ഒരു പ്രോജക്റ്റ് ഗ്രൗണ്ടിൽ നിന്ന് ലഭിക്കുന്നതിന്, ജോലി പൂർത്തിയാക്കാൻ പ്രക്രിയകളുടെയും കഴിവുള്ള വ്യക്തികളുടെയും ഒരു സംവിധാനം ആവശ്യമാണ്. അടിസ്ഥാനപരമായി പറഞ്ഞാൽ, ഇത് ലളിതമായ നേട്ടമല്ല!
ആശ്രയിക്കുന്നു ദശൃാഭിമുഖം ഒന്നിലധികം ടീമുകളുമായും വ്യക്തികളുമായും സഹകരിക്കാൻ വിവിധ ഓഫീസുകൾ, വകുപ്പുകൾ, കമാൻഡ് ചെയിനുകൾ എന്നിവയിലുടനീളം സംഘടനയും കാര്യക്ഷമമായ പ്രോജക്ട് മാനേജ്മെന്റ് നടപ്പാക്കലും ആവശ്യമാണ്. ഏകീകരണം, ആശയവിനിമയം, കേന്ദ്രീകരണം എന്നിവയാണ് പ്രധാന ഘടകങ്ങൾ. നിങ്ങൾ ആരെയാണ് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതെങ്കിലും, ഒരു പങ്കാളിയോ ക്ലയന്റോ ജീവനക്കാരനോ ആകട്ടെ, ഗർഭം മുതൽ പ്രസവം വരെ പരിഗണിക്കാൻ നിരവധി ചലിക്കുന്ന ഭാഗങ്ങളുണ്ട്.
ഏതൊരു പ്രോജക്ടിനും പ്രോജക്റ്റ് ജീവിത ചക്രത്തെക്കുറിച്ച് സമഗ്രമായ അറിവ് ആവശ്യമാണ്. ഓരോ ഘട്ടവും എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നുവെന്ന് അറിയുന്നത് അതിനെ എങ്ങനെ സമീപിക്കണം എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള വിലയേറിയ ഉൾക്കാഴ്ചകൾ നൽകുന്നു. എന്നാൽ നിങ്ങളുടെ പ്രക്രിയയെ ശാക്തീകരിക്കാൻ വീഡിയോ കോൺഫറൻസിംഗ് എങ്ങനെയാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത്? പ്രോജക്ട് മാനേജ്മെന്റിന്റെ 5 ഘട്ടങ്ങളുടെ ചട്ടക്കൂടിലൂടെ നമുക്ക് നോക്കാം.
പ്രോജക്റ്റ് മാനേജുമെന്റിന്റെ അഞ്ച് ഘട്ടങ്ങളെക്കുറിച്ച് സമഗ്രമായി മനസ്സിലാക്കിക്കൊണ്ട് പദ്ധതിയുടെ "ലിഫ്റ്റ്-ഓഫ്" അറിയാനും ആസൂത്രണം ചെയ്യാനും നിർമ്മിക്കാനും പ്രോജക്ട് മാനേജറുടെ ഉത്തരവാദിത്തമാണ്. ആശയം അമൂർത്തത്തിൽ നിന്ന് കോൺക്രീറ്റിലേക്ക് എങ്ങനെ പോകും എന്നതിന് വ്യക്തവും സംക്ഷിപ്തവുമായ ഒരു ബ്ലൂപ്രിന്റ് നൽകാൻ ഇത് പ്രവർത്തിക്കുന്നു. വികസിപ്പിച്ചെടുത്തു പ്രോജക്റ്റ് മാനേജ്മെന്റ് ഇൻസ്റ്റിറ്റ്യൂട്ട് (പിഎംഐ) പ്രകാരം, ഏതൊരു പ്രോജക്റ്റിനും വേണ്ടിയുള്ള 5 ഘട്ടങ്ങൾ താഴെ പറയുന്നവയാണ്:
1. സമാരംഭം
ജീവിത ചക്ര ഘട്ടത്തിന്റെ ആദ്യത്തേത്, ആരംഭിക്കുന്നതിന് ക്ലയന്റിലും നിക്ഷേപകരിലും വളരുന്ന ഒരു കിക്ക്-ഓഫ് മീറ്റിംഗ് ആവശ്യമാണ്. ലക്ഷ്യങ്ങളും ലക്ഷ്യങ്ങളും സംശയങ്ങളും ആശങ്കകളും പ്രാരംഭ ചിന്തകളും ആശയങ്ങളും ചർച്ച ചെയ്യപ്പെടുന്നത് ഇവിടെയാണ്. തീരുമാനമെടുക്കുന്നവർ ഒരു സ്ഥലത്തല്ലെങ്കിൽ, ഇനിപ്പറയുന്ന സംഭാഷണ പോയിന്റുകൾ ചർച്ച ചെയ്യാൻ ഒരു വീഡിയോ ചാറ്റിനോ കോൺഫറൻസ് കോളിനോ ഒരു ഓൺലൈൻ മീറ്റിംഗ് സജ്ജീകരിക്കുന്നതിൽ നിങ്ങൾക്ക് ആശ്രയിക്കാവുന്നതാണ്:
- ആരാണ് നിക്ഷേപകരും പങ്കാളികളും?
