എന്തുകൊണ്ടാണ് മീറ്റിംഗുകൾ ഫലപ്രദമാകാത്തത് - അവ എങ്ങനെ പരിഹരിക്കാം

മീറ്റിംഗുകൾ എന്തിനാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത് - അല്ലെങ്കിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നില്ല എന്നറിയാനുള്ള ശ്രമങ്ങളിൽ, ഒരു ജനസംഖ്യ എന്ന നിലയിൽ ഞങ്ങൾ അടുത്തിടെ നിരവധി പഠനങ്ങൾ നടത്തിയിട്ടുണ്ട്.

പലപ്പോഴും, നമ്മൾ അവയെ കാര്യക്ഷമമല്ലാത്ത ഒരു പാരമ്പര്യമായി മുദ്രകുത്താറുണ്ട്; സാധാരണയായി ഇത് സമയം പാഴാക്കലായി കാണപ്പെടുന്നു (ആളുകൾ തയ്യാറായി വന്നില്ലെങ്കിൽ), നാമെല്ലാവരും കുറഞ്ഞത് ഒരു മീറ്റിംഗിലെങ്കിലും തയ്യാറാകാതെ വന്നിട്ടുണ്ടെന്ന് അനുമാനിക്കുന്നത് സുരക്ഷിതമാണ്. അപ്പോൾ എന്താണ് ഫലം? മീറ്റിംഗുകൾ ശ്രദ്ധിക്കാൻ ഇത്ര ബുദ്ധിമുട്ടായിരിക്കുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്? അവ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ ഇത്ര ബുദ്ധിമുട്ടായിരിക്കുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്? നമ്മൾ അവ തുടർന്നും നടത്തുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?

എന്താണ് പ്രശ്നം?

മിക്കപ്പോഴും, ഫലപ്രദമല്ലാത്ത മീറ്റിംഗുകളുടെ പ്രശ്നം ഇടപെടൽ , തയ്യാറെടുപ്പ് , ആശയവിനിമയം , സംക്ഷിപ്തത , മൂർത്തമായ വികസനം എന്നീ ആശയങ്ങളെ ചുറ്റിപ്പറ്റിയാണ്.

ചർച്ച ചെയ്യപ്പെടുന്ന കാര്യങ്ങളെക്കുറിച്ച് ശ്രദ്ധിക്കാത്ത ആളുകളെ പ്രചോദിപ്പിക്കാൻ പ്രയാസമാണ്.

ആളുകൾക്ക് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ ഇല്ലാത്തപ്പോൾ മുന്നോട്ട് പോകുന്നത് കൂടുതൽ ബുദ്ധിമുട്ടാണ്.

ആളുകൾ ഒരേ പേജിൽ ഇല്ലാത്തപ്പോൾ ക്രിയാത്മക ചർച്ചകൾ ഹോസ്റ്റുചെയ്യുന്നത് വെല്ലുവിളിയായി മാറുന്നു.

ദൈനംദിന നിസ്സാരകാര്യങ്ങളിൽ മുഴുകുമ്പോൾ മുന്നോട്ട് പോകുന്നത് മിക്കവാറും അസാധ്യമാണ്, കൂടാതെ പദ്ധതികൾ കൃത്യസമയത്ത് പൂർത്തിയാക്കാൻ കഴിയാത്തപ്പോൾ ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടുന്നത് തീർച്ചയായും എളുപ്പമല്ല.

അപ്പോൾ നമുക്ക് എങ്ങനെ മുന്നോട്ട് പോകാം?

