आम्ही लोकसंख्या म्हणून अलीकडे अनेक अभ्यास हाती घेतले आहेत, मीटिंग्स का कार्य करतात - किंवा नाही हे शोधण्याच्या प्रयत्नात.
अनेकदा, आम्ही त्यांना अकार्यक्षम परंपरा असे लेबल लावत आलो आहोत; सहसा वेळेचा अपव्यय म्हणून पाहिले जाते (जोपर्यंत लोक प्रत्यक्षात तयार होत नाहीत तोपर्यंत) आणि हे गृहीत धरणे सुरक्षित आहे की आम्ही सर्व किमान एका बैठकीला अप्रस्तुत आलो आहोत. मग काय देते? सभांची काळजी घेणे इतके कठीण का आहे? त्यांना व्यवस्थापित करणे इतके अवघड का आहे? आपण त्यांना का ठेवतो?
फ्री कॉन्फरन्स सॉफ्टवेअर वापरण्याचा अर्थ असा आहे की आपण जगातील काही आघाडीच्या आभासी परिषद तंत्रज्ञानाचा पूर्ण लाभ घेणे निवडले आहे आणि आपण ते येथे केले आहे अतिरिक्त व्यवसाय खर्च नाही. तथापि, फ्रीमियम सेवा निवडताना, आपल्याला हे देखील माहित आहे की काही कंपन्या इच्छित राहण्यासाठी बरेच काही सोडतात.
तुमच्यासाठी सुदैवाने, फ्री कॉन्फरन्स सॉफ्टवेअर अपग्रेडचे परवडणारे स्वरूप म्हणजे गुणवत्ता, प्रीमियम वैशिष्ट्ये किंवा उपयुक्त सुधारणा मिळवण्यासाठी तुम्हाला तुमच्या आयुष्यातील बचतीचा त्याग करण्याची गरज नाही.
आम्हाला माहित आहे की कदाचित तुम्हाला आधीच तुमच्या सभांमधून बाहेर पडायचे आहे. ते नेहमीच स्मार्ट पद्धतीने चालत नाहीत. परंतु आपण त्यांच्याकडून अधिक मिळवण्याचा प्रयत्न करण्याचा विचार केला आहे का?
केव्हा कंटाळवाणे सोपे आहे काही अभ्यास नमूद करा की बैठका तुमच्या वेळेच्या सुमारे एक तृतीयांश घेतात, परंतु काही बैठका महत्त्वाच्या असतात - म्हणूनच आम्ही त्या घेत राहतो.
सहभागासाठी सहयोग आवश्यक आहे आणि कोणताही व्यवसाय एकट्याने तयार केलेला नसल्यामुळे, FreeConference आमच्या सहकाऱ्यांशी आणि आमच्या डेटाशी संवाद साधण्याच्या पद्धती सुधारण्यासाठी काही प्रभावी वैशिष्ट्ये विकसित करत आहे. वेळ, स्पष्टता, सातत्य आणि उत्तरदायित्व या मुद्द्यांवर आम्ही लक्ष देत आहोत.
जर तुम्हाला कधी an मधून बसावे लागले असेल तर अनंतकाळची बैठक, आपण कदाचित ते वेगळ्या पद्धतीने केले असते असे मार्ग शोधण्याची वेळ आली असेल. बैठका, जर खराब नियोजन केले असेल तर संक्षिप्त अजेंडाशिवाय मध्यस्थी करणे कठीण आहे; निष्फळ चर्चा आणि माहितीपूर्ण सहभागाच्या अभावामुळे निर्णय घेण्यास गोंधळ होतो. प्रभावी अजेंडा तयार करणे हा एक एक मजबूत संघाच्या सामर्थ्याचा उपयोग करण्याचा एक मार्ग आहे, कारण ते योग्यरित्या पूर्ण करण्यासाठी आवश्यक रचना आणि माहितीपूर्ण सामग्री दोन्ही प्रदान करते.