- എന്താണ് ബിസിനസ് കാഴ്ചപ്പാടും ദൗത്യവും?
- കണക്കാക്കിയ ടൈംലൈൻ എന്താണ്?
- ഉൾപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന ചില അപകടസാധ്യതകൾ എന്തൊക്കെയാണ്?
- എന്ത് ബജറ്റും വിഭവങ്ങളും ലഭ്യമാണ്?
2. ആസൂത്രണം
ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിർവ്വചിക്കുകയും അംഗീകരിക്കുകയും ചെയ്തുകഴിഞ്ഞാൽ, അന്തിമഫലത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വ്യക്തമായ ആശയം നന്നായി മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിയും. പ്രാരംഭ ഘട്ടത്തിൽ നിന്ന് പൂർത്തിയാക്കുന്നതിലേക്ക് ടീമിനെ നയിക്കുന്ന ഗൈഡുകളെ പിന്തുടരുന്നതിനായി എല്ലാവർക്കുമായി ഒരു കൂട്ടം പദ്ധതികൾ ദൃശ്യവൽക്കരിക്കാനും രൂപപ്പെടുത്താനും പിന്നിലേക്ക് പ്രവർത്തിക്കുക.
ഇനിപ്പറയുന്നതിലേക്ക് ഓൺലൈൻ മീറ്റിംഗുകൾ നടത്തുക:
- ടീമുകളെ കൂട്ടിച്ചേർക്കുക
- അവശ്യ വിശദാംശങ്ങൾ കൈമാറുക
- പ്രോജക്റ്റ് ലക്ഷ്യങ്ങളും ലക്ഷ്യങ്ങളും സ്ഥാപിക്കുക
ഇനിപ്പറയുന്ന 5 ഘടകങ്ങൾ തുരത്തുന്നതിന് ആസൂത്രണ ഘട്ടം നിർണായകമാണ്:
- ഒരു പ്രോജക്റ്റ് ഘടന രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുന്നു
- വർക്ക്ഫ്ലോ രേഖകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു
- വകുപ്പുകളിലുടനീളം ബജറ്റുകൾ കണക്കാക്കുന്നു
- വിഭവങ്ങൾ ശേഖരിക്കുക, അനുവദിക്കുക, നിയുക്തമാക്കുക
- അപകടസാധ്യത വിലയിരുത്തൽ
3. വധശിക്ഷ
ഡെലിവറികൾ നിർമ്മിക്കുന്നതിനും ക്ലയന്റുകൾക്കായി ഇടയ്ക്കിടെ നിൽക്കുന്നതിനും ചുമതലകൾ നിറവേറ്റുന്നതിനും പ്രക്രിയകൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനും അതിലേറെ കാര്യങ്ങൾക്കും ടീം ലീഡർമാരെയും പ്രോജക്ട് മാനേജർമാരെയും പ്രേരിപ്പിക്കുന്നു. പദ്ധതിയുടെ എല്ലാ ഭാഗങ്ങളിലുമുള്ള നേരിട്ടുള്ള ആശയവിനിമയം ആശയത്തിന് ജീവൻ നൽകുന്ന വിജയത്തിന് അനിവാര്യവും അത്യന്താപേക്ഷിതവുമാണ്.
നിർവ്വഹണ ഘട്ടത്തിൽ അത്യാവശ്യമാണ്:
- പതിവ് മീറ്റിംഗുകൾ
ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത ഓൺലൈൻ മീറ്റിംഗുകളുള്ള ടീമുകളുടെ മുകളിൽ നിൽക്കുന്നത് പ്രോജക്റ്റിനെ സംക്ഷിപ്തമായും ട്രാക്കിലും നിലനിർത്താൻ സഹായിക്കുന്നു. വീഡിയോ കോൺഫറൻസിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ കോൺഫറൻസ് കോളിംഗ് വഴി സമയബന്ധിതവും വ്യക്തവുമായ ആശയവിനിമയം കുറച്ച് അന്ധതകളും മികച്ച ടീം വർക്കും പൈപ്പ്ലൈനിലെ ഇനങ്ങളുടെ വേഗത്തിലുള്ള ചലനവും ഉറപ്പാക്കുന്നു.