ആളുകളെ ഇടപഴകുന്നു

തങ്ങളെ നേരിട്ട് ബാധിക്കുന്ന കാര്യങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യാൻ മിക്ക ആളുകളും ആഗ്രഹിക്കുന്നു. വിവിധ വകുപ്പുകൾ ഉൾപ്പെടുന്ന വിഷയങ്ങളെ ചുറ്റിപ്പറ്റിയുള്ള ചർച്ചകളാണ് മീറ്റിംഗുകളിൽ കൊണ്ടുവരേണ്ട നല്ല കാര്യങ്ങൾ, കാരണം വിഭവങ്ങൾ ഗ്രൂപ്പ് ചർച്ചകൾക്കായി മാത്രം നീക്കിവച്ചിരിക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗിൽ നിങ്ങൾ അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്ന ടീമിനെ ഈ പ്രശ്നം ബാധിക്കുമോ എന്ന് പരിഗണിക്കാൻ സമയമെടുക്കുക. അവരെ ഉൾപ്പെടുത്താനുള്ള നിങ്ങളുടെ ആഗ്രഹത്തെ അവർ അഭിനന്ദിക്കും.

തയ്യാറാക്കി വരുന്നു

പങ്കെടുക്കുന്ന എല്ലാ കക്ഷികളുമായും പരമാവധി സമയം ചെലവഴിക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നതിനാൽ, തയ്യാറെടുപ്പ് ഉൾപ്പെടുന്ന പ്രധാന തീരുമാനങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ മീറ്റിംഗുകൾക്കായി വരുമ്പോൾ നിങ്ങളുടെ ടീമിന് ചില തലക്കെട്ടുകൾ നൽകേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. തയ്യാറെടുക്കുകയും ഇരിക്കുകയും കാത്തിരിക്കുകയും ചെയ്യുമ്പോൾ മറ്റുള്ളവരെ അറിയിക്കാൻ ശ്രമിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ ടീമിനെ നിരാശരാക്കാനും പൊരുത്തക്കേടുകൾ വരുത്താനും ഒരു മികച്ച മാർഗമാണ്.

ഇനിപ്പറയുന്നവ പരിഗണിക്കാൻ സമയമെടുക്കുക: ഈ മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ക്ഷണം ലഭിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, സജീവവും അറിവുള്ളതും ക്രിയാത്മകവുമായ രീതിയിൽ പങ്കെടുക്കാൻ ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ നിങ്ങൾക്കുണ്ടോ?

പോയിന്റ് മനസ്സിലാക്കുന്നു

നിങ്ങൾ തിരയുന്നത് എന്താണെന്ന് ആളുകൾക്ക് അറിയില്ലെങ്കിൽ അവർക്ക് സഹായിക്കാനാകില്ല. ഗ്രൂപ്പിന്റെ ഉത്തരങ്ങളിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾ എന്താണ് പ്രതീക്ഷിക്കുന്നതെന്ന് അവർക്കായി വിവരിക്കുക. ചോദ്യാധിഷ്ഠിത സമീപനം നിങ്ങളുടെ ടീമിൽ നിന്ന് കൂടുതൽ സഹായകരമായ പ്രതികരണങ്ങൾ നേടാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു, എന്നാൽ അവരുടെ ഉത്തരങ്ങൾ എന്തിനുവേണ്ടിയാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നതെന്ന് അവർക്കറിയാമെങ്കിൽ മാത്രം.

നിങ്ങൾ മീറ്റിംഗ് നടത്തുകയാണെങ്കിൽ അത് അറിയിക്കുക, അതിലൂടെ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു വലിയ തീരുമാനത്തിനായി ഇൻപുട്ട് ശേഖരിക്കാനാകും. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പുതിയ ആശയത്തിൽ ഒരു സൗണ്ടിംഗ് ബോർഡ് ആവശ്യമുണ്ടെങ്കിൽ, അത് അജണ്ടയിൽ പ്രസ്താവിക്കുക. മീറ്റിംഗിന്റെ അവസാനത്തോടെ നിങ്ങൾ ഒരു സമവായത്തിനായി തിരയുകയാണെങ്കിൽ, അത് എഴുതുകയും ചർച്ചയുടെ അവസാന ലക്ഷ്യം എന്തെങ്കിലും തീരുമാനിക്കുകയാണെന്ന് വ്യക്തമാക്കുകയും ചെയ്യുക.