तुमची बैठक दररोज, साप्ताहिक किंवा तिमाही असो, कार्यक्षमता टिकवून ठेवण्यासाठी सशक्त टाइमलाइनची आवश्यकता मोठी आणि लहान दोन्ही गटांमध्ये आवश्यक आहे. तुमच्या सभांसाठी अजेंडा आखताना लक्षात ठेवण्यासाठी काही महत्त्वाचे घटक खाली सूचीबद्ध केले आहेत. खालील गोष्टींचा विचार करा:
आपण एक विषय निवडला आहे ज्यामध्ये आपण ज्या टीमला संबोधित करत आहात त्याचा समावेश आहे? बहुतेक लोकांना त्यांच्यावर थेट परिणाम करणाऱ्या गोष्टींवर चर्चा करायची असते. विविध विभागांचा समावेश असलेल्या मुद्द्यांवरील चर्चा ही सभांदरम्यान मांडण्यासाठी चांगल्या गोष्टी आहेत, ज्यासाठी एकमेव हेतूसाठी संसाधने वाटप केली गेली आहेत गट चर्चा. कारण बहुतेक संस्था a द्वारे समर्थित आहेत
कार्यालयाच्या परस्पर निर्भरतेची भावना, अंतर्गत विभागांना त्यांच्या प्रयत्नांचे समन्वय आणि एकत्रीकरण करण्यासाठी सहसा बैठकीची वेळ आवश्यक असते.
ज्या विषयावर चर्चा केली जात आहे त्यासह कार्यसंघाची व्यस्तता लक्षात घेता आपल्याला आपला अजेंडा आपल्या प्रेक्षकांसाठी तयार करण्यास आणि प्रेक्षकांचा जास्तीत जास्त सहभाग घेण्यास अनुमती देते.
आपला अजेंडा बनवताना, स्वतःला विचारा, मी ज्या लोकांना संबोधित करतो त्यांच्यावर याचा परिणाम होतो का?
Buzzwords चा बुलेटपॉइंट विषय वाक्य म्हणून वापर केल्याने व्यावसायिकांची एक जागा मोकळी होऊ शकते: जर तुम्ही "नवीन सामग्री आम्ही अलीकडे केली" अंतर्गत अजेंडावर यशस्वी नवीन उत्पादन लाँच घोषित केले, तर कदाचित तुम्ही त्या पृष्ठावर एकमेव असाल. जर लोक विषयावर स्पष्ट नसतील तर चर्चेमध्ये मध्यस्थी करणे आश्चर्यकारकपणे कठीण आहे, ते प्रभावीपणे तयार करण्यास सक्षम असू द्या.
बैठकीत मुद्दे मांडण्यासाठी प्रश्न निवेदनांचा वापर करणे हा एक चांगला मार्ग आहे याची खात्री करण्यासाठी की चर्चा प्रत्यक्षात सादर केलेल्या समस्येचे निराकरण करते. उदाहरण म्हणून आमच्या काल्पनिक यशस्वी उत्पादन प्रक्षेपणाचा वापर करून, याचा विचार करा: त्या प्रक्षेपणासाठी काय चांगले कार्य केले? या यशाने आम्ही कोणती बाजारपेठ उघडली आहे? आम्ही ते इथून कुठे नेऊ?
सभांसाठी विषय रेषा बनवताना, स्वतःला विचारा, मी कोणती उत्तरे शोधत आहे? कोणता प्रश्न आम्हाला तिथे जाण्यास मदत करतो?
जेव्हा लोक हे जाणतात की त्यांचे इनपुट मागणे अंतिम निर्णय प्रक्रियेत त्यांचे काही म्हणणे असेल याची हमी देत नाही. आपण आपल्या प्रेक्षकांकडून काय शोधत आहात यावर आधारित प्रत्येक चर्चेचे वर्गीकरण करणे महत्वाचे आहे. गटासाठी त्यांच्या उत्तरांमधून तुम्हाला काय अपेक्षित आहे ते स्पष्ट करा. प्रश्न-आधारित दृष्टिकोन आपल्याला आपल्या कार्यसंघाकडून अधिक उपयुक्त प्रतिसाद मिळविण्यात मदत करतो, परंतु हे प्रतिसाद कशासाठी वापरले जात आहेत याबद्दल आपण कोणत्याही प्रकारे दिशाभूल करत असल्यास निराशा देखील होऊ शकते.
