4 महत्वाच्या बैठकीच्या भूमिका: तुम्ही कोण आहात?

जीवनात 3 गोष्टी अपरिहार्य आहेत: मृत्यू, कर आणि सभा ...

ठीक आहे ... कदाचित तिथे थोडी अतिशयोक्ती असेल पण जर तुम्ही कधी काम केले असेल तर तुम्ही मीटिंगमध्ये असाल अशी शक्यता आहे. उत्पादक सभांची टक्केवारी 33 ते 70%दरम्यान कुठेही असू शकते, परंतु आम्ही सर्व सहमत आहोत की आम्ही त्यामध्ये असू उत्पादक बैठका अनुत्पादक पेक्षा. उत्पादक सभांचा एक मोठा घटक म्हणजे बैठकीच्या भूमिका, जे एक प्रभावी सत्र सुनिश्चित करण्यासाठी सभासदांच्या कर्तव्यांवर लक्ष केंद्रित करतात -- क्रीडा संघातील पोझिशन्स किंवा स्वयंपाकघरातील भिन्न स्वयंपाकी. येथे 4 मुख्य मीटिंग भूमिका आहेत ज्या प्रत्येक मीटिंगसाठी नियुक्त केल्या पाहिजेत.

भूमिका #1: नेता

"मी केवळ सभेचा भाग होणार नाही, मी तिथे बैठकीचे नेतृत्व करेन!"
बैठकीतील सर्वात महत्वाच्या पदावर 3 भिन्न जबाबदाऱ्या आहेत: परिषदेच्या आधी ते अजेंडा, ठिकाण, उपकरणे आणि उपस्थितांची योजना आणि समन्वय साधतील, सर्व दुर्घटना, आरक्षणे आणि अनपेक्षित आपत्कालीन परिस्थिती हाताळतील.

परिषदेदरम्यान, त्यांनी थेट चर्चा केली पाहिजे जेणेकरून ते पूर्व-वितरित आणि अजेंडावर सहमत असेल. बैठकीच्या भूमिका प्रस्थापित करणे आणि सर्व उपस्थितांसाठी समान बोलण्याच्या संधी सुनिश्चित करणे, सर्व उपस्थितांना सर्व कार्यशाळांमध्ये, तसेच सर्व विचारमंथन आणि चर्चेत योगदान देण्यास आरामदायक वाटेल असे वातावरण निर्माण करणे ही नेत्याची जबाबदारी आहे. नेता पॉवर पॉइंट्स सारख्या कोणत्याही उपकरणाचा प्रभारी देखील असतो, स्क्रीन शेअरिंगकिंवा इतर दृश्ये.

बैठकीनंतर, नेत्याने परिणाम आणि पुढील चरण काय आहेत हे प्रभावीपणे सांगावे आणि गोंधळ आणि अकार्यक्षमता टाळण्यासाठी सर्व टीम सदस्यांना जबाबदार्या सोपवाव्यात.

भूमिका #2: द विक्रमer

ही बैठक भूमिका मुख्य मुद्दे नोंदवतात जे बैठकी दरम्यान केले जातात. ते विशेषतः प्रभावी असतील जर ते अजेंडा तयार करा नेत्यासह जेणेकरून ते केवळ अजेंडाशी परिचित नाहीत, आवश्यकतेनुसार ते त्यात भर घालू शकतात. रेकॉर्डर परिषदेच्या आधी अजेंडा वितरीत करतो आणि नंतर नोट्स आणि निष्कर्ष वितरीत करतो.

भूमिका #3: टाइम कीपर

ही बैठक भूमिका प्रत्येक अजेंडा आयटमवर घालवलेल्या वेळेस नेत्याला मदत करते. टाइमकीपरला अजेंडाची स्पष्ट समज असणे आवश्यक आहे बैठकीसाठी संभाषणाचे मार्गदर्शन करा वाटप केलेल्या वेळ स्लॉटचे सूक्ष्म पद्धतीने पालन करणे. सध्याच्या अजेंडा आयटमवर 5-10 मिनिटे शिल्लक असताना ते सर्व बैठकीतील सहभागींना आठवण करून देतील जेणेकरून उपस्थितांना वेळ-व्यवस्थापनाचे अधिक चांगले आकलन होईल.

भूमिका #4: सहभागी

जेव्हा ते माफिया खेळतात तेव्हा कोणीही नागरिक बनू इच्छित नाही, परंतु बैठकीच्या यशात सहभागीची भूमिका मोठी भूमिका बजावते. सहभागींचे मुख्य कर्तव्य म्हणजे चर्चेला हातभार लावणे, मग ते अजेंडा आयटम असो, विचारमंथन किंवा नियोजन. सहभागी हे अनेक प्रकारे नेत्याचे विस्तार आहेत; त्यांनी अजेंडा आयटममध्ये शक्य तितके योगदान दिले पाहिजे, इतरांना त्यांच्या कल्पना सामायिक करण्यासाठी आरामदायक वातावरण तयार केले पाहिजे आणि वाटप केलेल्या वेळेचा मागोवा ठेवला पाहिजे जेणेकरून बैठक त्वरित संपेल. जर बैठकीनंतर उपस्थितांच्या भूमिका स्पष्ट करताना नेता आला असेल तर गोंधळ टाळण्यासाठी स्पष्टीकरण देण्यास सांगा.

नियमित बैठकांची प्रभावीता वाढवण्यासाठी, मी वेगवेगळ्या टीम सदस्यांमध्ये भूमिका फिरवण्याची शिफारस करतो. एकदा प्रत्येक उपस्थिताला प्रत्येक भूमिकेचा सामान्य ज्ञान आणि अनुभव आला की ते नवीन बैठकीच्या कल्पना, दृष्टीकोन आणि सहभागास प्रेरणा देईल!

खाते नाही? आत्ताच नोंदणी करा!