മീറ്റിംഗിന്റെ തുടക്കത്തിൽ നിങ്ങളുടെ പ്രതീക്ഷകൾ ലിസ്റ്റുചെയ്യാൻ സമയമെടുക്കുക, അതിനാൽ നിങ്ങൾ എന്തിനാണ് അവ ശേഖരിച്ചതെന്ന് എല്ലാവർക്കും അറിയാം.

സമയം മാനേജ്മെന്റ്

വലിയൊരു കൂട്ടം ആളുകളെ വിഷയത്തിൽ നിലനിർത്തുന്നത് ഒരു വെല്ലുവിളിയാണ്, അതേസമയം അവരെ സമയക്രമത്തിൽ നിലനിർത്തുന്നത് മിക്കവാറും അസാധ്യമാണ്. ഇക്കാരണത്താൽ, ഓരോ മീറ്റിംഗിലും നിങ്ങളുടെ സമയം ഫലപ്രദമായി കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്. നന്നായി തയ്യാറാക്കിയ ഒരു അജണ്ടയുടെ ഉപയോഗത്തിലൂടെ ഇത് ചെയ്യാൻ കഴിയും.

ഒരു സമയ ഫ്രെയിമിനുള്ളിൽ ഓരോ വിഭാഗത്തിന്റെയും/ചോദ്യത്തിന്റെയും/വിഷയ ഭാഗത്തിന്റെയും രൂപരേഖ തയ്യാറാക്കുക. ഈ സമയപരിധി ഒരു adeq അനുവദിക്കണംചർച്ച, പുനരവലോകനം, ഉപസംഹാരം എന്നിവയ്ക്കുള്ള സമയം കണക്കാക്കുക. മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ് ഇത് രൂപരേഖ തയ്യാറാക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്: ചില പ്രശ്നങ്ങൾക്ക് ബോർഡിൽ കൂടുതൽ സമയം ആവശ്യമാണെന്നും അല്ലെങ്കിൽ ഗണ്യമായി വെട്ടിക്കുറച്ചേക്കാമെന്നും നിങ്ങൾ പലപ്പോഴും കേൾക്കും.

ഈ മീറ്റിംഗിൽ നിങ്ങളുടെ സമയം എങ്ങനെ മികച്ച രീതിയിൽ ചെലവഴിക്കാമെന്ന് ആലോചിക്കാൻ സമയമെടുക്കുക. ചർച്ചയുടെ ഓരോ ഇനത്തിനും എത്ര സമയം ചെലവഴിക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നു? ഈ ചർച്ച കൂടുതൽ സമയം എടുക്കുമോ?

ലക്ഷ്യത്തിലെത്തുന്നു

ഇടപഴകൽ, തയ്യാറെടുപ്പ്, ആശയവിനിമയം, സമയ മാനേജുമെന്റ് എന്നിവ കൂടാതെ, നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് തഴച്ചുവളരാനുള്ള സാധ്യത വളരെ കുറവാണ്. നിങ്ങളുടെ യോഗങ്ങൾ അലഞ്ഞുനടക്കും; നിങ്ങളുടെ ജീവനക്കാരെ നിങ്ങൾ നിരാശരാക്കും; നിങ്ങളുടെ പ്രോജക്ടുകൾ പാർക്കിംഗ് സ്ഥലത്ത് വീഴുകയും നിലനിൽക്കുകയും ചെയ്യും.

ലക്ഷ്യങ്ങൾ സജ്ജീകരിക്കുകയും അവയിൽ എത്തിച്ചേരാൻ സ്ഥിരമായി പരിശ്രമിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. ആളുകൾക്ക് മീറ്റിംഗുകൾ ഉണ്ടാകാനുള്ള മുഴുവൻ കാരണവും എന്തെങ്കിലും നേടിയെടുക്കുക എന്ന ലക്ഷ്യത്തോടെ തന്നിരിക്കുന്ന വിഷയത്തിൽ അവരുടെ ശ്രമങ്ങൾ ഏകീകരിക്കുക എന്നതാണ്. നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നിടത്ത് എത്താതിരിക്കാനുള്ള കാരണം മങ്ങിയ മീറ്റിംഗുകളുടെ ചരിത്രമാകരുത്.