जर बैठक आयोजित केली जात असेल तर आपण मोठ्या निर्णयासाठी इनपुट गोळा करू शकता, ते कळवा. जर तुम्हाला नवीन कल्पनेवर दणदणीत बोर्डची आवश्यकता असेल तर ते अजेंडामध्ये सांगा. जर मीटिंगच्या अखेरीस तुम्ही एकमत शोधत असाल तर ते लिहा आणि हे स्पष्ट करा की चर्चेचे अंतिम ध्येय एखाद्या गोष्टीवर निर्णय घेणे आहे. अशाप्रकारे, आपण आपल्या कार्यसंघाच्या सदस्यांमधील वादाच्या मुद्द्यांमुळे बाजूला पडणे टाळता ज्यामध्ये या विशिष्ट बैठकीत वजन नसलेल्या अधिकाराच्या कल्पना असू शकतात.
सभांच्या अपेक्षांची यादी करताना, स्वतःला विचारा, मी इनपुट, माहिती किंवा अंतिम निर्णय शोधत आहे का?
हा मुद्दा दोन-बिट प्रयत्नांचा आहे, कारण आपल्या कार्यसूचीची समयोचितता आपल्या कार्यसंघाचे सदस्य साध्य करण्याच्या तयारीचे स्तर निर्धारित करू शकतात. जितक्या लवकर तुम्हाला त्यांच्याकडे अजेंडा मिळेल, तेवढ्या लवकर तुम्ही त्यांच्या विवादास्पद मुद्द्यांच्या घटकांचा विचार कराल आणि तुम्हाला त्यांचे इनपुट देण्यास तयार व्हाल किंवा तुमच्याशी माहितीपूर्ण निर्णय घेण्यासाठी माहिती गोळा कराल अशी अपेक्षा करू शकता. महत्त्वाच्या निर्णय किंवा बैठकांमध्ये येताना तुमच्या टीमला काही महत्त्व देणे महत्वाचे आहे ज्यात तयारीचा समावेश आहे, कारण तुम्हाला सर्व सहभागी पक्षांसोबत जास्तीत जास्त वेळ घालवायचा आहे, आणि इतरांना बसण्याचा आणि प्रतीक्षा करण्याची तयारी असताना इतरांना माहिती देण्याचा प्रयत्न करणे हा एक उत्तम मार्ग आहे आपल्या कार्यसंघाला निराश आणि निराश सोडा. 
संघाला बैठकीचा अजेंडा जाहीर करताना, स्वतःला विचारा, जर मला आत्ताच हा अजेंडा मिळाला, तर मी, मी, वेळेवर त्या बैठकीसाठी तयार होईल का?
लोकांचा मोठा गट विषयावर ठेवणे कठीण आहे. त्यांना वेळापत्रकानुसार ठेवणे जवळजवळ अशक्य आहे. या कारणास्तव, आपल्या बैठकीच्या अजेंडाच्या डिझाइनमध्ये वेळ घटक समाविष्ट करणे अत्यावश्यक आहे. प्रत्येक विभाग/प्रश्न/विषय भाग स्पष्टपणे एका कालमर्यादेत स्पष्ट केला पाहिजे. या कालावधीत चर्चा, पुनरावलोकन आणि निष्कर्षासाठी पुरेसा वेळ दिला पाहिजे. सभेपूर्वी त्याची रूपरेषा काढणे महत्वाचे आहे: बऱ्याच वेळा, तुम्ही परत ऐकू शकाल की काही मुद्द्यांना एकतर बोर्डवर अधिक वेळ हवा असतो किंवा लक्षणीयरीत्या कमी केला जाऊ शकतो.
आपल्या बैठकीच्या अजेंड्याच्या प्रत्येक विभागासाठी वेळ स्लॉट बनवताना, स्वतःला विचारा, आपल्या वेळेचा सर्वोत्तम वापर कसा होतो? त्यांच्या अभिप्रायामुळे पुढील चर्चेला पात्र असा संवाद उघडेल का? मला या वस्तूवर किती वेळ घालवायचा आहे?