സുതാര്യത
നിങ്ങളുടെ വീഡിയോ കോൺഫറൻസിംഗ് പ്ലാറ്റ്‌ഫോമിലേക്ക് സ്ലാക്ക്, loട്ട്‌ലുക്ക്, ഗൂഗിൾ കലണ്ടർ എന്നിവ പോലുള്ള മറ്റ് ഡിജിറ്റൽ ഉപകരണങ്ങളെ സംയോജിപ്പിച്ച് ഷെഡ്യൂളിംഗ്, നിയമനം, പങ്കെടുക്കുന്നവരെ മീറ്റിംഗുകളിലേക്ക് ക്ഷണിക്കൽ, ആരാണ് ഉത്തരവാദിത്തമുള്ളത് എന്ന് സ്ഥാപിക്കൽ തുടങ്ങിയ തടസ്സങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ സാധ്യതയുള്ള ബ്ലോക്കുകൾ ഒഴിവാക്കുക.- സംഘട്ടന മാനേജ്മെന്റ്
പ്രശ്നങ്ങൾ ഉണ്ടാകുന്നത് നിർബന്ധമാണ്. "ഫ്രണ്ട്‌ലൈനുകൾ" ടീമുകളിൽ ഉള്ളവരെ സംസാരിക്കാനും ക്ഷോഭങ്ങൾ, തടസ്സങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ശൃംഖലയിൽ ഒരു ബലഹീനതയുണ്ടാക്കാൻ സാധ്യതയുള്ള എന്തെങ്കിലും സംസാരിക്കാനും ക്ഷണിച്ചുകൊണ്ട് സംഭവങ്ങൾ ലഘൂകരിക്കുക.
- പുരോഗതി റിപ്പോർട്ടുകൾ
എ സമയത്ത് പതിവ് അപ്ഡേറ്റുകൾ പങ്കിട്ടു സ്റ്റാൻഡപ്പ് മീറ്റിംഗ്, ഹഡിൽ സെഷൻ അല്ലെങ്കിൽ വീഡിയോ ചാറ്റ് വർക്ക് മുന്നിൽ നിൽക്കുന്നതിനും പ്രശ്നങ്ങൾ ഉണ്ടാകുന്നതിനുമുമ്പ് തിരിച്ചറിയുന്നതിനും പ്രവർത്തിക്കുന്നു.
4. നിരീക്ഷണവും നിയന്ത്രണവും
നിങ്ങൾക്ക് അത് അളക്കാൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് അത് കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല. ഈ ഘട്ടത്തിൽ മുമ്പ് സമ്മതിച്ചവയുമായി എല്ലാം യോജിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിന് പരിശോധന ആവശ്യമാണ്. പ്രധാന പ്രകടന സൂചകങ്ങൾ എന്തൊക്കെയാണ്? സമയപരിധിയും സാമ്പത്തിക പാരാമീറ്ററുകളും പാലിക്കുന്നതിന് എന്താണ് നടപ്പാക്കേണ്ടത്?
പതിവ് ചെക്ക് പോയിന്റുകൾ, അവലോകനങ്ങൾ, പ്രകടന റിപ്പോർട്ടുകൾ എന്നിവയ്ക്കായി പ്രധാന കളിക്കാരുമായി ഓൺലൈൻ മീറ്റിംഗുകൾ നടത്തുക. നിങ്ങൾക്ക് റിമോട്ട് നടത്താം അവതരണങ്ങൾ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ ഉൾപ്പെടുന്ന വീഡിയോ കോൺഫറൻസിംഗ് വഴി, പ്രധാനപ്പെട്ട രേഖകളും ഫയലുകളും, പങ്കുവയ്ക്കേണ്ടതും പ്രചരിപ്പിക്കേണ്ടതുമായ എന്തും.
5. അടയ്ക്കൽ
പദ്ധതി ആരംഭിക്കുന്നത് പോലെ തന്നെ അത് അടച്ചുപൂട്ടലും പ്രധാനമാണ്. "ഫോളോ-അപ്പ്" ഘട്ടം എന്നും പരാമർശിക്കപ്പെടുന്നു, ഈ സമയത്താണ് പൂർത്തിയായ പ്രോജക്റ്റ് പൊതുജനങ്ങൾക്ക് തത്സമയം കാണാൻ തയ്യാറാകുന്നത്. ഉൽപ്പന്ന റിലീസിലും ഡെലിവറിയിലും ആണ് ഇവിടെ പ്രധാന ശ്രദ്ധ.