ലക്ഷ്യങ്ങൾ സജ്ജീകരിക്കാൻ സമയമെടുക്കുക, ഇടയ്ക്കിടെ അവ വീണ്ടും സന്ദർശിക്കുക.

മീറ്റിംഗുകൾ ഞങ്ങൾ എങ്ങനെ ശരിയാക്കും?

ഫ്രീകോൺഫറൻസിൽ, ഒരാൾക്ക് മീറ്റിംഗ് നടത്താൻ കഴിയാത്തപ്പോൾ, അത് ഒരു അടിയന്തര സാഹചര്യമാണ്. ഉൽപ്പാദനക്ഷമമായ മീറ്റിംഗുകളുടെ വിപണിയിലാണ് ഞങ്ങൾ, വെർച്വൽ കോൺഫറൻസിംഗിലൂടെയോ അല്ലെങ്കിൽ ബോർഡ്‌റൂം ടേബിളിൽ നേരിട്ടോ സഹകരിച്ച് ചെലവഴിക്കുന്ന സമയം പരമാവധിയാക്കാൻ ഞങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നു.

നിങ്ങളുടെ അവസാന മീറ്റിംഗ് ഫലപ്രദമായിരുന്നോ ഇല്ലയോ, അത് പൂർത്തിയാക്കിയ ശേഷം എന്തുചെയ്യണം എന്നത് അടുത്ത മീറ്റിംഗ് എത്രത്തോളം ഫലപ്രദമാകുമെന്ന് നിർണ്ണയിക്കുന്നു. ഞങ്ങളുടെ ഉപദേശം ഇതാണ്:

ഒരു സോളിഡ് മീറ്റിംഗ് അജണ്ട ഉണ്ടാക്കുക.

ആളുകളെ ഇടപഴകുക.

നിങ്ങളുടെ സ്റ്റാഫിനെ തയ്യാറാക്കുക.

നിങ്ങളുടെ താൽപ്പര്യങ്ങൾ അറിയിക്കുക.

ലക്ഷ്യങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുക, അവ പൊതുവായുള്ളതാക്കുക.

അവരുടെ സമയത്തെ ബഹുമാനിക്കുക.

മറക്കരുത്, ഒരു ചെറിയ കൃതജ്ഞത ഒരുപാട് മുന്നോട്ട് പോകുന്നു. അവരുടെ ഇടപഴകലിന് നന്ദി; അവരുടെ സമയത്തിന് നന്ദി; അവരുടെ ആശയങ്ങൾക്ക് നന്ദി.

സഹകരിച്ചില്ലെങ്കിൽ ഞങ്ങൾ എവിടെയും ഉണ്ടാകില്ല. നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾ പാഴാക്കാൻ അനുവദിക്കരുത്. മീറ്റിംഗുകൾ പ്രധാനമാക്കുന്നതിലേക്ക് മടങ്ങുക.

FreeConference.com ആണ് യഥാർത്ഥ സൗജന്യ കോൺഫറൻസ് കോളിംഗ് ദാതാവ്, നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗിലേക്ക് എവിടെയും ഏത് സമയത്തും ബാധ്യതകളില്ലാതെ എങ്ങനെ ബന്ധപ്പെടാമെന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കാനുള്ള സ്വാതന്ത്ര്യം നിങ്ങൾക്ക് നൽകുന്നു.

ഇന്ന് തന്നെ ഒരു സൗജന്യ അക്കൗണ്ട് സൃഷ്ടിച്ച് സൗജന്യ ടെലികോൺഫറൻസിംഗ്, ഡൗൺലോഡ്-രഹിത വീഡിയോ, സ്ക്രീൻ പങ്കിടൽ, വെബ് കോൺഫറൻസിംഗ് എന്നിവയും മറ്റും അനുഭവിക്കൂ.