Kunci untuk menjalankan mesyuarat formal yang berkesan adalah agenda yang dipikirkan dengan baik. Apabila anda membuat persiapan lebih awal dengan menulis agenda terlebih dahulu dengan maklumat terperinci mengenai perjumpaan, anda bukan sahaja akan menjimatkan masa untuk semua orang yang terlibat, tetapi hasilnya kemungkinan akan berjaya.
Berikut adalah 5 perkara yang harus selalu anda sertakan semasa membuat agenda mesyuarat yang berkesan:
Ini mungkin bahagian terpenting dalam agenda. Ini menentukan tujuan mesyuarat dan hasil atau keputusan yang anda harapkan sampai pada akhir. Ini membolehkan semua orang yang terlibat mempunyai pemahaman yang jelas tentang apa yang anda ingin capai dan mengapa penyertaan mereka dihargai.
Apabila agenda merangkumi bermula dengan tujuan, anda akan lebih fokus pada hasil akhirnya. sambil membuat agenda mesyuarat yang selebihnya, meningkatkan kecekapan mesyuarat anda sebelum ia bermula.
Setelah matlamat perjumpaan tercapai, persiapkan perjumpaan dengan senarai topik penting untuk dibincangkan.
Setiap topik perbincangan harus membantu mencapai matlamat perjumpaan. Senarai boleh ringkas tetapi harus cukup terperinci sehingga ahli pasukan dapat mempersiapkan pertemuan pasukan untuk memberikan sumbangan yang berkesan.
Kaedah biasa adalah meletakkan setiap topik sebagai soalan. Ini memulakan proses pemikiran untuk peserta anda dan memberikan daftar masuk mengenai kaitannya dengan matlamat pertemuan.
Setiap topik harus mempunyai pemilik dan jumlah masa yang ditentukan untuk membahas topik tersebut. Pemilikan topik memberikan kebertanggungjawaban. Jangka masa membuat mesyuarat tetap mengikut jadual. Muat turun agenda mesyuarat percuma kami di sini: Muat turun Agenda Mesyuarat FreeConference
Cabaran itu muncul, bukan ketika memutuskan siapa yang akan dijemput, tetapi siapa yang tidak akan dijemput. Hanya orang yang benar-benar perlu berada dalam perjumpaan yang harus berada dalam senarai ini.
Sekiranya anda telah menetapkan matlamat perjumpaan anda dan menetapkan topik pertemuan, anda harus mempunyai asas yang baik untuk bekerjasama untuk menyelesaikan senarai peserta anda. Dengan itu, tanyakan pada diri anda tiga soalan ketika mempertimbangkan setiap peserta mesyuarat. Sekiranya anda menjawab ya untuk sebarang soalan, tambahkan dia ke senarai item agenda:
Sekiranya anda tidak pasti, pertimbangkan untuk menjadikan kehadirannya sebagai pilihan. Anda boleh menghantar ringkasan, rakaman, atau transkripsi selepas mesyuarat. Minit mesyuarat dari pencatat, tidak selalu diperlukan.
Salah satu keluhan terbesar mengenai perjumpaan perniagaan adalah bahawa mereka membuang masa. Menguruskan mesyuarat menjadi lebih mudah apabila penyegerakan berlangsung sekitar 30 minit. Hormati masa rakan sekerja anda tanpa membuang masa atau kehilangan hasil.
Tindakan susulan adalah sama pentingnya dengan mesyuarat itu sendiri. Di bahagian bawah templat agenda mesyuarat, adalah berfaedah untuk memasukkan bahagian di mana peserta boleh mencatat nota, mendokumenkan item tindakan, keputusan dan pengambilan. Mempunyai bahagian ini mengatur kesimpulan yang dibuat dalam mesyuarat dan membolehkan para hadirin memvisualisasikan proses yang perlu berlaku selepas itu.
Topik yang tidak dijangka dapat timbul semasa pertemuan yang menjauhkan fokus daripada tujuan akhir. Untuk tetap berada di landasan dan tepat pada waktunya, "taman" perbincangan di luar topik di "Tempat Letak Kereta", biasanya di akhir agenda, untuk meninjau semula di luar mesyuarat sebelumnya. Istilah umum lain untuk ini adalah "Mari kita laksanakan ini di luar talian."
Perkara ini sangat penting sekiranya para peserta akan mengambil bahagian dalam perjumpaan anda dari jauh. Pastikan semua butiran persidangan digariskan dengan betul dan betul, termasuk nombor dail masuk, kod akses, dan pautan ke bilik mesyuarat dalam talian anda.
Atau, buat pertemuan dengan FreeConference.com dan perincian persidangan disertakan dalam semua jemputan dan peringatan, bersama dengan agenda pertemuan anda.
Pemberitahuan awal memberi masa kepada para peserta untuk mempersiapkan mesyuarat dewan dan memastikan bahawa mereka tidak mempunyai konflik dalam jadual mereka.
Pemberitahuan awal memberi masa kepada para hadirin untuk mempersiapkan pertemuan dan memastikan bahawa mereka tidak mempunyai konflik dalam jadual mereka.
Buat akaun FreeConference.com anda dan dapatkan akses ke semua yang anda perlukan agar perniagaan atau organisasi anda berjalan lancar, seperti video dan Perkongsian Skrin, Penjadualan Panggilan, Jemputan E-mel Automatik, PeringatanDan banyak lagi.