तुमच्या अजेंडावर प्रक्रिया करणे हे मीटिंगमधील सर्व आयटमच्या प्रक्रियेत समाविष्ट असलेल्या चरणांशी अधिक संबंधित आहे. आपण ज्या हातामध्ये कार्य पूर्ण करण्याचा प्रयत्न करीत आहात त्यामध्ये चर्चेच्या स्तरांची गणना करते. कोणत्या मार्गांनी समस्या हाताळल्या जातील यावर सहमती केल्याने तुमच्या बैठकीची प्रभावीता वाढते. जर तुम्ही प्रत्येक समस्येवर कार्यसंघाने मार्ग काढावा अशी तुमची गणना केली नाही, तर काही सदस्य समस्येची व्याख्या करण्यापासून विचलित होऊ शकतात, तर काही त्यांच्याशी त्याच्या प्रासंगिकतेवर चर्चा करू शकतात: कोणीही उपाय शोधण्यासाठी किंवा त्याचे मूल्यांकन करण्यावर लक्ष केंद्रित करत नाही. .
आयटम संबोधित करण्याची प्रक्रिया आपण प्रदान करणार असलेल्या लेखी अजेंडावर दिसली पाहिजे. जेव्हा मीटिंग दरम्यान तुम्ही त्या वस्तूपर्यंत पोहचता, तेव्हा करारावर पोहोचण्यासाठी आवश्यक प्रक्रिया समजावून सांगा आणि करारनामा शोधा.
आपल्या अजेंड्यात प्रथम ही प्रक्रिया ठरवताना, स्वतःला विचारा, मला या चर्चेचे नेतृत्व कसे करायचे आहे? मला व्यक्ती किंवा संघांकडून ऐकायचे आहे का? मला एकमताने मतदान, मतदानाचे पर्याय किंवा विचारमंथन चर्चा हवी आहे का? एखादी समस्या कधी सोडवली गेली हे मी कसे ठरवू? आदर्श बैठक मला कशी दिसते?
कोणताही अजेंडा बनवण्याचा हा सर्वात महत्त्वाचा भाग असू शकतो- ते नेहमी बदलाच्या प्रक्रियेत आहेत हे समजून घेणे. कोणताही अजेंडा वेळेचा फोलपणा, अनपेक्षित विलंब, आजारी दिवस किंवा धक्क्यांपासून मुक्त नाही. या कारणास्तव, बदलण्यास सक्षम असणे महत्वाचे आहे. तारीख जसजशी जवळ येते आणि गोष्टी रिअल टाइममध्ये अधिक दृढ होतात तसतसे अजेंडाची प्राधान्ये महत्त्व बदलतील यात शंका नाही. जसजसे प्रकल्प प्रगती करत आहेत, तसतसे कार्यसंघ, आणि अशा प्रकारे, अजेंडाचे ध्येय देखील. कोणत्याही चांगल्या अजेंड्यातील पहिली गोष्ट म्हणजे "आजचा अजेंडा संपादित करणे आणि पुनर्प्रशोधन करणे". तुमचा कार्यसंघ कोणत्या विषयावर चर्चा करत आहे, का, किती लांबीपर्यंत आणि कोणत्या दिवशी अपेक्षांनुसार आहे यावर खात्री करण्यासाठी हा वेळापत्रक आयटम हा सर्वोत्तम मार्ग आहे.
कोणत्याही आणि सर्व बैठकीसाठी अजेंडा तयार करताना, स्वतःला विचारा, इथे चर्चेसाठी जागा आहे का? मी जे योजना करू शकत नाही ते मी उत्तम प्रकारे कसे व्यवस्थापित करू? मी माझी चर्चा कशी केंद्रित ठेवू?
आपल्या अजेंडामध्ये समाविष्ट करण्यासाठी ही एक महत्त्वाची वस्तू आहे. आपल्या कार्यसंघासह यशाच्या घटकांवर चर्चा करण्यासाठी मीटिंगची निकड निलंबित करण्यास सक्षम होण्यासाठी हे आपल्या नेतृत्वाविषयी खंड सांगते. वेळेची मर्यादा, अडथळे, अडथळे आणि आव्हाने असूनही प्रत्येकाला असे वाटते की त्यांचे कार्य मोलाचे आहे. चांगल्या प्रकारे केले जाणारे काम संबोधित केले पाहिजे आणि आपल्या बैठकीत काही क्षणांचा वापर करून जे चांगले काम करत आहे त्याबद्दल आपल्या टीमचे अभिनंदन करणे हे मनोबल टिकवून ठेवण्यासाठी आणि सहाय्यक कार्य वातावरण वाढवण्याचा एक चांगला मार्ग आहे.