ഒരു പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർ പ്രോജക്റ്റിന്റെ ജീവിതകാലം ആരംഭം മുതൽ അവസാനം വരെ വിലയിരുത്തുന്നത് നിർണായകമാണ്:
- പ്രോജക്റ്റ് പ്രകടനം അന്വേഷിക്കുന്നു
ഓരോ ടീമും അവരുടെ ലക്ഷ്യങ്ങളും മാർക്കറുകളും അടിച്ചോ? പദ്ധതി ബജറ്റിലും സമയപരിധിക്കുള്ളിലും പൂർത്തീകരിച്ചോ? പദ്ധതി ഒരു പ്രശ്നം പരിഹരിച്ചോ? ഈ ചോദ്യങ്ങൾ പരിഹരിക്കുകയും പ്രോജക്റ്റ് വിജയിച്ചോ ഇല്ലയോ എന്ന് വിലയിരുത്താൻ കൂടുതൽ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
- ടീം പ്രകടനം നോക്കുന്നു
ഗ്രൂപ്പിലെ വിജയം വിലയിരുത്തുന്നതിന് ടീം അംഗങ്ങളുടെ പ്രകടനം കൂടുതൽ വ്യക്തിഗതമാക്കാം. ഗുണനിലവാര പരിശോധനകൾ, KPI- കൾ, ഓൺലൈൻ മീറ്റിംഗുകൾ എന്നിവ പ്രകടനത്തെക്കുറിച്ച് വ്യക്തമായ ഉൾക്കാഴ്ച നൽകാൻ പ്രവർത്തിക്കുന്നു.
- പ്രോജക്റ്റ് ക്ലോഷർ വിലയിരുത്തലും ഡോക്യുമെന്റേഷനും
പ്രോജക്റ്റിന്റെ ഗർഭധാരണം മുതൽ ഡെലിവറി വരെയുള്ള വളർച്ച കാണിക്കുന്ന അനുബന്ധ രേഖകൾ സമാഹരിക്കുന്ന സമഗ്രമായ അവതരണം ക്ലയന്റുകൾക്കും പങ്കാളികൾക്കും ശരിയായ പൂർത്തീകരണം ഉറപ്പാക്കുന്നു.
- അവലോകനങ്ങൾ അഭ്യർത്ഥിക്കുന്നു
പദ്ധതിയുടെ അന്തിമ വിലയിരുത്തൽ തുടക്കം മുതൽ അവസാനം വരെ, ശക്തിയും ബലഹീനതയും അടുത്തറിയുന്നു. ഉൾക്കാഴ്ചകൾ കണ്ടെത്തി അടുത്ത തവണ പാഠങ്ങൾ പഠിക്കുക.
- ബജറ്റിനെ മറികടക്കുന്നു
ബജറ്റ് നഷ്ടവും തൊട്ടുകൂടാത്ത വിഭവങ്ങളും ചൂണ്ടിക്കാണിക്കാൻ കഴിയുന്നത് വിജയത്തെ (അല്ലെങ്കിൽ പരാജയം) നന്നായി മനസ്സിലാക്കുന്നു, കൂടാതെ പാഴാക്കൽ നിയന്ത്രിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
ചില ഓൺലൈൻ മീറ്റിംഗ് ടോക്കിംഗ് പോയിന്റുകളിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:
- എന്തൊക്കെയായിരുന്നു പദ്ധതികൾ?
- വളർച്ചയ്ക്കുള്ള അവസരങ്ങൾ എന്തൊക്കെയാണ്? മെച്ചപ്പെടുത്തൽ
- പ്രക്രിയയിലൂടെ പ്രദർശിപ്പിച്ച ചില ശക്തികളും ബലഹീനതകളും എന്തായിരുന്നു?
നിങ്ങളുടെ കമ്പനിക്ക് വ്യക്തവും ഫലപ്രദവുമായ കാര്യങ്ങൾ നൽകാൻ FreeConference.com-നെ അനുവദിക്കുക പ്രോജക്റ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് വീഡിയോ കോൺഫറൻസിംഗ് പ്ലാറ്റ്ഫോം പ്രോജക്ട് മാനേജ്മെൻ്റിൻ്റെ എല്ലാ വശങ്ങളിലും യോജിപ്പും കേന്ദ്രീകരണവും സൃഷ്ടിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഫീച്ചറുകൾ, എളുപ്പമുള്ള സംയോജനങ്ങൾ, ഉയർന്ന നിലവാരമുള്ള വീഡിയോ, ഓഡിയോ കഴിവുകൾ എന്നിവയുടെ വിപുലമായ ഓഫർ ഉപയോഗിച്ച്, നിങ്ങളുടെ പ്രോജക്റ്റ് സമഗ്രമായി ആശയവിനിമയം നടത്തുകയും സഹകരിക്കുകയും ചെയ്യുമെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് പ്രതീക്ഷിക്കാം.
