih dahulu sehingga anda dapat melompat tepat ketika mesyuarat projek dimulakan.

Tetapkan dan Hormati Had Masa

Sebahagian daripada apa yang membuat mesyuarat terasa tidak produktif adalah melebihi masa yang diperuntukkan untuknya. Mesyuarat ada untuk tujuan tertentu, dan jika anda mulai beralih dari tugas yang ada, maka kehabisan waktu mudah dan baik perlu memanjangkan mesyuarat, atau menamatkannya tanpa mencapai tujuan anda.
Cara yang baik untuk mencegah perkara ini berlaku adalah dengan menetapkan had masa untuk setiap item dalam agenda dan mematuhinya. Sekiranya ada sesuatu yang akan menyebabkan anda melewati masa yang diperuntukkan, maka pertimbangkan untuk mengemukakan perkara itu; anda selalu boleh menjadualkan pertemuan lain dengan kumpulan orang lain untuk menyelesaikannya kemudian. Memecahkan kerja seperti ini juga akan menjadikan pasukan projek anda lebih berjaya.
Akhirnya, anda juga boleh menggunakan pemasa untuk membantu anda memenuhi had masa dan memastikan mesyuarat anda mengikut jadual. Melakukan ini bukan sahaja dapat membantu anda menjadi lebih produktif, tetapi juga akan menunjukkan kepada pasukan anda bahawa anda menghormati masa mereka dan akan melakukan segala yang mungkin untuk mengelakkannya.

Dapatkan Orang yang Betul di Bilik

Sebahagian daripada kunci mesyuarat projek yang produktif adalah memastikan orang yang betul, dan hanya orang yang tepat, hadir. Tidak ada yang lebih buruk daripada menghabiskan satu jam di dalam perjumpaan yang tidak perlu anda hadiri, dan jika ini berlaku, ini sebahagian besarnya kerana penganjur mesyuarat tidak menghabiskan cukup waktu untuk bertanya siapa yang benar-benar perlu berada di sana.
Untuk membantu anda melakukan ini, pertimbangkan pelbagai jenis pertemuan yang mungkin anda lakukan, seperti:

• Mesyuarat keputusan: Tujuan perjumpaan ini adalah untuk berkolaborasi dan mencari jalan terbaik untuk maju, dan ini bermakna hanya mereka yang memahami keseluruhan projek yang harus berada di sana. Semua orang akan menjadi tambahan, dan ini akan menjadikan pertemuan itu tidak berguna.
• Mesyuarat kerja: Ini berlaku ketika orang perlu berkolaborasi pada tugas tertentu, dan hanya mereka yang bertanggungjawab menyelesaikan tugas ini yang perlu berada dalam pertemuan tersebut.
• Mesyuarat maklum balas: Ini memberi peluang kepada pengurus untuk mendengar daripada pasukan mereka tentang apa yang berfungsi dan yang tidak. Senang memilikinya sepanjang kitaran hidup projek ini supaya orang merasa bebas untuk bersuara ketika sesuatu tidak berjalan lancar. Dan bergantung pada ukuran pasukan anda, ini adalah satu-satunya jenis pertemuan di mana semua orang mungkin perlu hadir.

Gunakan Alat yang Betul

Alat yang anda gunakan juga akan berperanan besar dalam menentukan seberapa produktif pertemuan anda. Contohnya, perkongsian skrin, persidangan video, dan papan putih semuanya memudahkan anda berkolaborasi dengan orang di dalam bilik, menjadikan pertemuan anda lebih efisien. Dan semua alat ini dan banyak lagi ditawarkan oleh FreeConference.com.
Kepentingan memiliki alat yang betul lebih besar lagi di tempat kerja sekarang. Begitu banyak syarikat yang mempunyai beberapa lokasi, atau membenarkan orang ramai bekerja dari jauh, bermaksud orang tersebar di pelbagai bandar atau negara. Dengan menggunakan teknologi yang tepat dapat membuat semua orang berada di ruangan yang sama, menjadikan anda lebih mudah untuk mengadakan mesyuarat projek yang produktif.

Ubah Mesyuarat Projek Seterusnya

Pastikan untuk memasukkan pasukan anda dalam proses perancangan mesyuarat, dan kumpulkan maklum balas dari mereka sehingga anda dapat meningkatkan proses pertemuan anda. Menggunakan taktik yang dibincangkan di sini akan membantu anda mengubah pertemuan anda dari pembaziran masa yang menjengkelkan menjadi peluang untuk berkolaborasi dan berinovasi.

Tentang Pengarang: Kevin Conner adalah seorang usahawan yang memiliki beberapa perniagaan termasuk Carian Jalur Lebar, perkhidmatan yang didedikasikan untuk membantu orang dan perniagaan mencari internet jalur lebar bernilai terbaik. Menjalankan dan mengembangkan perniagaannya melibatkan perancangan dan pengurusan projek yang luas dan Kevin suka berkongsi pengalamannya dengan orang lain untuk membantu mereka berjaya.

[Id ninja_form = 7]