ही कमी, पण तितकीच महत्त्वाची श्रेणी आहे. हे आपल्या कार्यसंघाला थोडे स्मरणपत्र म्हणून काम करते की नेहमी सुधारणेसाठी जागा असते. आपण वेळेवर, कार्यालयीन अंतर्गत गतिशीलतेसह समस्या अनुभवत असलात किंवा बाजारात फक्त एक कठीण आठवडा असला तरीही, आपल्या कार्यसंघाला त्यांच्याकडून काय अपेक्षित आहे याची जाणीव आहे याची खात्री करा. डिशवॉशरमध्ये तुमचा कॉफी मग ठेवणे हे कार्यालयीन वातावरणाची काळजी घेण्याचा एक छोटा पण महत्त्वाचा भाग आहे, आणि वाटेल तितका असंगत, तुमच्या बैठकीचा भाग म्हणून त्याचा उल्लेख केल्याने सुसंगततेचे महत्त्व बळकट होते.
आपण पार्किंग लॉट घटनेबद्दल ऐकले आहे किंवा नाही, आपण निश्चितपणे त्याच्या मुख्य संकल्पना वापरल्या आहेत. हे मूलतः सर्व कल्पनांसाठी एक ध्वनी बोर्ड म्हणून कार्य करते जे सध्याच्या बैठकीच्या वातावरणात त्वरित संबोधित केले जाऊ शकत नाही. सर्व नवीन प्रकल्प, कल्पना, प्रश्न आणि प्रश्न लॉटमध्ये "पार्क" केले जाऊ शकतात आणि भविष्यातील सभांसाठी चर्चेचे मुद्दे म्हणून नोंदवले जाऊ शकतात. याचा अर्थ असा आहे की तुमच्याकडे नेहमी कल्पनांनी भरलेले स्टोरेज युनिट आहे ज्यावर परत यायचे आहे, मीटिंगच्या शेवटी तुमच्याकडे अतिरिक्त काही मिनिटे असावीत. ऑन-टास्क, ऑन-ट्रॅक आणि रेकॉर्डवर राहण्यासाठी पार्किंग लॉट हा एक चांगला मार्ग आहे.
एकंदरीत, अजेंडा आखताना सर्वात महत्वाची गोष्ट लक्षात ठेवणे म्हणजे आपण नेहमी एक समान ध्येयासाठी एकत्र काम करत असतो. आपण आपली चर्चा एकसंध, सर्वसमावेशक, सर्जनशील आणि उत्पादक बनवण्याचे ध्येय ठेवले पाहिजे. सर्व गुण मिळवणे कठीण आहे, परंतु जर तुम्हाला अजेंडावर एक स्लॉट मिळाला असेल, तर तुम्ही वेळेवर तेथे पोहोचू शकता.
फ्री कॉन्फरन्स डॉट कॉम मूळ विनामूल्य कॉन्फरन्स कॉलिंग प्रदाता, कोणत्याही बंधनाशिवाय, कधीही आपल्या सभेला कसे कनेक्ट करावे हे निवडण्याचे स्वातंत्र्य देते.
आज एक विनामूल्य खाते तयार करा आणि विनामूल्य टेली कॉन्फरन्सिंग, डाउनलोड-मुक्त व्हिडिओ, स्क्रीन शेअरिंग, वेब कॉन्फरन्सिंग आणि बरेच काही अनुभव.
रविवारची दुपार आहे, आणि मित्रांचा एक गट त्यांच्या नियमितपणे नियोजित ऑनलाइन वेब मीटिंगसाठी लॉग इन करतो. जीवनाबद्दल गप्पा मारण्यासाठी ते आठवड्यातून एकदा भेटतात; कधीकधी कामाबद्दल; ओळखीच्या चेहऱ्यांशी गप्पा मारताना ते बोलके होतात.
हे मित्र आपापल्या वेगळ्या मार्गाने गेले होते - एक फायनान्समध्ये गेला, दुसरा प्रोग्रामिंगमध्ये आणि काही व्हीसीकडे गेले, पुढची मोठी गोष्ट शोधण्याच्या आशेने. रविवारची दुपार होती; तो एक नित्यक्रम होता ऑनलाइन वेब मीटिंग; पण यावेळी काहीतरी वेगळे वाटले. (अधिक ...)
